Вступление

Я уже довольно давно читаю Хабр, и много раз видел посты про тайм-менеджмент и про то, как «улучшить свою жизнь за 5 минут». Так случилось, что около полутора лет назад я и сам заинтересовался тайм-менеджментом, и с тех пор постоянно испытываю разные методики в надежде скомпилировать нечто своё, полностью удовлетворяющее моим потребностям. Пару месяцев назад я в очередной раз пересмотрел свой подход к управлению временем, и, кажется, нашёл нечто, асимптотически стремящееся к идеалу :). Именно этой методикой я и хочу поделиться с уважаемыми хабраюзерами в надежде на то, что кто-нибудь сможет почерпнуть из неё что-то полезное.

One size fits all? Crap.

В самом начале скажу одну вещь, которую я понял где-то через год после того, как начал заниматься тайм-менеджментом: не существует универсальной методики, которая подошла бы абсолютному большинству людей. Равно как и не существует методики, которая подойдёт лично вам на все сто процентов. Оглядитесь вокруг: вы видите хотя бы двух абсолютно одинаковых людей? Верно, все люди разные. Каждый имеет свою систему ценностей, взгляды на жизнь и ритм этой самой жизни. Так почему же тогда гуру тайм-менеджмента пытаются впарить нам тридцать три мешка «абсолютно универсальных и супер-пупер действенных методик тайм-менеджмента»? Ответ прост: потому что они делают деньги :). Если же вы хотите найти методику, которая действительно подходит именно вам, то вам придётся изрядно потрудиться. Пройдёт немало времени, пока вы переберёте разные методы и составите из их кусочков нечто своё, уникальное и не похожее на других. Однако игра стоит свеч. Если вы пройдёте до конца, вы действительно станете более продуктивным и ваша жизнь станет гораздо полнее и насыщеннее. Просто не стоит ждать волшебной красной таблетки, которая в мгновение ока перенесёт вас в страну успешных личностей; в конце концов, изменение — штука не быстрая.
Итак, из всего вышесказанного вытекает нижеследующее: описанная ниже методика хорошо работает лично для меня. Не факт, что она будет работать так же хорошо для главы крупной корпорации и уборщицы Тёти Маши. Цель этой статьи — дать пищу для размышлений и пару-тройку «строительных кубиков», которые, возможно, пригодятся другим в построении их собственной системы.

Шаг 1. Структурируем.

Давно известно, что информация воспринимается гораздо лучше, когда она имеет некую структуру, чем когда разные её куски свалены в одну кучу и тщательно перемешаны. Вы когда-нибудь замечали, что посты типа «10 способов похудеть», «15 худших фраз в постели», «3 шага на пути к мировому господству» имеют гораздо большую популярность, нежели все остальные? Секрет успеха прост: наш мозг любит списки :). По крайней мере, он любит их больше, чем простыню унылого текста на десять страниц. Эту особенность можно (да какой там можно, нужно!) использовать при планировании своего времени.
Когда я только начинал заниматься тайм-менеджментом, я использовал программу EssentialPIM. В ней можно было создавать древовидную структуру дел, разбивая, таким образом, свои задачи на логические категории. Такой подход казался мне вполне приемлемым, пока я не узнал про такую отличную штуку, как Mind Maps. По сути, мыслекарта представляет собой всё ту же древовидную структуру, однако, отображает её в гораздо более удобном виде.
Я попробовал использовать для ведения списка задач программу Mind Manager, да так на ней и остался :). Программа имеет приятный интерфейс, вменяемый стандартный шаблон и удобные горячие клавиши, с помощью которых легко можно управляться с картой при помощи одной лишь клавиатуры.
Мой список задач в виде мыслекарты выглядит примерно так:



Как видите, задачам присвоены приоритеты от 3 до 1. Единица означает очень важное дело, тройка — не очень важное :). По формулировке задач, пожалуй, можно дать только один совет: формулируйте задачу так, чтобы сразу было понятно, что нужно делать. Например, если создать задачу «Еда», вам придётся ещё думать, что это за еда такая, и что вы там вчера имели в виду. Если же вы сформулируете задачу в виде «Сходить в магазин за едой», думать уже не надо, надо делать :).

Шаг 2. Распределяем.

Вы заметили, что на карте только одной задаче присвоена конкретная дата? Это неспроста :). Я заметил, что для меня лучше работает так называемое «ленивое планирование», когда время для выполнения задачи определяется как можно позже. Это работает примерно так. Допустим, вам нужно съездить к дантисту. Вы звоните врачу и записываетесь на определённое время. Теперь вы точно знаете, что во вторник в 16:00 вы должны быть в поликлинике. В этом случае вам ничего не остаётся, кроме как присвоить этой задаче конкретную дату и время. А теперь допустим, что вам нужно написать статью на Хабр. Согласитесь, вам не очень критично, когда именно вы её напишете: во вторник, или в среду; в 9:00 или в 10:30. Поэтому такую задачу лучше оставить как есть и заняться ей тогда, когда будет время и настроение.
Теперь мы плавно переходим от того, как составлять список задач к тому, как, собственно, планировать свой день. В этом отношении я применяю всё тот же ленивый подход :). Для начала, я ищу задачи, которые явно распределены на сегодня (тот же поход к дантисту). Я оцениваю время, которое займёт выполнение этой задачи, и добавляю её в список дел. Затем я сортирую оставшиеся задачи по их приоритету и добавляю в список, предварительно оценив время выполнения. Добавление происходит до тех пор, пока общее время, которое нужно затратить на задачи, не превышает определённого лимита. Для себя я выяснил, что этот лимит составляет примерно шесть часов. После того, как список задач сформирован, можно приступать к их выполнению. С чётко распределёнными задачами и так всё понятно, а вот в какой последовательности выполнять все остальные? Очевидный ответ — по приоритету :). Однако я не всегда следую этому правилу, и иногда сначала выполняю те задачи, которые мне более интересны.
Теперь стоит сделать небольшое лирическое отступление, и сказать, почему же это работает. Обычно, планирование дня подразумевает чёткое распределение всего имеющегося времени. Например, в 7:00 подъём, в 7:30 завтрак, и так далее. Здесь нас поджидает сразу несколько проблем.

1. Многие записывают в такой график вообще все задачи, даже такие очевидные, как завтрак, поездка на работу и чистка зубов. Потом их с чувством исполненного долга отмечают как выполненные, таким образом создавая иллюзию продуктивной работы. Не надо кривить душой. Чистка зубов — это не задача, а повседневная рутина. В список должны попадать только настоящие дела, которые не повторяются изо дня в день.
2. Далеко не всегда получается адекватно оценить время, занимаемое задачей. И если у вас весь день плотно забит делами, и вы не успеваете сделать какое-то из них в установленное время, получается катастрофа персонального масштаба. Вы видите, что вам уже нужно заниматься другим делом, начинаете нервничать, ещё больше снижая продуктивность, и, в конце концов, не доводите до ума ни текущее дело, ни следующее. В конце концов, всё это разрастается как снежный ком, оставляя вас концу дня с чувством неудовлетворённости. А вот если вы не будете устанавливать для себя чётких границ, то и поводов для беспокойства не будет. Если вы чуть занизите верхнюю планку для общего времени, занимаемого всеми делами, вы всегда будете знать, что в запасе ещё есть какое-то время.
3. К счастью, жизнь почти никогда не идёт так, как мы запланировали. Часто случается, что какая-то задача требует немедленного выполнения. Если у вас есть чёткий график на целый день, вам придётся думать, как перераспределить свои задачи, чтобы освободить место для внезапно возникшей проблемы. Если у вас есть просто список задач, вам снова не надо думать :). Вы можете просто сказать себе: «ОК, я выполню эту задачу сейчас, а с остальными разберусь потом». При этом у вас не будет чувства неконгруэнтности, так как вы изначально не планировали свои дела на определённое время дня.

Шаг 3. Профит!

Уяснив для себя все вышеперечисленные принципы, я понял, что ни одна программа, представленная сегодня на рынке, не может полностью удовлетворить моих требований. Ок, тогда напишем свою :). После n дней кодинга у меня получилась примерно следующее:



Mind Planner может читать файлы *.xmmap, сохранённые в Mind Manager и получать из них базовую информацию о задачах: приоритет, даты начала и окончания, продолжительность и степень завершения. Задачи могут выводиться как в виде списка (который можно сортировать), так и в виде дерева. Слева находится календарь и список дел, а в центре — “day view”, на котором отмечены задачи, имеющие явно установленное время.
Сначала я сделал только генерацию отчёта на день в виде PDF, но потом быстро понял, что вместо распечатанных листов гораздо удобнее использовать мою читалку от Sony. Таким образом, добавилась ещё одна кнопка, скидывающая отчёт прямо на девайс. Вот так это выглядит на самом устройстве:

Garbage day? >:}

Казалось бы, причём тут помидоры и рабство? Дело в том, что во время своих экспериментов с тайм-менеджментом я сталкивался с методами, которые заставляли меня удивлённо поднять бровь. Например, столь популярный сегодня time tracking. Это, конечно, хорошо — знать, сколько времени занимает выполнение какой-то задачи. Заметив время, когда вы начали дело и время, когда его закончили, вы получите отличный фидбэк и постепенно научитесь более адекватно оценивать время. Но вот чтобы давить на большую красную кнопку каждый раз, когда ты отвлёкся почесать нос — это, по-моему, уже слишком.
Другой пример параноидального тайм-менеджмента — так называемая “Pomodoro technique”. Эта техника заключается в том, что вы берёте таймер на 25 минут, заводите его и делаете какое-то одно дело, пока он тикает. Когда время истекает, делается перерыв. После четырёх таких «чарджей» делается перерыв подлиннее. Сторонники этого способа уверяют в том, что тиканье таймера помогает сосредоточиться и оставаться предельно внимательным. Возможно, для кого-то это и работает, но я считаю, что такая техника — верный путь к превращению в невротика :). Только представьте: целый день у вас под ухом тикает таймер, диктуя вам, когда вы должны работать, а когда отдыхать.
Я считаю, что эти и другие подобные техники — явный перегиб, и приносят они гораздо больше вреда, чем пользы. Почему-то многие люди забывают, что мы управляем временем, а не наоборот. Они пытаются заранее спланировать свой день по секундам, тщательно заносят в лог каждый свой чих, напрягаются для того, чтобы успеть что-то сделать в очередную двадцатипятиминутку… И не замечают, как постепенно вокруг их шеи затягивается железный ошейник с цепью, заделанной в булыжник с надписью «тайм-менеджмент». Они становятся рабами своих техник и все их мысли сводятся только к тому, что надо успеть. А потом ещё! И ещё! Быстрее, выше, сильнее!
Я считаю, что жизнь должна доставлять удовольствие. Да, гораздо лучше быть продуктивной личностью, чем инертной амёбой. И я уверен, что только получая удовольствие от того, что ты делаешь, можно достичь настоящих высот продуктивности. Это нелёгкий путь, и короткой дороги здесь нет. Техники, предлагающие вам их, умалчивают о том, что дороги эти обычно ведут на галеры, где вы будете работать на время, а не оно на вас.

UPD: В комментариях попросили выложить MindPlanner и сетовали на отсутствие возможности добавления задач вручную. Выложил, добавил :). MindPlanner (для работы нужен .NET Framework 3.5)