Всякий молодой разработчик, начинающий карьеру в более-менее крупной фирме рано или поздно сталкивается с необходимостью написания служебных документов. Начинается история обычно с подобных фраз:
- Уже сделал задание? Напиши отчет о проделанной работе.
- Твой компьютер нужно забрать из сервиса. Сходишь, напишешь расписку и заберешь.
- Тебе upgrade компа делать не надо? Пиши служебную записку.
- Когда в отпуск планируешь? Напиши заявление в отдел кадров.
А как такое писать? Это ведь не код на каком-то языке программирования — это текст, который будет читать человек. Этот текст даже иногда (о ужас!) надо писать на бумаге от руки. Часто написанию подобных документов не учат в технических вузах и понимания, что делать, у человека нет вообще.
Так вот, первое, что нужно сделать — это спросить у давшего Вам задание человека — есть ли стандартный шаблон этого документа. Не надо стесняться это спросить! Во-первых, Вы 5 лет учились в ВУЗе на технической специальности, а не на какого-нибудь документоведа или архивариуса. Это не Ваша основная специальность — писать документы, нет ничего страшного в Вашем неведении или отстутствии опыта. Во-вторых, в каждой фирме имеются свои стандарты на оформление подобных бумаг, которые еще и могут меняться в зависимости от изменения законодательства или смены ключевых фигур в компании (главного бухгалтера, директора, начальника отдела кадров). К стати, по этой же причине не стоит начинать рыться в поисках подобного документа в Интернете. Что-то Вы, конечно, найдете, но не факт, что в конкретно Вашей фирме это прокатит. Нет ничего плохого в том, чтобы уточнить текущий стандарт, если он Вам не известен. На вопрос о стандарте Вам может быть дано 2 варианта ответа (нас устраивают оба).
1. Вот стандарт, держи
Тут всё просто. Берем образец, пишем аналогично. Тут главное — не забыть написать фамилии и даты не как в образце, а свои. :)
2. А стандарта как бы и нету
Поначалу ответ пугает. Возникает мысль — что же делать? Без паники. На самом деле всё еще проще. Если стандарта нет — значит никто и не скажет, что то, что будет написано — сделано не по стандарту (логично, правда?). Значит, можно писать фактически в вольной форме. Более того — то, что напишется, скорее всего и станет стандартом в данной фирме отныне и вовек. Поэтому пишем приблизительно так: справа вверху кому и от кого документ (с указанием полных имен и должностей). По центру ниже — название документа («отчет», «заявление», «служебная записка»). Далее текст в абсолютно свободном изложении (ну разве что без матов, лжи или фамильярности). Внизу — дата и подпись. Поля — 2см слева и по 1 см с остальных сторон. Всё.
Цимес тут в том, что умный человек, читая эту бумагу, будет читать центральную часть — т.е. саму суть документа, и он её поймет. На оформление и рюшечки ему плевать и его документ устроит. А дурак или канцеряская крыса никак не смогут запороть документ с правильным хидером и футером — для них такая бумажка священна не зависимо от внутреннего наполнения текста и их такой документ тоже устроит.
P.S. Возможно, я написал банальщину, однако, паника молодых сотрудников от невозможности сделать порученное задание — вещь весьма частая (и часто весьма деструктивная). Хотелось бы, чтобы по крайней мере от таких простых и бытовых мелочей, как подобные бумаги, она не возникала.