войти зарегистрироваться

Управление проектами whois

индекс
137,95

Отчеты менеджеров проектов

Прошу сразу прощения, если получится не совсем в тему, но решил поделиться тем, как я собирал отчеты по работе над проектами у своей команды менеджеров.
Когда в компании несколько проектов, по 3-4 на каждом менеджере, достаточно сложно держать в голове все данные по ним.
Поэтому я ввел правило: два отчета в неделю. По 10-15 минут на каждого менеджера.
Отчеты устные. Данные фиксируются в бланк отчета.
Почему устные, а не просто бумажный отчет?
Просто чтобы иметь возможность задавать вопросы. То есть составить мнение самому о делах на проекте.

Протокол отчета имеет следующий вид.

План отчета
Круг задач на отчетный период
Принимаемые действия по задачам и сроки
Возникающие проблемы по задачам и принимаемые меры по ним.

Отчет от 13.11.2008
Людмила XXX

Круг задач на отчетный период
1. Презентация компании для маркетологов (для повышения продаж и известности компании).
2. Интернет-презентация для продвижения компании.
3. Шаблон сайта для Медиартс – элемент ТЗ
4. Бренды Росинтер
a. 123 кафе
b. Иль Патио
5. Сады придонья – разработка шаблонов для ТЗ
Принимаемые действия по задачам и сроки
1. Написать презентацию (20% гот., 19.11.2008), дизайнеру отрисовать шаблоны (0% гот., 19.11.2008-? ).
2. Написать презентацию (90% гот., 19.11.2008), дизайнеру отрисовать шаблоны (0% гот., 19.11.2008-? ).
3. Отрисовка шаблонов для ТЗ (98% ожидаются комментарии, 14.11.2008), утверждение шаблонов (19.11.2008 – 21.11.2008).
4. Бренды:
a. Переслать разработчикам список правок (11.11.2008-14.11.2008), утвердить исправленное у заказчика (11.11.2008-19.11.2008).
b. Верстка, согласование (80% гот, правки – 19.11.2008), согласование с заказчиком вопросов по функционалу (9.11.2008 – 14.11.2008).
5. Доработка и утверждение шаблонов, встреча (50% гот., доработки – 17.11.2008), дизайн работа с Аэро (13.11.2008 — ?).
Возникающие проблемы по задачам и принимаемые меры по ним
1. Бюджет на дизайн. Решение: запросить бюджеты у финдиректора.
2. Аналогично пункту 1.
3. Долгое согласование на стороне клиента. Решение: постоянное уточнение статуса, возможно привлечение исполнительного директора для решения ситуации на более выском уровне.
4. Бренды
a. Посутпила заявка на модификацию сплеш-страницы, отправлен запрос заказчику на доп. данные, ответа нет 3 дня, грозит задержкой. Есть вероятность что в доп. комментариях будет какая-либо сложная версия. Решение: постоянное уточнение статуса, возможно привлечение исполнительного директора для решения ситуации на более выском уровне.
b. Существует проблема по одному из модулей. Менеджер заказчика не в курсе задачи, не в курсе материалов, которые требуются для решения задачи. Решение: Вывести менеджера заказчика на разговор с исполнительным директором для улаживания.

Буду рад, если кому-то понадобится. Лично мне здорово облегчала жизнь.

Великопольский Вячеслав
VelikopolskyV собака nologostudio.ru
www.nologostudio.ru
+4
29 октября 2009, 23:47
timeout

комментарии (11)

  • Спасибо, мне сейчас нужен такой опыт =)
  • Спасибо вам) Думаю, в близайшее время еще что-нибудь из наработок выложу.
  • Имхо, какой-то не нужный супер-контроль и недоделегирование. Такой стиль работы хорош между ПМ и его помощниками или лидами на подпроектах, а для группы независимых проектов имхо надо давать больше свободы.

    Микроменеджмент лучше пусть будет на совести руководителя проекта, а для картины в целом важен общий контроль, а для этого обычно вводятся границы отклонения. И их превышение и есть повод к эскалации. То бишь как-то надо очерчивать круг компетенции и не пытаться в него влезать без надобности.

    Проблемы на уровне руководителя группы надо обобщать и анализировать для реакции по группе в целом, а для этого письменный отчет удобнее.
    • Ну тут же требуется поверхностный слой, не требуется от руковоителя лезть в глубины.
  • Очень правильно. Только (из своего опыта добавлю) не хватает двух разделов:
    — статус по задачам из предыдущего отчета (дисциплинирует и не дает игнорировать задачи, если они не завершены, но зависли)
    — проектные риски (и тоже принимаемые действия)
    • Кстати да, хотя я обычно это дело по проедыдущему отчету проверяю.
    • риски в отчете есть, только они называются «проблемы и принимаемые меры». пункт а) — чистой воды риск

      сроки я обычно указываю в задачах. не бывает такой задачи «презентация комапании для маркетологов». Может только быть «презентация комапании для маркетологов к началу выставки 100 лучших решений отрасли».

      процент готовности — зачем? или исполнитель успевает или есть риск не успеть и он информирует об этом.

      в шаблоне планирование и отчетность перемешаны между собой. для общения 2ух человек, которые «понимают», это еще пойдет, а например, для передачи работ от менеджера к мененджеру, уже не очень

      • Я не говорил о проценте готовности. Говорил о статусе, который можно сформулировать иначе: Завершено, В процессе, Ожидается то-то и т.п. Но процент готовности — это тоже неплохо, часто пользуюсь. Позволяет оценить для задач продолжительностью > 1 недели, с какой скоростью продвигается. Если Ваши исполнители умеют сами определять риски, да еще и вовремя о них сообщать — вам везет. Мне везет меньше, поэтому о статусе приходится регулярно осведомляться.
        • о «проценте готовности» это был вопрос к автору. мне все равно непонятно, зачем мне «скорость продвижения» да еще в таких локальных задачах как «написание презентации»? Для коротких задач этот процент ничего не значит. Длинные задачи ( пусть больше 1 недели ) надо разбивать на этапы и каждому ставить срок. Все равно, сам исполнитель быстрее остальных определит, укладывается он в срок или нет. Я обычно просто стимулирую review задачи на середине срока, тут проблемы и всплывают. Если у задачи есть свой бюджет, тогда еще можно как то притянуть проценты готовности.

          Насчет рисков. В отчете исполнитель — менеджер проекта. Он должен уметь определять риски, вместо него это никто не сделает.

          • Да, можно и так. Тут все зависит от уровня детализации, принятого в компании, размеров проектов, команды… Тут у каждого может быть своя кухня. Спасибо за то, что поделились.
          • Ну это кто как привык, я не настаиваю, что данный момент единственно верный. В моем случае было полезно.
Только авторизованные пользователи могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста.