Когда штат компании меньше чем за год вырастает более чем в 3 раза и количество проектов увеличивается примерно в той же пропорции, назревает вроде бы не очень критичная, но довольно неприятная проблема: как согласовывать отпуски и отгулы сотрудников, участвующих одновременно в нескольких проектах? Так родился небольшой проект по автоматизации заявок на отпуск.
Цели у проекта были следующие:
Для реализации было решено использовать следующие программные продукты:
Проектирование интерфейса
Для проектирования формы заявки использовались возможности платформы DocTrix (платформа, расширяющая возмжности SharePoint). Она позволяет непосредственно из формы заявки отслеживать решение задач по заявке, поставленных рабочим процессом, имеет встроенный дизайнер форм, возможности настройки параметров отображения столбцов, динамического отображения столбцов и кучу других приятных фич.
В результате, форма заявки стала выглядеть вот так:
Проектирование рабочих процессов
Рабочие процессы было решено проектировать с помощью дизайнера рабочих процессов Nintex. Nintex имеет более широкий по сравнению со стандартным дизайнером SharePoint набор возможностей. Более того, в типовых задачах согласования Nintex имеется интересная функция Lazy Approval, позволяющая решить одну из целей проекта, а именно, согласование заявок из почты без использования интерфейса SharePoint.
Таким образом, согласование заявок руководителем свелось к простому ответу на письмо. Это сразу решило проблему согласования, когда руководитель находится в командировке или отъезде (что довольно часто в нашей деятельности).
Еще одна «фишка» Nintex заключается в том, что пользователь, имеющий соответствующие разрешения, имеет возможность просматривать историю обработки его заявки в более наглядном, графическом виде. Nintex подсвечивает пройденные фрагменты процесса зеленым цветом, не начатые — серым, текущие — желтым.
После согласования всеми руководителями статус заявки меняется, а ответственным лицам отправляются уведомления о результатах ее обработки.
Когда заявки уже были внедрены, самый большой отклик имела функция напоминания руководителям о выходе их сотрудника из отпуска.
При, казалось бы минимальных затратах и относительно небольшой функциональности, только автоматизация отпусков способна экономить компании довольно большую сумму (время согласования заявок уменьшается в разы, от хождения по кабинетам не падает мотивация сотрудников и так далее — а это, в конечном итоге, снижение прямых затрат и потерь прибыли).
Цели у проекта были следующие:
- Снизить общее время на согласование заявок на отпуск и отгул;
- Получить механизм контроля за соблюдением ТК РФ;
- Создать единую точку регистрации заявок на отпуск;
- Сделать прозрачным процесс согласования заявок на отпуск;
- Сделать возможным согласование отпусков мобильными руководителями, не имеющими под рукой доступ к интерфейсу;
- Сделать систему без привлечения программистов, без единой строчки кода.
Для реализации было решено использовать следующие программные продукты:
- SharePoint Foundation 2010;
- DocTrix Platorm 2010;
- Nintex Workflow 2010.
Этапы внедрения
Проектирование интерфейса
Для проектирования формы заявки использовались возможности платформы DocTrix (платформа, расширяющая возмжности SharePoint). Она позволяет непосредственно из формы заявки отслеживать решение задач по заявке, поставленных рабочим процессом, имеет встроенный дизайнер форм, возможности настройки параметров отображения столбцов, динамического отображения столбцов и кучу других приятных фич.
В результате, форма заявки стала выглядеть вот так:
Проектирование рабочих процессов
Рабочие процессы было решено проектировать с помощью дизайнера рабочих процессов Nintex. Nintex имеет более широкий по сравнению со стандартным дизайнером SharePoint набор возможностей. Более того, в типовых задачах согласования Nintex имеется интересная функция Lazy Approval, позволяющая решить одну из целей проекта, а именно, согласование заявок из почты без использования интерфейса SharePoint.
Таким образом, согласование заявок руководителем свелось к простому ответу на письмо. Это сразу решило проблему согласования, когда руководитель находится в командировке или отъезде (что довольно часто в нашей деятельности).
Еще одна «фишка» Nintex заключается в том, что пользователь, имеющий соответствующие разрешения, имеет возможность просматривать историю обработки его заявки в более наглядном, графическом виде. Nintex подсвечивает пройденные фрагменты процесса зеленым цветом, не начатые — серым, текущие — желтым.
После согласования всеми руководителями статус заявки меняется, а ответственным лицам отправляются уведомления о результатах ее обработки.
Когда заявки уже были внедрены, самый большой отклик имела функция напоминания руководителям о выходе их сотрудника из отпуска.
При, казалось бы минимальных затратах и относительно небольшой функциональности, только автоматизация отпусков способна экономить компании довольно большую сумму (время согласования заявок уменьшается в разы, от хождения по кабинетам не падает мотивация сотрудников и так далее — а это, в конечном итоге, снижение прямых затрат и потерь прибыли).
