Слова как солнечные лучи. Чем сильнее сфокусированы, тем глубже жгут. ~ Роберт Саути
Электронные письма — словно чума. Они быстро распространяются. Заражают вас, пока вы не покроетесь язвами и не сможете делать ничего полезного. И оставляют в итоге улицы покрытые трупами.Ладно, может быть электронные письма – не совсем как чума.
Но они могут заполнить весь ваш день, если вы им позволите. Добро пожаловать в мир краткости.
Добейтесь мастерства в искусстве писать сжатые письма, и вы сможете доносить до других важную информацию, не отнимая много времени у себя или собеседника. Вы также вдохновите других на краткие ответы. И, избавившись от излишней болтовни в письмах, станете лучше писать.
Советы по написанию кратких писем.
- Пропустите тему письма. Это противоречит убеждению о том, что заголовок – самое важное для тех, кто просматривает список входящих. Я лично смотрю на отправителя, чтобы понять, надо читать письмо, или нет. И легко вижу первую строчку текста в списке, когда пользуюсь Gmail. Так что заголовок становится неважен. Просто пропустите его и перейдите к тексту.
Замечание. Некоторые считают это невоспитанным, так что выясните, чего ожидает ваш собеседник. С друзьями, семьей и сослуживцами этот способ работает. В более формальных письмах вам придется указывать тему, и, скорее всего, придется отказаться от некоторых других дальнейших советов. - Сократите письмо до нескольких предложений. Я постоянно пропагандирую правило пяти предложений, и, на самом деле, если вы уложитесь в 2-3 предложения, будет даже лучше. Установленные ограничения заставляют вас быть короче – как в хайку.
- Пропустите приветствие. Естественно, этикет заставляет нас приветствовать друг друга. Но большую часть писем мы пишем друзьям и сослуживцам, а им все равно. Их время ценно. Переходите к сути.
- Пропустите подпись. Я ненавижу длинные подписи, особенно от тех, с кем регулярно общаюсь. Я уже все о них знаю, зачем еще раз напоминать? Просто подпись, как можно короче. Моя обычная подпись – leo, но если я хорошо знаю человека, я и это опущу.
- Сузьте тему. Если вы обнаружили, что письмо получается длинным, это обычно значит, что вы пытаетесь охватить слишком много тем. Это приводит к проблемам – получатель может пропустить определенную часть, например. Выберите одну тему, и переходите к сути.
- Редактируйте. Я знаю, вы ходите написать, послать и забыть. Ну, это невоспитанно по отношению к получателю. Вы как бы говорите, что он не заслуживает хорошего письма. Я не говорю, что вам нужно потратить час, доводя письмо до совершенства, но вы можете в течении 10 секунд перечитать его, удалить лишние предложения и слова, и сделать этим большую услугу получателю.
- Подумайте, нужно ли вообще его слать. Иногда письма не нужны. Перед тем, как слать, или даже перед тем, как писать, подумайте, нужна ли им ваше «спасибо» или «понял» или что-то еще в этом роде. Иногда нужны, но если человек вам прислал письмо «понял», то не надо слать ему в ответ «спасибо!».
Если вы знаете людей, которым надо прочитать эту статью, пошлите им электронное письмо. Короткое.
Если нужно много слов, чтобы выразить то, о чем вы думаете, подумайте еще раз. ~Деннис Рот
Об авторе:
Лео Бабаута — блоггер и автор нескольких книг. Один из его блогов, Zen Habits, вошел в сотню самых читаемых по версии Technorati.
Фото: jubewong
