хабраиндекс
77,15

Информационные технологии и реформа диссертационной системы

ВАКханалия

imageВ течение последних 5-6 лет в России полным ходом идет реформа системы подготовки научно-педагогических кадров высшей квалификации (т. е. аспирантов и докторантов). Одним из элементов этой реформы является обеспечение прозрачности процесса защиты диссертации. Казалось бы, сделано было много — но каков результат? Несмотря на все заявления чиновников от образования и науки, жизнь показывает, что говорить о каких-то положительных результатах вряд ли возможно. Авторефераты, размещаемые в Интернете, все равно почти никто не читает. Количество некачественных диссертаций не уменьшилось, а наоборот, увеличилось. Система «Антиплагиат», на внедрение которой были затрачены немалые суммы, не оправдала возлагаемых на нее надежд. Казалось бы: самое время одуматься, проанализировать допущенные ошибки и наметить пути их исправления. Но вместо этого реформаторы решаются на еще одну радикальную меру.

+29
11 апреля 2012, 15:16
52

Практика использования интерактивного прототипа на этапе коммерческого предложения

Интерактивные прототипы сложных информационных систем (в нашем случае это система электронного архива), как известно, могут использоваться на разных стадиях разработки, например:
  • на этапе сбора требований для фиксации требований, проработки концепции и логики интерфейса, согласования их с заказчиком;
  • на этапе проектирования для постановки задач программистам;
  • на этапе реализации в качестве образца для программистов;
  • на этапе тестирования для проверки соответствия реализованной системы согласованному с заказчиком прототипу.

В моей компании первые три варианта используются в львиной доле проектов, четвёртый — реже (потому что не всегда прототип бывает проработан настолько, чтобы можно было его использовать в качестве эталона). Мы решили пойти дальше и предлагаем ещё один интересный вариант использования интерактивного прототипа.
+17
6 апреля 2012, 18:21
73

Управление записями: политики и процедуры перевод

image От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за пост (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?

Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.

Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.


+1
4 апреля 2012, 14:27
21

Не храните лишнюю информацию: это бьет по карману перевод

imageОт переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.
Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).
Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), специалиста по управлению записями Банка Америки.


+3
2 апреля 2012, 17:06
36

Польза и вред референс-визитов


Моя компания разрабатывает, продает и внедряет программные продукты в области ECM, а конкретнее системы электронных архивов и библиотек. Учитывая сложность проставляемых решений и масштабы некоторых проектов, потенциальные клиенты периодически запрашивают факты, подтверждающие успешность выполнения аналогичных проектов для организаций той же отрасли. Варианты таких подтверждений: статьи в специализированных изданиях, пресс-релизы, письма-отзывы, телефонные переговоры, референс-визиты. Если по составлению писем и проведению телефонных переговоров в интернете можно найти довольно много рекомендаций, то по «правильности» проведения референс-визитов информации крайне мало. Данная статья в первую очередь ориентирована на широкую аудиторию ИТ-консультантов и предпринимателей, выступающих в роли поставщиков и продвигающих сложные программно-аппаратные продукты и решения.

При выборе любого товара многим потенциальным покупателям недостаточно рекламных буклетов и отзывов счастливых владельцев: они хотят пощупать будущую покупку. Для удовлетворения данного желания существуют пробники, демонстрационные образцы, различные тест-драйвы. В случае со сложными информационными системами аналогичный подход также крайне рекомендован консультантами, аналитиками и прочими ИТ-доброжелателями.
При выборе корпоративного ПО изучение печатных материалов или установка и тестирование усеченной демо-версии не всегда дают достаточную информацию для принятия решения.

Наиболее предпочтительным для клиента видится вариант совмещения полезного с приятным, т.е. просмотр работающей системы с получением отзыва о работе не только с системой, но и компанией-поставщиком. Этим требованиям соответствует так называемый референтный, референс — или референц-визит к счастливому действующему пользователю. Слово reference обозначает как справку, рекомендацию, так и лицо, дающее отзыв.
+14
27 марта 2012, 12:07
33
staskin1 13,5

О чем не расскажет вендор: технические тонкости выбора ECM-системы

imageВ предыдущей публикации мы описали различия между двумя типами программного обеспечения — системами управления документами и системами управления записями. Сегодняшняя публикация посвящена анализу очень важного практического вопроса: как выбрать систему, наиболее подходящую для решения конкретных задач конкретной организации. Сразу же отметим, что мы не собираемся склонить читателей к выбору какой-то определенной системы. Мы ставим перед собой задачу иного плана и хотим попытаться сформулировать методологические принципы, на основе которых можно подобрать необходимое программное решение.

В этой статье мы сознательно акцентируем внимание на моментах, о которых вендоры, как правило, предпочитают не говорить. А между тем от этих моментов напрямую зависит корректное функционирование системы и возможность ее использования для решения вполне конкретных практических задач.

+9
12 марта 2012, 12:37
12

Рекомендации по выбору системы управления записями: взгляд документоведа перевод

imageОт переводчика. Выбор ECM-системы — дело очень непростое. Публикаций, в которых описываются и сравниваются между собой различные программные решения — много, а вот лишенных рекламного характера материалов, представляющих собой беспристрастный анализ — мало. Сегодня мы хотели бы предложить вниманию наших читателей перевод статьи, написанной Нэнси Грэхем Морлэнд, сотрудницей Государственного архива штата Нью-Йорк. Автор занимает принципиально неангажированную позицию: в тексте даже не упоминаются названия каких-либо конкретных программных продуктов. Конечно, высказываемые в статье соображения во многом являются спорными. Но в то же время автор, документовед по специальности, смотрит на проблему выбора ECM-системы взглядом рядового пользователя и указывает на ряд моментов, на которые технические специалисты зачастую не обращают внимания.
Публикуя данный текст, мы также хотели бы пригласить читателей к обсуждению следующих вопросов: какие функции должно включать ПО для работы с электронными документами? каких функций, по вашему мнению, не хватает в используемых вами СЭД/СЭА.


В настоящее время мы работаем над статьеЙ, посвященных техническим аспектам выбора архивной системы. Она будет опубликована в нашем блоге в самое ближайшее время. Следите за обновлениями.

+5
20 февраля 2012, 14:59
9

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

imageОдной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.
+6
1 февраля 2012, 13:52
45

Улучшенный 9-patch редактор

Добрый день, Хабражитель!

imageУверен с форматом nine-patch уже все давным-давно знакомы, вероятно даже не раз пользовались им в своих Android-проектах (а может даже и где-то ещё). Также о нём чуть менее года назад skkap писал небольшую статью о том, что это за формат, и «с чем его едят». Также он описал инструмент, предлагаемый для быстрого редактирования этих самых файлов.

Собственно, прошёл уже почти год с того момента и я, опять наткнувшись на ту статью и вспомнив жалобы знакомых на неудобство этого самого «инструмента», решил посмотреть нет ли каких других вариантов и, к моему большому удивлению, я таковых не нашёл. Вероятно потому, что формат сам из себя ничего сложного и специфичного не представляет (при желании nine-patch файлы можно редактировать почти в любом графическом редакторе поддерживающем png) и тем более уже есть готовый инструмент (пусть и не самый удобный).

Тут я и решил лично взяться за дело…

+46
20 января 2012, 17:21
151
mgarin 49,6

Внедрение ECM-решений: о чем говорить с клиентом, часть 2 перевод

imageОт переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .
+5
18 января 2012, 10:01
1