Доброго времени суток.
Не так давно сменил место работы. Как говорится пришел и ужаснулся. В связи с недавним переездом данной компании в новый офис, вся серверная представляла собой жуткое зрелище -нагромождение коробок и пакетов с комплектухой и девайсами. Полуразобранные системные блоки и мониторы от мала до велика. Также удручал факт отсутствие, какой либо информации о кол-ве и характеристиках девайсов в целом по компании.
Ну собственно это было не большое отступление.
Задача.
Произвести инвентаризацию.
Способы решения:
Вариант 1 – Автоматический скрипт по сбору конфигурации/информации с каждого компьютера в сети. (он к сожалению отпал сразу, т.к сеть очень разнородная)
Вариант 2 – Вручную переписывать все оборудование. (не самый удобный вариант, но другого не было)
Самое сложное начать, но глаза боятся, а руки делают.
Разберем все по пунктам.
1. Т.к время как обычно ограниченно и сделать все надо было еще вчера, решил использовать Ms Excel таблицу.
Я решил, что инвентаризационный номер устройства будет составляться из двух частей (DEV-TYPE + ID )
Вот примерная шапка таблицы (с вашими вариациями естественно)
По пунктам
ID – уникальный серийный номер устройства (я брал 4-ехзначные числа) начиная с 0001
DEV-TYPE – тип устройства ( MON, PC, NB, SRV, NET, OTHER, PRINT ) по вашему пожеланию.
MODEL – модель устройства
SN- серийный номер
ФИО – за кем закреплен данный девайс
Должность, Проект, Примечание (это уже скорее опционально )
2. Облегчить данный процесс можно только делегировав часть задачи конечным пользователям, не забывая о контроле процесса. Что собственно и было сделано – самому активному/сообразительному было объяснено как узнать конфигурацию его ПК ( в случае ноутбука/монитора/принтера где модель и серийный номер). Далее была выложена в общую папку данная форма инвентаризации, и оставалось ждать пока общая папка наполнится уже заполненными таблицами от пользователей. Конечно же без ошибок тут не прошло, приходилось подходить и проверять т.к путались где серийник, а где модель, но все равно это сэкономило уйму времени.
3. Помочь нам опознать девайсы должны баркоды или их аналоги стикеры. Я выбрал стикеры из расчета, что данное решение будет бюджетное и менее трудоемкое ( здесь я к сожалению прогадал, т.к всем известно что, чем дешевле прибор, тем меньше в нем функций).
Был куплен DYMO Letra Tag + пара кассет к нему(лучше брать бумажные ленты – пластиковые со временем имеют тенденцию отклеиваться).
Из плюсов можно отметить что, он вполне портативен и интуитивно понятен в управлении.
Из минусов – отсутствие английской раскладки, отсутствует возможность автоматической нумерации стикеров.
вот как он выглядит
кассета вставлена
!6! батареек AA -напечатал порядка +300 стикеров (должно хватить еще на столько же)
вот пример готового стикера
В итоге мы уже подготовили таблицу с информацией предоставленной пользователями + собранную нами, осталось только пронумеровать оборудование. Далее распечатать ваш список и стикеры к ним. Я печатал стикеры в два ряда. Сверху DEV-TYPE Снизу его ID. После чего довольно трудоемкий процесс оклеивания и вычеркивания из списка уже оклеенных девайсов.
Также необходимо создать сводную таблицу, т.к. не очень удобно читать таблицу из 200-300 позиций по всем устройствам. В этом нам поможет функция уже встроенная в Excel. Вставка -> Сводная таблица.
Далее показан пример как создать простейшую сводную таблицу, с выводом информации по кол-ву оборудования по проектам
Небольшой нюанс, при добавлении нового оборудования сводную таблицу необходимо создавать заново.
Выводы
PS. Заранее извиняюсь за качество фотографий (камера телефона).
PSS. Нe уверен что правильно подобрал блог. Куда перенести посоветуете?
Не так давно сменил место работы. Как говорится пришел и ужаснулся. В связи с недавним переездом данной компании в новый офис, вся серверная представляла собой жуткое зрелище -нагромождение коробок и пакетов с комплектухой и девайсами. Полуразобранные системные блоки и мониторы от мала до велика. Также удручал факт отсутствие, какой либо информации о кол-ве и характеристиках девайсов в целом по компании.
Ну собственно это было не большое отступление.
Задача.
Произвести инвентаризацию.
Способы решения:
Вариант 1 – Автоматический скрипт по сбору конфигурации/информации с каждого компьютера в сети. (он к сожалению отпал сразу, т.к сеть очень разнородная)
Вариант 2 – Вручную переписывать все оборудование. (не самый удобный вариант, но другого не было)
Самое сложное начать, но глаза боятся, а руки делают.
Разберем все по пунктам.
- необходимо решить куда и в каком виде мы будем вносить информацию.
- как этот процесс можно облегчить.
- как опознавать данные девайсы (кто владелец и тд и т.п)
1. Т.к время как обычно ограниченно и сделать все надо было еще вчера, решил использовать Ms Excel таблицу.
Я решил, что инвентаризационный номер устройства будет составляться из двух частей (DEV-TYPE + ID )
Вот примерная шапка таблицы (с вашими вариациями естественно)
По пунктам
ID – уникальный серийный номер устройства (я брал 4-ехзначные числа) начиная с 0001
DEV-TYPE – тип устройства ( MON, PC, NB, SRV, NET, OTHER, PRINT ) по вашему пожеланию.
MODEL – модель устройства
SN- серийный номер
ФИО – за кем закреплен данный девайс
Должность, Проект, Примечание (это уже скорее опционально )
2. Облегчить данный процесс можно только делегировав часть задачи конечным пользователям, не забывая о контроле процесса. Что собственно и было сделано – самому активному/сообразительному было объяснено как узнать конфигурацию его ПК ( в случае ноутбука/монитора/принтера где модель и серийный номер). Далее была выложена в общую папку данная форма инвентаризации, и оставалось ждать пока общая папка наполнится уже заполненными таблицами от пользователей. Конечно же без ошибок тут не прошло, приходилось подходить и проверять т.к путались где серийник, а где модель, но все равно это сэкономило уйму времени.
3. Помочь нам опознать девайсы должны баркоды или их аналоги стикеры. Я выбрал стикеры из расчета, что данное решение будет бюджетное и менее трудоемкое ( здесь я к сожалению прогадал, т.к всем известно что, чем дешевле прибор, тем меньше в нем функций).
Был куплен DYMO Letra Tag + пара кассет к нему(лучше брать бумажные ленты – пластиковые со временем имеют тенденцию отклеиваться).
Из плюсов можно отметить что, он вполне портативен и интуитивно понятен в управлении.
Из минусов – отсутствие английской раскладки, отсутствует возможность автоматической нумерации стикеров.
вот как он выглядит
кассета вставлена
!6! батареек AA -напечатал порядка +300 стикеров (должно хватить еще на столько же)
вот пример готового стикера
В итоге мы уже подготовили таблицу с информацией предоставленной пользователями + собранную нами, осталось только пронумеровать оборудование. Далее распечатать ваш список и стикеры к ним. Я печатал стикеры в два ряда. Сверху DEV-TYPE Снизу его ID. После чего довольно трудоемкий процесс оклеивания и вычеркивания из списка уже оклеенных девайсов.
Также необходимо создать сводную таблицу, т.к. не очень удобно читать таблицу из 200-300 позиций по всем устройствам. В этом нам поможет функция уже встроенная в Excel. Вставка -> Сводная таблица.
Далее показан пример как создать простейшую сводную таблицу, с выводом информации по кол-ву оборудования по проектам
Небольшой нюанс, при добавлении нового оборудования сводную таблицу необходимо создавать заново.
Выводы
- Нужно заранее продумать какие аспекты вы хотите отразить в инвентаризации.
- Блокнот со списком оборудования прокатит когда у вас не более 20 девайсов (ИМХО).
- Лейбл-принтер нужно брать более функциональный.
- Постараться делегировать часть задачи для ускорения ее выполнения.
- При появлении нового оборудования не откладывать на завтра его внесение в список (т.к завтра будут новые задачи, велик шанс про это забыть).
PS. Заранее извиняюсь за качество фотографий (камера телефона).
PSS. Нe уверен что правильно подобрал блог. Куда перенести посоветуете?
