О граблях организации ИТ-мероприятий
В данной статье мне бы хотелось поговорить не только о подготовке и проведении презентации, но и об организации мероприятий в целом. У многих из нас хоть раз в жизни возникает необходимость организовать мероприятие того или иного масштаба, будь то встреча, мастер-класс, семинар или презентация. В мою жизнь так называемый ивент-менеджмент прочно вошел с началом трудовой деятельности в ИТ-компании: организовывая мероприятия по 3-5 раз в год (от встреч проектировщиков интерфейсов до семинаров по электронным библиотекам), я составила чек-лист необходимых для этого дел. Хочу поделиться им с хабражителями и помочь нуждающимся не наступить на грабли, часто встречающиеся на этом непростом, но увлекательном поле деятельности.В сжатом виде он выглядит так:
- Решить, кто наши докладчики и потенциальные участники, а также что, где и когда первые расскажут вторым
- Исчерпывающе и понятно написать о событии на своем сайте
- Анонсировать событие в СМИ и социальных сетях, пригласить клиентов и партнеров
- Заблаговременно открыть регистрацию участников
- Заранее получить презентации докладчиков и тезисы выступлений
- Обеспечить стабильно работающий интернет, звук, свет, ПО и другое оборудование
- Заснять доклады и дискуссии на видео
- Организовать досуг участников после мероприятия
- После события написать письмо с благодарностью участникам и докладчикам
- Ознакомить с материалами события тех, кто не смог принять в нем участие
- Составить детализированный отчет о событии
- Собрать фидбек и учесть все ошибки при организации следующего мероприятия
Заранее спасибо за дополнения! Самые актуальные добавлю в статью с указанием авторства — глядишь, так и составим универсальное пособие для организаторов событий.
Upd: дополнила статью советами из комментариев! Спасибо за помощь AndreiYemelianov, RGaifutdinov, mivanova, ollystar, Cancel, verbinka, mujaji.
Warning
Многие из пунктов могут быть по-капитански очевидными, но опыт показывает, что учитывается каждый из них далеко не всегда. Но в то же время от выполнения этих несложных правил становится легче жизнь и организаторов, и докладчиков, и участников. Многие моменты могут быть упущены, поскольку организация мероприятий – тема необъятная. И, думаю, не стоит заострять внимание на специфике каждого мероприятия, зависящей от тысячи и одного критерия (платность, регион, тематика, количество участников и т.д.).
Нам нужен план!
- Ответьте себе на следующие вопросы: кого и зачем я хочу собрать? Что они хотят услышать? Кто об этом может внятно и интересно рассказать? А если целевых групп, на которых рассчитано мероприятие, несколько, будет ли одной группе интересно услышать информацию для другой? Будьте готовы, что эти вопросы вам могут задать потенциальные участники.
- Хорошо обдумайте дату и время проведения мероприятия. Сколько, например, программистов будет на первых докладах мероприятия, которое начинается в 9:00? Много ли желающих будет прийти к вам в непростой день понедельник? Захочет ли рабочий люд тратить на мероприятие свои законные выходные? Будут ли приехавшие в командировки летом слушать доклады, или проставят командировочные штампы и сразу пойдут гулять?
- Если вы планируете сделать мероприятие платным, но не знаете, как это сделать, вот максимально упрощенная схема
- Проверьте, не проводятся ли в эти дни мероприятия по аналогичным темам. Всегда есть вероятность, что они могут быть назначены уже после объявления даты вашего мероприятия (намеренно или нет), но перестраховаться лишним не будет.
- Выбор места проведения тянет на отдельную статью. Главное, карта прохода к нему не должна напоминать лабиринт.
Универсальные советы
- Не бойтесь и не ленитесь переспрашивать и уточнять – договариваясь об аренде помещений, бронируя проживание для гостей, обсуждая состав и длительность докладов с выступающими и во всех остальных случаях. Из-за разночтений и недопониманий многие вещи могут пойти наперекосяк. Так, например, один раз арендодатель перепутал время проведения мероприятия и прислал монтажников оборудования на час позже, чем нужно. Поэтому обязательно имейте при себе договор (на проведение кофе-брейков, аренды помещений, оборудования). Я обычно перестраховываюсь и еще распечатываю переписку с подрядчиками по электронной почте – будет проще подтвердить свою правоту, если что-то пойдет не так.
- Делегируйте задачи оргкомитета при больших объемах работы: если у вас планируется, например, 200+ участников, то пусть с участниками и докладчиками общаются два разных человека.
- Кстати, по поводу организации списка дел: перед to-do листом можно рисовать mindmap, так как организацию события выстроить в виде иерархии сложнее (советует verbinka).
- Продумайте бонусы и розыгрыши: уходить с мероприятия не только с багажом знаний, но и с чем-нибудь полезным всегда приятно. В ход могут пойти как флешки-кружки, так и подарочные лицензии ПО (актуально для софт-стартапов). Мы часто просим участников заполнить анкеты (с вопросами о том, насколько хорошо и интересно было, что бы еще хотелось узнать и кого услышать) и разыгрываем призы, вытягивая случайные анкеты.
- Будьте готовы к неожиданным вопросам. «Вот вы для бронирования на выбор предлагаете четыре разных гостиницы, а в какой вид из окна красивее?» — это еще цветочки.
- Очень многие участники и докладчики после мероприятий просят предоставить список участников с контактными телефонами и e-mail. Логично, что делать этого не стоит: люди, предоставившие свои персональные данные, спасибо не скажут.
Заявляем о себе
- Анонсируйте мероприятие как можно шире. К вашим услугам тематические СМИ, форумы и блоги, новостные сайты, Хабрахабр, все социальные сети и тематические группы (сообщества) в них, микроблоги и многое другое.
- Если мероприятие организует компания, то эффективной будет рассылка по клиентской базе (мы для этого используем свою CRM-систему). Правда, в результате все равно найдутся недовольные, которые будут говорить «ну вот, у вас было интересное, а я ничего не знал, что ж вы не сказали-то» :-)
- Если вы занимаетесь личным приглашением участников – например, через МойКруг – помните прописную истину: приглашать надо тех, кому ваше приглашение может быть нужно и интересно.
Работаем с участниками
- Оргкомитет события должен быть прозрачен (должно быть ясно, кто и зачем организует) и доступен (чем больше вариантов связи, тем лучше — почта, телефон, Skype и.т.д.).
- Рискую свалиться в область юзабилити, но: не заставляйте людей долго и мучительно искать информацию о мероприятии на вашем сайте. Сэкономьте их время, повесив, например, симпатичный баннер на главную страницу сайта. Полезной будет и мобильная версия сайта события (советует mujaji).
- Экономьте и свое время – сделайте, помимо основной информации, нечто вроде FAQ для участников (и докладчиков, кстати) – можно ли опоздать к началу, кто забронирует гостиницу, что входит в раздаточный материал, дадут ли диплом участника и т.д. Правда, это вариант для тех, кто способен читать: во многих случаях вам все равно будут звонить и говорить «а вот вы не указали», даже если будет указано очень большими буквами. Но как бы то ни было: «читайте на сайте — там всё написано» — это не ответ. Помните, что появление нового участника – в ваших интересах, даже если для этого потребуется в сотый раз повторить одно и то же.
- Если у вас в процессе подготовки события постоянно происходят какие-то изменения (утверждается программа, появляются новые спикеры, изменяется место проведения мероприятия) – во-первых, обязательно информируйте об этом, во-вторых, удобными для людей способами (рассылка по e-mail, обновление новостей во встрече ВКонтакте и т.д.).
- Регистрацию на мероприятие открывайте заблаговременно. Если у вас планируются участники из других городов, помните — им надо утвердить командировку с начальством, выделить на нее бюджет и утрясти много других дел. На свои мероприятия, например, мы открываем регистрацию за 2-6 месяцев до начала.
- Если мероприятие достаточно масштабно (300 и более участников), от толп участников на ресепшне спасает электронная аккредитация. Будет легче работать с бейджами, регистрировать участников без предварительной регистрации, вести учет пришедших, печатать фото на бейджах и т.д. Правда, в этом случае надо озаботится лишними компьютерами и принтером для печати бейджей (советует mujaji).
- При составлении регистрационной анкеты не забудьте про пункт «Откуда вы узнали о событии». Это социальные сети, e-mail рассылка или самое мощное оружие — сарафанное радио? В будущем это поможет выбрать самые эффективные каналы распространения информации о событии.
- Если успеваете, за день-два до старта обзвоните список зарегистрированных участников с вопросом, будут ли они завтра присутствовать. По моим наблюдениям, фактических участников в лучшем случае 85% от зарегистрировавшихся. Поэтому, например, можно смело ставить меньше стульев в зале (дабы не портить впечатление пустыми местами) и заказывать/закупать меньше продуктов для кофе-брейка.
- Тщательно продумайте регистрацию на мероприятие — ведь это будет самым первым впечатлением участников. Очередей не будет, если регистрацией займутся несколько человек. Не забудьте про раздатку (буклеты, программа и бейджи). Кстати, про бейджи: шрифт должен быть крупным и читаемым, а бейджи организаторов лучше выделить другим цветом (если нет униформы).
- В случае, если мероприятие более или менее масштабное, попробуйте договориться с гостиницами о предоставлении скидки для ваших участников. В том числе, если вы арендуете в гостинице конференц-зал (советует mivanova).
- Озаботьтесь досугом участников после мероприятия – ведь ни для кого ни секрет, что многие приходят за общением в кулуарах после официальной части. В ход могут пойти самые разные варианты — от чая с пирогами в месте проведения события до похода в бар с целью поделиться впечатлениями об услышанном и увиденном.
- Подготовьте программу для иногородних/иностранных участников. Организация экскурсии, естественно, зависит от бюджета и формата мероприятия, но нужно по крайней мере быть готовыми ответить на вопрос, что интересного можно посмотреть в городе за короткий промежуток времени.
Работаем со спикерами
- Как показывает практика, нужен и важен модератор мероприятия. Он должен, во-первых, жестко следить за соблюдением регламента, а во-вторых, направлять дискуссию из оффтопика в нужное русло. А если дискуссии нет — инициировать ее, задав выступающему несколько заранее продуманных вопросов. Из этого следует, что модератору необходимо хорошо разбираться в предметной области мероприятия. Возможно, облегчат работу модераторы не только в президиуме: слушатели будут чувствовать себя увереннее, если человек, готовый поддержать дискуссию, будет присутствовать и в зале тоже (советуют RGaifutdinov и ollystar).
- Сетка докладов может быть сдвинута из-за большого количества вопросов спикеру и технических неполадок. Поэтому при составлении программы лучше брать с запасом время докладов и, соответственно, аренды зала.
- Крайне желательно заранее получить от докладчиков (будь то приглашенные спикеры или сотрудники вашей компании) презентации и тезисы доклада. Во-первых, эти материалы можно будет скорректировать, если они будут несколько отходить от основной темы мероприятия. Во-вторых, тезисы можно выложить на сайт или в блог для обсуждения будущим участникам – это поможет спикерам сделать доклад интересней и информативней.
- Новых спикеров, советует ollystar, лучше выбирать из тех докладчиков, которых вы сами видели вживую. Или, как вариант, практически всегда можно найти их выступления на YouTube.
- Дайте спикерам максимально полную информацию об условиях проведения мероприятия. Специалисты какого профиля и из каких компаний будут среди слушателей? Сколько дано времени на выступление и сколько — на вопросы? Какие технические характеристики у проектора в зале?
- Если вы проводите мероприятие от компании и среди ваших выступающих есть неопытные спикеры, заставьте их проговорить доклад (хорошо бы не раз и не два) перед небольшой дружественной аудиторией коллег и поотвечать на возможные вопросы. В ночь перед конференцией сделайте все что угодно, чтобы они выспались (вплоть до привязывания к кровати) и имели свежую голову и ясное сознание.
- Если планируется издание сборника с тезисами докладов, необходима работа корректоров/редакторов/переводчиков, а также проверка материалов на уникальность (советует AndreiYemelianov).
Технические штучки
- В контексте Хабрахабра мы говорим именно об ИТ- и около-ИТ мероприятиях, которые (в идеале, но далеко не всегда на практике) должны отличаться безупречной технической стороной. Как минимум, работающими ноутбуками, проекторами и интернетом. И не забудьте проверить розетки и взять с собой удлинители, напоминает Cancel.
- Интернет – а) должен быть; б) должен работать стабильно. Во-первых, он часто нужен докладчикам, когда идет демонстрация веб-проектов. Во-вторых, участникам – многие хотят быть на связи в режиме 24/7, по ходу доклада искать дополнительную информацию, делиться впечатлениями в социальных сетях (не забудьте придумать хештег) и вести полноценную трансляцию (как, например, сделала участница нашего GUI Meetup). Если есть дополнительные экраны, можно запускать twijector.com по хештегу, будет интерактивная трансляция. И потом, куда же без чекина на месте события и лука в Инстаграм? :-)
- Всегда имейте на руках координаты людей, которые оперативно смогут помочь с кондиционером, светом, звуком и видеозаписью. Совсем хорошо, если они будут находится в зале. Проверяйте ваши залы и ваше оборудование по 10 раз, не допускайте, чтобы в залах было слишком жарко или слишком холодно (советует ollystar).
- Очень полезная вещь — кликер (пульт для переключения слайдов), докладчику будет проще не отвлекаться и не терять экспрессию и живость доклада (советует RGaifutdinov).
- Снимайте все выступления и все дискуссии на видео. Это отличное подспорье для организаторов и докладчиков (знать, что интересует людей), для участников (возможность освежить в памяти интересующие вопросы, когда вернутся к работе) и, конечно, для тех, кто не смог принять участие.
- Даже неловко об этом говорить, но: если вы демонстрируете какую-либо собственную разработку, все должно функционировать без ошибок. Когда посреди доклада презентуемый софт вылетает с эксепшном, слова типа «идеальный инструмент для каждодневной работы» или «поможет оптимизировать процессы» выглядят неубедительно.
Послесловие
- Напишите развернутый отчет о проведенном мероприятии для сайта и разошлите пресс-релиз для СМИ.
- Напишите письмо участникам и спикерам с благодарностью за участие в мероприятии. Не забудьте про ссылки на отчет по мероприятию, фотографии, видеозаписи, презентации докладчиков и другие материалы события.
- Попросите участников написать пару строк с отзывами. Правда, здесь критики скорее всего не будет (на моей памяти только один участник — привет, junk! — прислал критическое, но конструктивное письмо, поскольку сам занимался организацией мероприятий). За фидбеком можно смело идти в социальные сети и мониторить мнения там.
- Напишите письмо тем, кто регистрировался на мероприятие, но не смог принять участие: ссылки на отчет о событии и видеозаписи будут нелишними.
- Если вам в будущем потребуется предоставлять детализированную информацию о мероприятии (текущим и потенциальным спонсорам, докладчикам), крайне рекомендую составить отчет, чем-то сходный с годовым отчетом компании. Там должны быть полное описание события, его программа, информация о докладчиках, состав участников (компании, география, должности, сферы деятельности), раздаточные материалы, и, конечно же, бюджет.
Вопрос к организаторам: Какие основные to do вы для себя вывели при организации мероприятий?
Вопрос к участникам: а что вас больше всего радует/напрягает при участии в мероприятиях? Чего не хватает?
комментарии (46)