Pull to refresh

Антиавральные решения

Reading time 8 min
Views 3.2K

Антиавральные решения


Введение


Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» — типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей — это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени»,
— ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данную статью можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».
Cобраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные
процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.


Телефонные звонки


Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные звонки


— Попросить говорить покороче
— Опросить перезвонить в другое время
— Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предостав ленные окна
— Установить автоответчик
— «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу — пришли SMS!»

2. Профессиональные звонки


а. Звонки от руководства


— Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»
— Фраза: «Я по межгороду говорю»
— Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»
— Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо.
Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки ;)
— В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить
Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок — и автоматически направляется SMS звонившему

Ь. Звонки от коллег


— Отложить
— Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик
— Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время
— Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)
Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером
— Потребовать структурированно изложить суть

с. Звонки от клиентов


— Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер...»
— Структурированно выслушать, быстро отвечать
— «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время...»
— Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

Внезапно приходит человек


Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают
эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.

— Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение
— Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» — значит, можно подходить задавать вопросы и т.д.
— Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию
— Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу
— Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!
— Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
— На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов
ускоряет общение
— Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
— Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»
— На визитке указывать время работы офиса: с… по…
Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время
— График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)
— Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»
— Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

Внутрифирменные «тормозные колодки»


В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «внезапное совещание»


— Участвовать в совещании по телефону
— Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в
более комфортные условия
— Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых — список решаемых вопросов
— Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели
— Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «РРЕ Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов
— В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним
— Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
— Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов
— Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)


— Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна
— Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала
— Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»
— Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая — «А»
— Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач — вечером проверили качество выполнения. В данном
случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов.
Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности — неделя.

Сбои техники


Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны
в этой части.

1. Сбои техники


— Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
— Инструкции по исправлению проблем
— Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати
— Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
— Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер
— Сфотографировать и выслать печатные материалы
— Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций
— Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.
— Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала

2. «Не доходит почта»


— Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru
— Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо
— Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail

Личные и мировые проблемы


В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие
родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени.

1. Пробки


— Хорошее решение — параллельная деятельность:
1. Сделать серию коротких звонков
2. Используя фри-хендс, провести ряд длинных звонков
3. Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.
4. Прослушать аудиокниги
— Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время»
— Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу
— Научитесь использовать Web-камеры. Проводить виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле
— Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас подвезу»
— Чтобы избежать пробки утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.)

— Чтобы избежать пробки вечером (после работы) — завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час-пик, вот тогда — домой!
— Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги
— Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если
он находится рядом с метро)
— Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой

2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)


— Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)
— Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»
— Заключить «договор с организмом»
— Воспользоваться тонизаторами — чай из кокки :)
— Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью
— Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

3. Нашествие родственников и/или друзей


— Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать
— Обозначить явным образом, что срочно, что важно
— Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить
— «Мы приедем» — в ответ сказать: «Меня нет в городе!»
— Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем
— Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т.д.

4. Животные


История одной из участниц: «утром убежала собака, не
могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу.
Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с
самого утра...»
— Привязать поводок с блокиратором
— Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоя-
тельно возвращаться

5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)


— Разработать алгоритм работы в случае, если нет:
1. Света
2. Связи
3. Иные катаклизмы
— Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники
— Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях
— Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма

А. Горбачев. «Время руководителя. 24+2»
Tags:
Hubs:
+7
Comments 5
Comments Comments 5

Articles