Некоторое время назад мы писали о пакете продуктов EMC Documentum EPFM (Engineering, Plant and Facilities Management), предназначенных для построения (или дополнения имеющейся) системы управления и учёта документации. В этот раз мы хотим подробнее рассказать о первом из компонентов пакета — Capital Projects.
Как театр начинается с вешалки, так и возведение какого-либо объекта начинается с разработки всевозможной документации. И чем сложнее проект, тем объёмней и разветвлённей получается пакет документов, которые разрабатываются различными подрядчиками. Да и внутри самого заказчика в процессе разработки задействуются сотрудники из всевозможных отделов и департаментов. Поэтому без мощной и гибкой системы учёта и контроля документации невозможно быстро реализовать ни один мало-мальски серьёзный проект.
Решение Capital Projects удовлетворяет требованиям обеих сторон: заказчиков строительных объектов и подрядных организаций. Оно может использоваться как в связке с остальными компонентами пакета Documentum EPFM, так и в качестве самостоятельного инструмента. Это решение предназначено для создания логической структуры проектной документации (ПД), формирования заданий сотрудникам и контроля за их выполнением. Процесс приёмки документов заказчиком в Capital Projects автоматизирован, система самостоятельно проводит проверку поступающих документов, после чего размещает их по сотням и тысячам папок. Предусмотрен автоматический запуск рассмотрения полученных документов, сбор замечаний и их отсылка подрядчикам с пакетом документов. При этом список участников рассмотрения и их зоны ответственности гибко настраиваются. Для подрядных же организаций Capital Projects автоматизирует процессы подготовки и согласования документации, передачу документов заказчику, а также передачу пакетов документов для гос. экспертизы.
Одной из важных задач, решаемой с помощью Capital Projects, является точный контроль за всеми этапами работ по подготовке проектной и строительной документацией. А это, в свою очередь, позволяет гораздо эффективнее планировать расходы, экономя немалые средства. Помимо прочего, Capital Projects может быть интегрирован с уже существующими системами автоматизированного проектирования и управления проектами.
Создание проекта
Если вы когда-либо имели отношение к созданию проекта промышленного объекта или целого предприятия, то знаете, насколько это длительный и трудоёмкий процесс. От тщательного планирования разработки всех требуемых систем и бизнес-процессов проекта зависит скорость и безошибочность возведения объекта и его ввода в строй. Поэтому просто создание логической структуры проекта — папок, настроек правил доступа и бизнес-правил — для последующего её заполнения необходимыми документами может затянуться на недели. А это, как вы понимаете, означает увеличение расходов и затягивание реализации всего проекта.
В Capital Projects процесс создания проекта занимает несколько минут, что достигается благодаря активному применению шаблонов проектов и встроенных инструментов развёртывания. Например, можно настроить шаблоны объектов различного назначения и в будущем просто использовать их при запуске новых проектов. Это не только многократно ускоряет начало разработки, но помогает соблюдать единство систем документации и всевозможных правил.
Созданный проект представляет собой дерево папок. Ему можно придать любую структуру, в том числе именно ту, которая уже привычна для сотрудников компании. Например, заказчики могут работать с деревом Объект —> Исполнитель —> Дисциплина —> Работы —> Типы документов. А подрядчикам, выполняющим работы одновременно по нескольким объектам для разных заказчиков, может быть удобнее дерево вида Заказчик —> Объект —> Типы документов.
Кроме того, в дополнение к основному дереву можно создавать альтернативные структуры папок. Например, WBS (work breakdown structure) позволяет разбить документы по этапам. И если Capital Projects интегрирован с одной из систем управления проектами, то менеджеры проектов смогут следить за ходом работ по подготовке документов. HBS (handover breakdown structure) позволяет готовить структуру папок для передачи заказчикам, подрядчикам или на гос. экспертизу.
Планирование выпуска документов
После создания проекта необходимо распланировать работы по разработке ПД. Необходимо определить, какие документы должны быть получены от проектной организации, и задать их будущее местоположение во свежесозданной структуре проекта. При этом важно понимать, что количество таких документов может исчисляться десятками тысяч. Для упрощения процесса создания заглушек под будущие документы в структуре проекта используется Excel, в котором по шаблону создаётся ведомость планируемых документов:
После загрузки файла Excel в системе создаются карточки под будущие документы, а в колонке Name появляются наименования этих документов, автоматически формируемые в соответствии с правилами, принятыми в организации.
Такой файл Excel может быть передан подрядным организациям для подготовки соответствующих документов. Далее создаётся план выпуска документов, в котором по каждой позиции устанавливаются сроки и отображается текущая стадия и степень завершённости (прогресс в % и в виде цветовых индикаторов):
Приёмка документов от подрядчиков
Итак, проект создан, составлен перечень номеров необходимых документов, а в системе для них созданы заглушки. После этого подрядчик приступает к разработке самих документов. По мере готовности пакеты документов пересылаются заказчику вместе с ведомостью (файл Excel).
В ведомости содержится валидная информация о пересылаемых документах: правильные номера заглушек, правильные версии документов и т.д. Заказчик загружает ведомость в систему, и если обнаруживаются какие-то ошибки, — не прислан какой-то документ, ошибочная версия и т.п., — то в ведомости появляются соответствующие примечания:
После загрузки документов в систему, необходимо отправить пришедшие документы на рассмотрение сотрудникам, в зависимости от их сферы ответственности. Назначение сотрудников, участвующих в процессе рассмотрения определённого вида документов, может осуществляться по различным параметрам. Например, на основании конкретной дисциплины, к которой относится документ: механика, энергетика и т.д. Для удобства назначения участников процесса рассмотрения используется матрица рассылки.
Каждый из рецензентов может редактировать документы, оставлять текстовые комментарии, рисовать прямо на схемах и чертежах. Все внесённые правки и замечания подробно журналируются.
После прохождения документа по цепочке рецензентов, он попадает к старшему рецензенту, который проверяет все замечания и правки, и объединяет их в сводные комментарии.
Если документ нуждается в доработке, то его ведомость вместе со всеми замечаниями пересылается подрядчику.
Подрядчик вносит исправления, присылает новые версии документов вместе с ведомостью в виде файла Excel. Заказчик загружается её в систему и вновь повторяется процедура рассмотрения. И так до тех пор, пока не будет утверждена финальная версия документа.
Как вы помните, Capital Projects может использоваться как заказчиком, так и подрядчиком. На стороне подрядчика используется алгоритм внутреннего согласования разрабатываемых документов, — так называемым PVA (Prepare, Verify, Approve — Подготовка, Согласование, Утверждение). То есть на стороне подрядчика документ проходит несколько этапов, прежде чем он будет отправлен заказчику.
Для настройки процесса согласования тоже используются матрицы рассылки, в которых участников процесса подготовки, согласования и утверждения соответствующих документов можно определять на основании различных данных о документе (проект, дисциплина, тип документа и пр.).
Такие матрицы рассылки могут применяться для запуска как одного, так и сразу нескольких документов на согласование.
Готовые документы пакетно пересылаются заказчику. Если он использует решение Capital Projects, то пакет документов дополняется той самой экселевской таблицей-ведомостью, описанной выше, что позволяет заказчику автоматизировать процесс загрузки новых версий документов.
Для передачи документации, как правило, используют FTP-серверы, но гораздо удобнее осуществлять обмен данными посредством автоматизированного инструмента Supplier Exchange, о котором уже говорилось в общем обзоре.
Задачи
Как было сказано выше, Capital Projects автоматизирует различные процессы при работе с документацией. Выполнение процесса подразумевает выполнение задач сотрудниками на разных этапах. При этом в ходе выполнения необходимо наладить коммуникации и своевременно оповещать о происходящих событиях.
Во-первых, необходимо отправлять сотрудникам задачи для выполнения. Capital Projects позволяет просматривать все присланные задачи, а также сортировать и отбирать их по критериям, таким как проект, дата, статус, тип, время старта или окончания.
Поскольку сотрудники, например, проектировщики, не работают день и ночь в интерфейсе CP, а больше работают с чертежами в CAD-системах, то помимо уведомлений в самой системе необходимо дублировать ещё и по почте. В частности:
- сообщать участникам о появлении новых задач,
- сообщать инициаторам процессов рассмотрения или согласования о произошедших с документами изменениях,
- уведомлять о переходе документов на следующий этап,
- уведомлять контролёров об успешной загрузке документов в систему, и т.д., и т.п.
Поиск и экспорт документов
Проект сложного промышленного объекта может включать в себя десятки тысяч документов. И несмотря на структурированность информации в системе, искать документы вручную было бы крайне тяжело. Поэтому в Capital Projects применяется фасетный поиск, подразумевающий использование системы фильтров, которые сильно уменьшают размер поисковой выборки.
Интеграция с другими системами и приложениями
Как уже было отмечено, Capital Projects может быть интегрирован с уже существующей системой управления проектами. Это может быть, например, Primavera, SAP PM или любая другая система, используемая для управления проектами. Таким образом, в ходе разработки ПД можно постоянно держать руку на пульсе, отслеживая каждую стадию по каждому документу в режиме реального времени. Для этого достаточно установить связи между проектами в Capital Projects и Primavera, в которую будут автоматически экспортироваться все изменения.
Кроме того, поддерживается добавление в документы геометок, полученных из ГИС, например, из ESRI ArcGIS или Google Maps.
* * *
Таковы, вкратце, возможности Capital Projects, одного из компонентов пакета Documentum EPFM. В будущих публикациях мы продолжим освещение остальных приложений.