Учимся ставить правильную подпись в деловых письмах

Недавно перебирал старую почту, и мне в голову пришла такая мысль: подпись, которую мы ставим в конце делового письма, показывает уровень нашей квалификации и умения налаживать деловой контакт. А также уровень нашего понимания интернет-маркетинга (коммуникации по электронке — тоже часть маркетинга).

Например, по работе я нередко получаю письма от дамы, которая, если судить по ее подписи, не только не разбирается в интернет-маркетинге, но и вряд ли догадывается о его существовании. Эта подпись всегда выглядит следующим образом:

С уважением,
Ivanova mailto:ivanova@somemail.ru

Меня такая манера очень раздражает, и только вежливость не позволяет напомнить г-же Ивановой о том, что стоит указывать, как минимум, телефон и факс. Потому что иногда я вынужден ей перезванивать, для чего приходится залезать в бесконечный список деловых контактов в Outlook`е.
Уровень понимания интернет-маркетинга в этом случае не больше 1 по 5-бальной шкале. Почему не 0? Ну, электронной почтой она все же пользуется. Большая часть подписей превосходят этот пример, но все равно не дотягивает до уровня 5 баллов.
Приведу несколько примеров с наиболее распространенными огрехами.

1. Мелкий шрифт, незаметный текст.
Кто-то стыдится своей должности, а кто-то считает это красивым – но многие подписываются очень мелким шрифтом, заметно меньшим, чем шрифт самого письма. 10 pt, 9 pt, 8 pt… Словно не подпись ставят, а блоху подковывают. Некоторым и этого мало. Они окрашивают текст подписи в блеклые цвета, например, в светло-серый.
Когда в ящик поступают десятки писем в день, очень легко упустить из виду подпись-невидимку. Потом приходится тратить время, писать человеку: “пришлите номер телефона”. А телефон, вот он, надежно припрятан.



2. Неполные данные
Вот где безграничный простор для творчества! Можно “забыть” полное имя, должность, телефон, факс, адрес сайта и прочие “мелочи”.
Например, человек рассчитывает начать деловые переговоры с построения неформальных отношений и поэтому подписывается просто: Сергей. Но он не учел тот факт, что в его организации работает несколько Сергеев. Еще чаще не указывают должность. С кем имею честь общаться, и честь ли это вообще?
Любая пропущенная деталь – повод для лишних обращений за дополнительной информацией.

3. English
Подписи на английском языке часто практикуют сотрудники международных компаний, а также представители российских версий иностранных СМИ. Т.к. я поддерживаю контакты со многими журналистами, у меня скопилась хорошая коллекция таких подписей.
При всем уважении к корпоративным правилам, по моему мнению, в России подпись на иностранном языке – такой же нонсенс, как и нерусифицированный сайт:
— во-первых, мы живем в России и должны уважать ее язык независимо от того, в какой компании работаем;
— во-вторых, не всем понятны англоязычные версии должностей (например, кто с первого раза угадает, что такое “consume editor”?).
Если вы ведете переписку с иностранными партнерами, сделайте две-три-десять версий одной подписи и указывайте наиболее релевантную. Только не вставляйте в письмо все сразу (бывает и такое). Ниже пример самой длинной подписи в моей практике.



Представьте, как сложно найти сам текст рядом с такой монструозной подписью, особенно если нужно перечитать всю цепочку переписки.
Ключ к успеху в маркетинге – релевантность, адекватность своей аудитории. В реальной жизни вы не здороваетесь со мной по-английски, для чего же поступать иначе в Интернете?

Авторы писем считают подпись данью вежливости. Написать “С уважением…” – все равно, что спросить: “Как дела?”. На самом деле, подпись – та мелочь, с которой начинается настоящий интернет-маркетинг. По моему мнению, в подписи должны присутствовать:

— имя и фамилия;
— название должности;
— номер телефона, желательно с расширением, чтобы не звонить через секретаря;
— номер факса;
— номер мобильного (в некоторых случаях);
— адрес личной (и только личной, никаких info@) электропочты;
— адрес сайта;
— номер ICQ (если пользуетесь);
— адрес офиса.
И все это на русском языке.

Многие предваряют номер телефона кодом страны +7, т.к. этот вариант выглядит… солиднее. Но, по-моему, это претенциозная бессмыслица, если переписка не покидает пределов родины.