Аутсорсинг жизни, водка, матрешка

Аутсорсинг жизни – это когда вы отдаете сторонним исполнителям личные дела, такие как:

• Организовать детский поход на “Щелкунчика”: обзвонить подружек дочки и заказать билеты на всех
• Найти автосервис и починить машину
• Найти курсы немецкого в Гамбурге, которые начинаются в начале ноября.

В статье я расскажу об опыте использования в Москве, приведу примеры удачных и неудачных поручений и о том, сколько это стоит.

Зачем это нужно

Чтобы сэкономить время по крупицам. Вы скажете, сделать несколько звонков несложно самому. Это так, но несложно не означает нужно. Представьте себе самую смелую свою мечту, дело жизни.


Мой прошлогодний
список мечт — конечно,
не самых крупных

Откуда найти на это время? Сэкономить на звонках в автосервис и миллионах подобных мелочей.

Выбор такой: несложная рутина или сложная мечта.

Какие дела подходят

Естественно, дела, для которые быстрее поручить, нежели сделать самому. Например, подойдут дела, которые можно сгруппировать: вы экономите на повторном описании контекста:

Пожалуйста, дозвонитесь моей маме и узнайте, когда прилетает и когда улетает папа. Нужны число, время и номер рейса (либо название авиакомпании). Результаты пришлите по email. Желательно сделать сегодня до 17:00.

В случае, если папа улетает в среду и позже, просто пришлите информацию по имейл. Если он улетает во вторник вечером, позвоните в kassir.ru и отмените заказ №94364699 на мое имя. В случае, если он улетает раньше вторника вечером, позвоните в kassir.ru и измените заказ: пусть будет два билета вместо трех.

Спасибо, вы меня очень выручаете!

Кстати, это единственный случай, когда я не встретил понимания: родители было обиделись, что я сам гнушаюсь позвонить. Объяснял, что мы всегда можем поговорить по телефону, причем о более приятных вещах, нежели диктовать номер рейса. Объяснения приняты.

 
Спектакль “Город” в “Школе современной пьесы”, билеты на который были в заказе № 94364699.

Также, отлично подойдут требующие последовательного обзвона:

Пожалуйста, позвоните в магазины “Фирмато” на ул. Лесная и “Модная точка” на ул. Ленинский проспект, торговую сеть “Рандеву” и попросите исключить меня из СМС-рассылок, которые шлют на мой сотовый.

Если человек, который возьмет трубку, не в курсе, позовите менеджера и добейтесь от него обещания принять меры. Если такая опция не предусмотрена технически, пусть забьют несуществующий номер телефона.

Большое спасибо и хорошего дня.

Или перебора вариантов по заданному критерию:

Пожалуйста, найдите курсы немецкого языка в Гамбурге, которые начинаются 10-20 ноября. Требования к курсам:

• Близость к Aussenlster – до четырех километров вокруг
• Небольшая нагрузка – три-четыре дня в неделю по максимум три часа
• Начальный (но не нулевой) уровень.
• Плюс, если можно платить понедельно или за три недели (а не только за месяц).

Предлагаю методологию поиска:

1. Зайти на Google Maps, найти Aussenlster, Hamburg
2. Задавать поиски вроде “German”, “German language courses”, “Deutsch” etc.
3. После этого позвонить и узнать, есть ли подходящие курсы и свободны ли места.

Пожалуйста, когда стоимость ваших услуг перевалит за 500 рублей, приостановите работу и отпишите мне текущий статус изысканий.

Дедлайн – будет здорово, если вы найдете все школы сегодня и в те, которые не удалось дозвониться, отправите письмо, чтобы получить ответ завтра. В любом случае жду от вас результатов (какие есть) завтра в 14:00.

Большое спасибо!

В этой статье я не буду приводить ответы. Обычно они строго по существу и литературного интереса не представляют. Приведу в качестве единственного примера ответ на последний запрос:

Добрый день!
По Вашей заявке:

1. Goethe-Institut
Huhnerposten 1
20097 Hamburg, Deutschland
Tel.: +49 40 238543-0
Fax: +49 40 238543-99
hamburg@goethe.de
http://www.goethe.de/INS/DE/ORT/ham/kur/ru425855.htm

Есть Вечерние курсы 3 раза в неделю. 72 ак. часа. Сроки курсов: 26.10. – 17.12.2009
Группы после прохождения тестов на выбор от начального уровня до продвинутого.
Цена за курс: 576 евро.

И так далее: три подходящих и много тех, которые проверены, но не удовлетворяют критериям.

Озеро Alster в Гамбурге, о котором выше идет речь. Красивое.

Какие дела не подходят

• Дела, которые вы не можете сделать сами. Не ждите от секретарей чудес: они за вас не подготовят презентацию и не напишут статью.
• Дела, которые требуют постоянных созвонов с вами. Это становится маленьким адом: секретарь звонит вам, перезванивает туда, получает вопрос, перезванивает вам и так далее. Лучше позвонить самому и решить одним заходом.
• Поручения напомнить о чем-то, спланировать и так далее. Проблема собственного раздолбайства за чужой счет не решается – поверьте раздолбаю каких мало. Я еще в детстве забывал дома портфель, когда шел в школу.
• Срочные дела, во-первых, превращают ожидание в стресс и, во-вторых, снижают результативность:

Добрый день. Дочке для кукольного спектакля нужны бамбуковые палки длиной от полуметра до метра. Нужно сегодня до 4 часов, поэтому по интернету заказать не удастся.

Палки продают в цветочных магазинах — пожалуйста, обзвоните цветочные магазины возле моей работы и дома и найдите ближайший. Если обзвон более пяти магазинов не принесет результатов, пожалуйста, поищите в интернете и найдите ближайшие два места в городе.

Заявка актуальна в течение часа, после этого прошу прекратить поиски.

Оказалось, что нигде поблизости палок нет в наличии, а заказывать через интернет времени не было. Пришлось пойти в лес и найти березовую ветку — красочная картина поражения идей информационного общества.

Поменьше общения с секретарем

Чем меньше секретарь обращается к вам с промежуточными результатами, тем лучше. Я стараюсь расписать все шаги:

Добрый день.

Два дела к одной курьерской службе – Сибэкс, http://sibex.biz

1. Мама послала мне посылку, но указала неверный адрес (старый на Факультетском переулке). Нужно позвонить и сменить адрес доставки на адрес офиса. Отправитель – мама (если что в Highrise), номер накладной 0080401. Пожалуйста, приложите усилия, чтобы выдали моим коллегам, а не мне лично по паспорту: например, по копии паспорта или пусть позвонят отправителю и удостоверятся, что он не возражает, но если не удастся убедить, я буду в офисе завтра с 17 до 19. Если у них штрафы за некорректный адрес – ок.
2. Отправить посылку папе (адрес в Highrise), коробка ждет в офисе. Вес – 6 кг. Нужен самый дешевый тариф, сколько будет идти – не имеет значения.

В идеале, конечно, один курьер привозит ту посылку и увозит эту. Спасибо.

Подводные камни

Как оказалось, нужно ставить какое-то ограничение по бюджету:

Пожалуйста, купите и доставьте мне зарядку для вот этого триммера Philips QT4085. Бюджет – чтобы выходило не дороже, чем стоит новый триммер. Спасибо.

Однажды мне поменяли дату билета так, что рейс в одну сторону оказался дороже билета туда-обратно. Само по себе это не страшно: этот разовый убыток в несколько тысяч рублей давно окупился.

Тимоти Феррис в своей книге “The 4-Hour Workweek” советует просить у них резюмировать задание своими словами, чтобы убедиться, что он правильно понят, однако я считаю эту практику неуместной: она удлинняет цепочку на два письма, что противоречит моим идеям эффективной работы. Если меня когда-нибудь неправильно поймут (что случается раз в пару месяцев), то это задание переделают, а мне это будет уроком лучше формулировать мысли. Вуаля! Экономия десятков писем в год.

Да и самого Ферриса можно упрекнуть в непоследовательности: он пишет, что работает с email раз в неделю. Но в таком случае ему придется прочитать резюмированное задание только спустя неделю.

Доверие

Вы должны доверять секретарю и обеспечить его всей необходимой информацией, чтобы он вас не дергал. Например, поручение кому-то позвонить становится нерентабельным, если вам для этого придется найти и вписать в задание телефон. Я дал секретарям доступ к следующей информации:

• Всем контактам, которые храню в удобной системе Highrise. В системе можно вести заметки по каждому контакту, и связавшись с кем-то, секретари добавляют заметку. Там же они в случае чего обновляют контакты. Highrise синхронизуется с iPhone, так что изменения автоматически попадают на iPhone.
  
  
  
  
• Номеру кредитной карточки, иначе заказ цветов удлинняется в три раза (курьер должен сначала забрать наличные), а задача покупки авиабилета становится практически невозможной. Когда-нибудь, возможно, я столкнусь с проблемами – но, во-первых, это не произошло, а во-вторых, даже если так, то к тому времени доверие окупится.
• Календарю, иначе выбор времени чтобы, например, забрать машину на эвакуаторе, перерастает в цепочку созвонов: “Иван Владимирович, вы четверг можете? Нет? Сейчас мы перезвоним”. Туда же, в календарь, секретари заносят события. Я пользуюсь календарем Google – он бесплатно присылает напоминания смсками — и в России, и в других странах.
• Всем документам. Я отсканировал все документы: паспорт, загранпаспорт, права, техпаспорт и выложил на отдельной страничке (я пользуюсь Backpack). Там же основные данные выложены для копи-паста: например, паспортные данные.
  
  

Сколько стоит

Есть короткий и длинный ответ. Короткий — у меня выходит долларов сто в месяц.

Я попросил не информировать меня о низком балансе, а просто присылать курьера в офис за деньгами, где им беспрепятственно выдают сумму, которую они назовут. По сути, они берут сколько считают нужным, но не злоупотребляют.

Длинный ответ (цитирую письмо за 2008 год):
Абонентская плата 800 руб., включает 100 мин работы, дополнительная минута — 8 руб.

Часть услуг тарифицируется по фиксированной ставке, например заказ товара в интернет-магазине 150 руб., а если нужно выбрать товар и сравнить условия доставки, то 550 руб. Именно эта разница в тарифах дает комический эффект при заказе книг (книги от интернет-магазина к магазину мало разнятся в цене и условиях доставки), поэтому я попросил по умолчанию заказывать их в одном интернет-магазине по умолчанию и не искать.


Счет за какой-то непонятный период

Последний абзац, который никто не читает

Концепцию life outsourcing так легко перепутать с медийным образом секретаря крупного начальника: входя в офис, такому нужно швырять пальто и отправлять за кофе. Такой секретарь находит момент, чтобы робко вставить “Сергей Раймондович, звонил поставщик, что передать?”, прищуриваясь на случай, если в него пожелают запустить телефоном.

Меня тошнит от образа Сергея Раймондовича, “Дьявол носит Прада” и прочих садистов с плохим тайм-менеджментом.

• Во-первых, людей нужно любить и обращаться вежливо, а поручения сгонять за кофе унизительны
• Во-вторых, кофе быстрее самому. Чтобы вызвать секретаря, нужно нажать на телефоне три кнопки, а чтобы сварить кофе – на кофеварке одну. Та же история со многими другими делами, которые принято делегировать.

Однако, эта концепция очень удобна тем, что позволяет ничего не менять. Может быть, ничего менять и не нужно, а может быть, стоит попробовать. Что если

• Попробовать написать кому-то задание?
• Попробовать взглянуть на свои дела под другим углом, как бы со стороны?

Ведь когда вы описываете свою работу в задании, вы ее описываете для стороннего наблюдателя. Что увидит этот наблюдатель? Возможно, гармонию в делах, часть которых можно снять, чтобы освободить время для других радостей. Однако, возможно, он увидит, хаос, который прикрывается высокой загрузкой.



У Зощенко есть рассказ, как в коммунальную квартиру провели лампочку Ильича. Тут-то люди и увидели, в какой грязи живут, при этом большинство жильцов бросилось отмывать, а одна хозяйка выкрутила лампочку. Эта статья — для тех, кто лампочку оставляет. И для тех, кто выкручивает. Она для тех, кто пробует вкрутить лампочку и посмотреть, что будет.