Как писать письма, чтобы на них отвечали?

http://www.bothsidesofthetable.com/2013/08/25/how-to-get-people-to-take-action-when-you-send-an-email/?utm_source=t.co&awesm=bothsid.es_qAg&utm_medium=bothsid.es-twitter&utm_content=awesm-publisher&utm_campaign=
  • Перевод


Каждый из нас получает много писем. Да и отправляет не меньше. Когда мы составляем важное письмо, мы рассчитываем, что на него ответят или сделают то, о чем мы попросили.

Однако, если вы посчитаете количество входящих писем и умножите на время, которое нужно, чтобы прочитать и ответить на все — вы будете в шоке. Рабочего дня вам просто не хватит.

Существуют несложные приемы, которые увеличат ваши шансы получить ответ. Если вы последуете этим советам, вам будут благодарны.

Переведено в Alconost.



1. Пишите кратко и по существу


Люди часто пишут слишком много. Когда я составляю важное письмо, в основном я думаю не о том, чего бы еще дописать, а о том, что я могу выкинуть. Когда дело касается электронной почты, меньше — значит лучше. Если вы сомневаетесь, нужно ли что-то писать — не пишите.

2. Самую важную просьбу размещайте в начале


Многие отправляют письма без «призыва к действию». Постарайтесь писать так, чтобы читатель понял, чего вы пытаетесь добиться. Если вы не предполагаете никаких ответных действий, сообщите об этом сразу: «информация в письме — просто для вашего сведения, никаких действий не требуется».

Сложный вопрос не всегда получается описать лаконично. Если у вас вышло много текста — сообщите свою просьбу в самом начале.

Когда я пишу суперважное письмо с указанием обязательных сроков, я выделяю основную информацию красным цветом и жирным шрифтом. Пример: я пишу письмо с приглашением к участию в каком-либо событии. Я выделю красным цветом дату события, дату, до которой нужно подтвердить участие, и место проведения события. Вся эта информация будет в самом начале письма.

3. Разбивайте большие письма на параграфы


Когда письма становятся слишком длинными из-за обилия деталей, я разбиваю их на параграфы (как в этом посте). Хорошо структурированный текст помогает понять, о чем идет речь. Кроме того, читателю будет проще быстро просмотреть письмо и найти нужные данные. Если получатель откроет ваше письмо и увидит огромный блок текста, он, скорее всего, отмахнется и переключится на остальную почту (перечитайте пункт 2 — если вы напишете все самое важное в начале и выделите жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели).

4. Пишите кому-то одному


Это очень важно. Это — основная причина, почему я взялся за этот текст. Я часто вижу людей, которые пишут сразу всем. Например, CEO, который пишет всему правлению: «пожалуйста, помогите мне разобраться с Google» или «взгляните на список потенциальных инвесторов и скажите мне, что думаете».

Даже если люди хорошо мотивированы, они вряд ли ответят на обращение к группе. Это может подтвердить любой социолог.

В комментариях Мартин Пикок написал, что это, вообще, известный эффект:

Представьте, что вы получили письмо, в котором говорится: «Эй, Сара, я бы хотел попросить тебя о небольшой услуге...», — или даже: «Сара, 17 февраля я провожу мероприятие и хочу знать, сможешь ли ты прийти». Вы понимаете, что это письмо адресовано лично вам. Если вы не ответите, вы подведете своего собеседника.

Когда вы отправите письмо с текстом: «Я бы хотел, чтобы мне кто-нибудь помог...», — все решат, что поможет кто-то другой. Да, есть люди, которые отвечают на подобные письма. Но их намного меньше, чем тех, кто откликнется на персональное обращение.

Поверьте моему опыту — я пробовал оба варианта на протяжении многих лет.

Проще всего сделать так: напишите общую часть письма, которая будет одинаковой для всех. После этого создайте несколько вариантов текста. Добавьте имя того, к кому обращаетесь. Я часто приписываю что-то персональное в начале каждого письма и/или изменяю данные, относящиеся к вопросу.

Конечно, это труднее, чем написать одно письмо для всех. Поэтому, в случае, если вопрос не очень важный, я делаю массовую рассылку. Однако, если речь идет о чем-то серьезном, я пишу личные письма.

Я нашел приложение, которое должно облегчить мне задачу. Оно называется ToutApp. Я познакомился с его создателем и попробовал демо-версию. Мне понравилось, как оно сделано и что умеет.

5. Тема письма должна быть весомой


Заголовок письма значит не меньше, чем текст твита или название статьи. Мы — поколение беглых читателей. Мы просматриваем заголовки писем, чтобы понять, какие из них нужно открыть. Через несколько дней, если письмо не прочитано, оно, скорее всего, пропало без вести. Если о нем не напомнить, на него никогда не ответят.

Поэтому пишите заголовки так, чтобы ваши письма читали!

Я пишу что-то вроде:
  • небольшая, но очень важная просьба
  • важное вступление: компания a / компания b
  • заканчиваются места на круглом столе «Будущее ТВ» — подтвердите участие на этой неделе
  • небольшой вопрос — вы можете помочь?

Или как-то так. Еще раз, я не всегда пишу идеальные заголовки — я часто нажимаю «отправить», не думая. Однако, если это важное письмо — от его заголовка зависит судьба ответа.

6. Время дня имеет значение


Не отправляйте важные письма вечером пятницы (только если у вас очень срочное дело). Я обычно пишу текст письма в конце недели, а отправляю утром в понедельник. Я хочу, чтобы письмо было в начале списка, а не в самом низу. Многие начинают свой рабочий день с проверки почты (хотя специалисты по продуктивности советуют не делать этого!)

Мне сказали, что ToutApp умеет отправлять письма по заданному расписанию.

Кстати, если я пишу пост для блога в субботу, утром понедельника я напоминаю об этом в Twitter — по той же самой причине.

7. Намылить, смыть и повторить


Когда я был моложе, я страдал, если на мои письма не отвечали. Сам я тогда получал мало писем и мог ответить всем.

С годами я понял, что некоторые люди перегружены и не могут обработать все, что им приходит. Чем выше ваша должность, тем сложнее требования, больше работы, и так далее. Чем старше мы становимся, тем больше у нас ответственности за пределами работы, и тем меньше людей сидит до 2 часов ночи, чтобы ответить на каждое письмо.

Поэтому просто отправьте вашу просьбу еще раз. Я обычно жму «ответить всем», чтобы адресат увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я никого не обвиняю. Это глупо. Если я говорю с важными людьми, то поставить их в неудобное положение — последнее, чего я добиваюсь.

Я просто пишу что-то вроде: «Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения» и повторяю свою просьбу.

Выждав некоторое время (чтобы не выглядеть назойливым попрошайкой), я отправляю письмо в третий раз. И говорю: «Прошу прощения за повторное письмо, я не хотел быть навязчивым. Однако, я надеюсь, что у вас найдется две минуты для меня до следующей среды, чтобы...».

Комментарий переводчика: я бы хотел добавить еще один совет из личной практики. Если вам надо написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно — не тратьте время и не мучайте себя выдавливанием формулировок и фраз, запомненных еще со времен школы. Сразу пишите письмо на родном языке, а затем переведите его у хорошего проверенного переводчика. В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».

Если у вас нет под рукой надежного переводчика — вы можете попробовать наш сервис живых онлайн переводов Alconost Nitro. Уверен, экономия времени и эффект от хорошо написанного и переведенного письма стоят тех денег, которые вы отдадите за перевод.

Чтобы протестировать сервис бесплатно — зарегистрируйтесь в системе, пришлите нам на nitro@alconost.com ваш логин и пару строк о себе, и мы дадим вам купон на пополнение счета. Купон действует только для новых аккаунтов.



О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com

Alconost 76,36
Локализуем на 68 языков, делаем видеоролики для IT
Поделиться публикацией
Комментарии 26
  • –14
    Ещё могу посоветовать пользоваться чёрточками для разделения «логических блоков» письма. Часто помогает.
    Например:

    > Xyz, добрый день!
    >
    > Мы доработали систему ZYX по плану, согласованному 31 декабря.
    > Прошу проверить по ссылке site.ru/ссылкаДляПроверки — и дать обратную связь.
    > Подробности ниже.
    >
    > =================================
    >
    > Список доработок по итогам встречи:
    > 1. Блаблабла.
    > 2. Блаблабла, блабла.
    > 3. Блаблабла, блабла, блабла.
    … страница текста…
    > 48. Блаблабла, бла.
    • +18
      Обычно не читаю после черточек, т.к. интуитивно считаю что это уже подпись или мое предыдущее сообщение.
    • +11
      Отправил когда-то вот такое письмо:

      Hello Erica.
      I'm a russian iOS software developer. I'm going to write an article concerning iOS development, especially undocumented features. As you appear to be significant (probably most significant) person in this area, I considered to append references to your books, blog and GitHub projects to my article. My article is to be written in russian, and I should adopt your name to russian language.

      Therefore, my question is: How do you pronounce your second name?
      I mean, does it sound more like word «sudden» or «sah dune»? Or maybe quite different? BTW, I'm familiar with phonemic notations (like IPA).

      Of course I'll add your name in original spelling, too.
      With best regards, Oleg Trakhman.

      А вот какой ответ получил :))
      Zdravstvoi!

      It's sah-DOON

      Spaceba, — E


      Не часто пишу письма, а на английском тем более, но это было забавно :)

      • +3
        Очень лаконичный ответ от иностранца, никогда таких не видел, обычно они пишут чуть больше и часто в их письме встречаются предложения, начинающиеся с remember или notice.
        PS\ Так и просятся в конце ее ответа три слова: Perestroika, Vodka, Balalaika )
        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
        • +16
          Интересная у вас фамилия.
          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
          • +1
            И где обещанная статья? =)
          • +3
            Банальные стандартные советы.

            Сводятся к одной рекомендации: экономьте время, как своё, так и чужое.

            Фокусировка темы, логическое разбиение, правильная адресация, корректировка времени отправки — всё ради экономии времени собеседника и, следовательно, своего.
            • +2
              Если пользоваться только переводчиками, то никогда сам не научишься писать письма. Поэтому лучше написать самому, после — показать опытному человеку. Так с каждым разом писать вы будете быстрее и лучше.
              • 0
                Соглашусь. Более того, правило «В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».» не всегда работает, особенно если переводчик не владеет нужной терминологией. Причём по поводу технического перевода я бы тоже не обольщалась: технологии развиваются стремительно и если речь идёт о незнакомой переводчику, он может странные термины употребить.
              • +12
                Терпеть не могу заголовки «небольшая, но очень важная просьба» — смотришь потом на десяток таких просьб и думаешь, у кого же какая была просьба. Пишите конкретно: «подними сервер example.org» или там «одолжи денег мне на плюшевого мишку».
                • –6
                  Тогда слишком просто будет настроить фильтр чтобы все письма с «одолжи» летели прямо в мусорку…
                • +3
                  Еще опытным путем было выяснено, что если в письме содержится вопрос, то лучше его задать не в виде

                  — а как бы вы хотели, чтобы мы реализовали эту фичу?
                  ( опционально — описание фичи и много-много слов)

                  а в четком структурированном виде:
                  мы можем реализовать эту фичу несколькими способами:
                  — первый ( кратко, но четко)
                  — второй
                  -…
                  Какой вы предпочитаете?


                  вероятность получить ответ существенно возрастает
                  • 0
                    На мой взгляд, это не столько специфика написания писем, сколько специфика работы аналитика с Заказчиком. Лучше самим продумать более удобные в реализации варианты и сразу предложить их, чем заставить Заказчика фонтанировать задумками, и потом объяснять ему почему так делать не стоит.
                  • 0
                    Да, согласна, в современном мире, мире информационного шума и переизбытка информации, нужно быть максимально лаконичным и писать только по делу. Призыв к действию я считаю — это один из ключевых аспектов конверсионного письма. Мы тестили когда-то, так получилось, что письма с призывом к действию увеличивают конверсию на 30%, если же поместить его еще и в заголовок письма — на 50%.
                    • 0
                      Если проще то так поступают по-сеошному: в форум или в письмо пишут интересное предложение, но как бы несознательно упускают важные детали, которые не узнать, если не задать вопрос в том же форуме или в ответном письме.

                      Другими словами, предложение должно быть интересным, привлекательным, но плохо описанным.
                      • –2
                        Спасибо, КЭП (с)
                        • 0
                          Очевидно, что даже если вам это очевидно, то это не значит, что все так делают. Если бы все так делали — статьи не возникло бы.

                          P.S. Капитан сильно занят, поэтому он попросил ответить меня.
                          • 0
                            Во всяком случае для меня, это оказалось небольшим открытием. Возьму на вооружение.
                          • –1
                            Меня больше всего раздражает, когда люди вместо коротких деловых писем, стараясь быть вежливыми, пишут «шекспировские поэмы». Иногда, читая такие письма, кажется, что человек не преследует никаких целей, кроме как поупражняться в красноречии. И люди смахивают на идиотов-джентельменов, которые не могу пройти в дверь, потому что каждый обязан пропустить другого. Типа из вежливости.
                            Нет, в вежливости ничего плохого нет. Вот только излишняя вежливость времени отнимает очень много и обязывает адресата отвечать в соответствующем духе. В итоге, вместо короткого «нет» уже через минуту, например, вы получаете «Уважаемый Василий Иванович! Мне очень лестно ваше внимание к работе нашего отдела… Но к сожалению, в связи с...» только на следующий день.
                            • 0
                              К этим советам я бы еще добавил по возможности избегать нескольких вопросов в письме, особенно разнесенных по разным параграфам. Часто получается, что отвечают только на последний. Лучше всего выделить все вопросы в блок вида: А теперь ряд вопросов: 1.… 2.… и т.д.
                              • 0
                                Спасибо! Интересная статья!

                                Пункт 1 должен быть по важности, на мой взгляд, тема. Очень часто этот пункт, к сожалению, игнорируют.

                                Хотелось от себя добавить: для того, чтобы, например, коллега быстро ответил рекомендую ставить в копию руководителя, курирующего направление. Так он не только будет в курсе Вашей текущей работы, но и в случае чего может оказать помощь.

                                Мне часто приходится вести переписку с официальными лицами и для того, чтобы убедиться, что письмо прочитали, оставляю приписку: прошу подтвердить получение письма. Это помогает. Человеку не нужно сразу давать ответ, он просто показывает, что оно дошло. А если он уже открыл и прочитал письмо, то и ответит скоро.
                                • +1
                                  Вот как на этот же вопрос из заголовка, только с позиции получателя (а не отправителя) сотен писем ответил профессор университета Юты — Мэтт Майт.
                                  • 0
                                    Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения

                                    Прекрасная фраза, которая не заставляет человека чувствовать себя неудобно и более того, даёт ему возможность понять, что его ответу, пусть и запоздалому будут рады. Никогда не понимал людей, которые мне или другим людям говорят, что «я тебе писал, а ты не ответил, а сейчас уже поздно» или «я тебе три раза писал, а ответа так и не увидел. Почему?».
                                    • 0
                                      К слову, глядя на эту фразу на русском, я бы ожидал дальше предложение отмыть очередные 20 млн из Нигерии увидеть.

                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                    Самое читаемое