Коллективная работа и электронный документооборот. Опыт обучения в университете

    Последние десять дней Хабр с подачи aleshqqa1337 обсуждает ИТ-образование. Публикуем заметку преподавателя, работающего в техническом вузе, о том, как разрабатывалась программа новой дисциплины «Системы электронного документирования и коллективной работы», по каким критериям выбиралось ПО для обучения и какие задания выполняют студенты.

    Автор — Стремнев Александр Юрьевич, к.т.н., доцент кафедры информационных технологий, Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова.



    В 2016 году на кафедре Информационных технологий Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова было начато обучение по программе магистратуры в рамках специальности «Информационные системы и технологии». По данному направлению в текущем учебном году предстоит первый выпуск магистров. Глобальная цель подготовки заключается в освоении широкого спектра программных комплексов, касающихся различных прикладных областей, таких как бизнес, государственная служба, медицина, образование, мультимедиа, геоинформатика, САПР. Магистры должны не только изучить возможности соответствующего программного обеспечения, но и получить практические навыки в области системной интеграции. В учебный план магистров-ИТшников в числе прочих входит дисциплина «Системы электронного документирования и коллективной работы», разработку которой поручило мне руководство кафедры. Процесс подготовки рабочей программы любой дисциплины включает выбор программной платформы, планирование занятий, выпуск необходимых методических указаний, пособий и руководств.

    Первая задача, стоявшая передо мной при разработке дисциплины, – выбор базовой программной платформы. Пожалуй, это самый важный этап, поскольку от него зависит, будут ли полезны студентам знания не столько о конкретном ПО, сколько о целом классе систем, его функциях, настройках, принципах использования.

    Каким аспектам работы систем электронного документирования (СЭД) хотелось бы уделить наибольшее внимание в учебном процессе? Перечень примерно следующий:

    • коллективная работа над документами (редактирование, версионирование, обсуждение);
    • разграничение прав доступа (организация рабочих мест);
    • управление типами документов (редактирование состава атрибутов и их свойств);
    • поиск по документной базе;
    • визирование посредством электронной цифровой подписи;
    • подготовка отчетов, ведение статистики.

    На каком ПО учить


    Было рассмотрено несколько вариантов систем для реализации электронного документооборота. В процессе выбора я руководствовался четырьмя критериями:

    1. Достаточный функционал.
    2. Удобство установки и настройки.
    3. Ясный пользовательский интерфейс.
    4. Условия поставки.

    В нашем университете для внутреннего документооборота несколько лет применяется Lotus Notes, но, на мой взгляд, по перечисленным выше критериям к этой системе можно предъявить серьезные претензии по пунктам 2 и 3.

    Другие варианты, такие как VerDox, ДЕЛО, Alfresco, требуют установки и настройки довольно «тяжелых» СУБД.

    Поскольку я по своему профилю – инженер в области САПР и веду соответствующий курс бакалавриата, то одно из направлений поиска подходящей СЭД проходило в моем родном конструкторском поле. Тем более, что некоторый опыт коллективной работы имелся в ПО Autodesk на платформе Fusion 360. Эта система довольно динамично развивается и представляет собой чрезвычайно насыщенный функциями «комбайн», содержащий инструменты 3D-моделирования, инженерного анализа, CAM и визуализации. Fusion 360 включает также базовые средства для коллективной работы, но в моей ситуации принять за основу этот продукт мешают два обстоятельства. Во-первых, эта система ориентирована на «облако», а в условиях ВУЗа организовать рабочие места с широкополосным доступом в Сеть бывает проблематично. Второй момент связан с условиями лицензирования – бесплатный студенческий Fusion 360 ограничен в плане разделения прав пользователей (все участники проекта, по сути, становятся администраторами).

    Поэтому мой поиск продолжился, и я решил более подробно изучить палитру существующих СЭД в области САПР. Если честно, то в отраслевых журналах «САПР и графика» и «CAD/CAM/CAE Observer» статьи, касающиеся СЭД, раньше просматривал «по диагонали», но когда возникла необходимость, пришлось окунуться в это относительно новое для себя поле. Обилие рынка СЭД несколько обескураживало. И ориентиром мне, как ни странно, выступил … Компас-3D. В этой САПР я не работал, но был наслышан о том, что эта система отечественной компании АСКОН довольно популярна в России и странах СНГ. Также мне было известно о довольно интересной политике АСКОН в отношении учебных заведений – предоставление учебных и студенческих версий. И вот, в одном из номеров журнала «САПР и графика» мне попалась заметка Ольги Гришко «Сохранить, сравнить, согласовать. Организуем работу с проектной документацией в Pilot-ICE» о возможностях новой СЭД от АСКОН. Сразу же привлек внимание интерфейс – в отличие от других решений читабельный даже на скриншотах. Далее на isicad.ru я посмотрел материалы преподавателя МАРШ Евгения Шириняна «Мои первые впечатления от асконовской системы Pilot-ICE» и Евгения Жильчикова «АСКОН представляет web-клиент для системы управления инженерными данными Pilot-ICE» и, наконец, обратился к сайту системы. Здесь я заполнил заявку на Pilot-ICE и получил бесплатную лицензию на 50 рабочих мест для использования этой системы в нашем университете.

    Настройка и тестирование


    Процесс установки и настройки Pilot-ICE оказался несложным, тем более, что под рукой была пошаговая инструкция от разработчика. Весь процесс инсталляции и развертывания занял буквально 10 минут. Конечно, Pilot-ICE – это не «тяжелая» САПР, но мой опыт установки ПО Autodesk давал основание для гораздо более длительного лицезрения сменяющихся заставок и бесконечных прогресс-баров. Базовый инструментарий Pilot-ICE был освоен мной достаточно быстро, опять же благодаря инструкции и встроенной справке.

    Для тестирования системы я решил сымитировать с ее помощью работу миниатюрной проектной конторы, весь персонал которой состоит из секретаря, руководителя и конструктора. При этом каждый пользователь отвечает за определенный тип документа («письмо», «приказ», «чертеж») и может передавать его коллегам с целью проверки, редактирования или визирования.


    По каждому документу в системе ведется история версий с указанием причины создания версии, автора и времени создания

    Сначала определил структуру организации, создал пользователей и необходимые типы документов, а затем столкнулся с необходимостью настройки прав доступа.
    Здесь возникла первая сложность, поскольку все пользователи изначально имели права на все объекты документной базы. Я обратился за помощью в Белгородское представительство АСКОН, где мне посоветовали настроить права через промежуточную учетную запись «системного администратора» в Pilot-MyAdmin. И я смог раздать необходимые разрешения другим пользователям.


    В Pilot-MyAdmin для каждого пользователя нужно настроить отображаемое имя в системе, логин и пароль

    Еще один вопрос был связан с механизмом электронных цифровых подписей. Для его практической освоения в учебном процессе я пользовался детальной инструкцией (доступна на сайте разработчика) о развертывании центра сертификации и утилитой Make Certificate.


    Информация об электронных подписях хранится на вкладке документа с указанием времени подписания и роли участников

    В ходе тестирования понравился подход Pilot-ICE к представлению документов: исходный файл может быть представлен в любом формате, но для системы документооборота он преобразуется в xps. Такое решение справедливо особенно в отрасли САПР, где разнообразие типов проектных документов чрезвычайно велико, и на всех рабочих местах трудно гарантировать не только редактирование, но даже иногда и просмотр некоторых форматов.


    XPS-документ открывается в отдельном просмотрщике, встроенном в Windows, или в бесплатном Pilot-XPS, разработанном АСКОН

    Практика


    Собственно занятия на платформе Pilot-ICE у магистров нашей кафедры уже начались в 2017 учебном году. Сейчас мы изучаем пользовательский интерфейс и знакомимся с принципами проектирования объектов различных типов.

    Планируется, что каждый магистрант подготовит в соответствии с вариантом постановки свою базу документооборота и развернет ее на сервере Pilot-ICE. Затем каждая из баз будет апробирована – все участники занятий должны будут распределить между собой прописанные в базах роли и, войдя в соответствующие учетные записи, выполнят полный цикл производственных мероприятий (создадут документы, отправят их на согласование, выдадут задания и проконтролируют их выполнение).


    Пример базы, используемой для обучения. По каждому заданию видны сроки выдачи и выполнения, разработанная документация, переписка.

    По итогам апробации будут сформированы уточнения и рекомендации по более рациональной организации и практической реализации СЭД. Формально в соответствии с учебным планом по дисциплине «Системы электронного документирования и коллективной работы» для магистров нашей кафедры предусмотрено выполнение расчетно-графического задания.

    Что касается дипломов и курсовых, то здесь я думаю, нужно более серьезно изучить возможности API Pilot-ICE и вероятно опробовать корпоративную версию Pilot-ICE Enterprise.

    Стремнев Александр Юрьевич, к.т.н., доцент кафедры информационных технологий Белгородского ГТУ им. В.Г. Шухова
    nml235l@yandex.ru
    АСКОН 89,25
    Крупнейший российский разработчик инженерного ПО
    Поделиться публикацией
    Комментарии 0

    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

    Самое читаемое