Компания
30,99
рейтинг
19 ноября 2014 в 11:19

Разработка → Что не так с Email и как это исправить

image

Электронная почта настолько прочно вошла в повседневную жизнь огромного количества людей и организаций, что большинство из них даже не задумываются об эффективности этого средства общения. Однако у email есть одна большая проблема — он обладает свойством «засасывать» человека в переписку — чем больше сообщений отправлено, тем больше нужно отправить. В таких условиях вернуться к действительно приоритетной работе довольно трудно.

Проблемы при работе с email


Согласно различным исследованиям, офисные работники тратят до трети своего времени на то, чтобы разгрести завалы в почтовом ящике. Электронная почта отнимает так много рабочего времени, что некоторые компании даже вводят специальные регламенты по работе с этим инструментом (в частности, запрещая работникам пользоваться почтой в определенные часы или проверять ее чаще нескольких раз в день), а некоторые вообще отказываются от него.

Но почему электронная почта требует столько времени? Тому есть несколько причин, большинство из которых имеют непосредственное отношение к так называемому «человеческому фактору».

Неправильный выбор инструмента для общения

Очень часто люди используют email в ситуациях, которые больше подходят для других средств коммуникации. Например, договориться о коротком совещании можно, просто отправив приглашение в приложении-календаре, используемом в компании — и нет нужды в обсуждении на пять писем.

image

Кроме того, многие пользователи не считают нужным описывать суть своего сообщения в поле «Тема» и не уделяют внимание форматированию и выделению главных мыслей. В результате их собеседники тратят большое количество времени на то, чтобы понять суть письма. Пометки вроде «Срочно» или «Быстрый вопрос» могли бы сэкономить уйму времени и выделить те сообщения, которые требуют большего внимания.

Нерелевантная корреспонденция

Почтовые ящики миллионов пользователей email ежедневно забиваются спамом и автоматически сгенерированными сообщениями от различных сервисов (служебная информация вроде смены пароля, новостные рассылки и дайджесты и т.д.)

Разброс типов сообщений приводит к необходимости фильтрации сообщений. Некоторые люди используют для этого ярлыки, другие создают специальные правила в почтовом клиенте. Однако выработка собственной системы работы с электронной почтой требует времени и усидчивости, которая есть далеко не у каждого. Заставить себя создать ярлыки и настроить правила для отправки спам, оповещений, сообщений от важных адресатов не так-то просто.

image

Убрать ненужные задачи


Существует довольно большое количество проектов, которые пытаются решить проблемы email. Разработчики этих сервисов заявляют о том, что в той или иной степени электронная почта просто необходима, однако существует возможность улучшить качество работы почты.

Как правило, борцы за улучшение email делятся на две категории — одни создают более продуманные почтовые клиенты, а другие пытаются отнять у электронной почты статус «сервиса для всего» и остановить людей от использования email для неподходящих задач вроде быстрых обсуждений или управления задачами.

Проекты, вроде Voxer, который пытается заменить некоторые электронные письма голосовыми сообщениями, или Asana, создатели которого продвигают структурированный подход к организации обсуждений проектных задач.

Команда проекта Kato.im также придерживается подхода, согласно которому email можно вытеснить из некоторых областей, где его применение неоправданно. Мы создали средство для корпоративных коммуникаций, которое во многих случаях может заменить электронную почту.

image

По клику изображение откроется в полном размере

Для того, чтобы общаться с «внешним миром» компании все равно будут использовать email еще долгие годы — нет никаких предпосылок, что число компаний, отказавшихся от него будет стремительно расти. Однако для общения внутри компании, внутри команды, работающей над одним проектом, электронная почта не нужна и является неэффективным средством коммуникации, которое может только отвлекать.

Электронная почта в значительной степени представляет собой автоматические письма, которые никак не помогают в деле обсуждения проектов членами команды. Платформа Kato позволяет сотрудникам выделять только нужную информацию, избавляясь от «шума». С помощью интеграций со сторонними сервисами вроде Google Docs или Heroku работники могут в одном месте видеть всю информацию о ходе проекта.

Бесплатная версия сервиса обладает обширной функциональностью (например, неограниченное количество подключенных сотрудников, неограниченный архив истории с вомзожностью поиска). Таким образом, в рамках команды электронную почту можно полностью заменить без лишних затрат.

Вывод: Нужно экономить время


Электронная почта никуда не денется, однако в наших силах сократить время, которые мы тратим на то, чтобы продраться через бесконечную череду оповещений, спама и сообщений, на 90% состоящих из «воды».

Email не виноват в том, что люди не всегда используют его по непосредственному назначению. Нужно лишь признать, что существуют сервисы, которые более эффективны в конкретных ситуациях. Это позволит решить главную проблему электронной почты и начать экономить ресурсы, главным из которых является время.

image
Автор: @KatoProject
Kato.im
рейтинг 30,99

Комментарии (58)

  • +12
    Уже сколько было этих «убийц емейла», а ни один покамест не взлетел.
    • +1
      Ну как сказать, убить email полностью, наверное, невозможно, но вполне можно заменить его в определенных аспектах. Я читал о компаниях, которые полностью перешли во внутренних коммуникациях на другие сервисы, отказавшись от почты. А с внешним миром-то оно конечно, без email никуда
      • –2
        А зачем? Электронная почта вполне нормально выполняет возложенные на неё функции. Если бы ещё меньше людей пользовалось убогими клиентами вроде аутлука, многих проблем можно было бы легко избежать.
        • +1
          Ну не знаю, например во внутрикорпоративном общении имейл часто дико раздражает — например, корпоративные рассылки и обсуждения гораздо логичнее делать не с помощью почты, но кого это останавливает. И таких аспектов может быть довольно много. Для внешнего общения почта подходит отлично, для внутреннего — не особенно
          • +1
            Честно говоря, как раз для корпоративных обсуждений мне сложно представить лучший инструмент, чем электронная почта.
            • 0
              Обсуждения в любых сервисах для совместной работы чем хуже почты? Создал тему, добавил всех причастных и обсуждай.
              • 0
                Тем, что потом есть 100500 мест, где разные обсуждения идут, которые все надо проверять. А так всё в почте, само раскладывается и сортируется, и интерфейс удобный, единый и унифицированный.
                • 0
                  Ну если речь идет о корпоративных обсуждениях, то откуда разные места обсуждений, почему не единый стандарт? А что касается интерфейса, то специальный инструмент можно сделать куда более удобным и дружелюбным, чем универсальную почту. В почте кто-то поменяет тему и все, обсуждение развалилось. Кто-то добавит адресата и это может быть совершенно незаметно. Трудно вести обсуждения онлайн. Трудно интегрироваться с другими сервисами совместной работы: задачи, календари. На интранет-сайте это делать удобнее. Уведомления об изменениях в обсуждениях можно и по почте получать.
                  • 0
                    А, ясно. Скажите проще: в вашей организации почту готовить не умеют. В других — умеют.
                    • 0
                      Можно аргументов побольше?

                      Внизу предложили еще один минус почты, как платформы для обсуждений. Как быть с историей? Нет единого треда обсуждения, у каждого своя ветка. Сотрудник уволился, как включить нового сотрудника в обсуждения, которые начались до его прихода?
                      • +1
                        Общаться в рассылках (mailing-list) и вести его архив.
                      • 0
                        В корпоративной среде следует использовать почтовые рассылки. Даже exchange их умеет!
                        • 0
                          Это как-бы решает задачу. Решает — потому что формально все так. Как-бы потому что никто и никогда не копается в архивах рассылок из-за адового интерфейса всего этого дела.
                      • 0
                        Для некоторых целей мы используем общие папки.

                        Да, форум с веточками был бы удобнее визуально.

                        Думали внедрить шарпойнт, всё равно лицензия прилагалась к SBS-у, но сам не умею, да и тормозной он сильно…
                    • 0
                      О другом речь. Почта хорошо подходит для обстоятельных писем по рабочим вопросам. Если надо устроить мозговой штурм или провести совещание (особенно если работники в основном удалённые или команда географически распределена по разным офисам) — лучше подходит IM или VoIM.
          • 0
            Нет ничего логичного чтобы не делать рассылки при помощи чего-то иного, нежели почты.

            А вот митинги лучше проводить голосом в каком-нить skype (ну это как пример), рассылая в конце e-mail с summary.

            Люди просто сначала переписываются по почте односложными предложениями в стиле IM, а потом ворчат что ящик забит «ненужной фигнёй»

            Надо обстоятельнее подходить к составлению писем — тогда и коллеги будут более внимательны.
            • 0
              А вот митинги лучше проводить голосом в каком-нить skype (ну это как пример), рассылая в конце e-mail с summary.

              ну их точно так же можно проводить по голосу/видео в kato и в конце делать summary в той же комнате.
        • 0
          Я лично использую Basecamp для ведения дел. Думаю, что и для среднего бизнеса он годен вполне. С заказчиками привычнее (для всех) все-таки почта, конечно. Кстати вот отличное видео по email-продуктивности :)
        • 0
          Ваш аргумент напоминает старую песню «зачем нам контроль версий, достаточно папки с файлами и разграничения прав на уровне регламентов».
        • 0
          Кто лучше для бизнеса?
          Конечно речь идёт о MS Outlook, а не OE
          • 0
            Конечно же, речь идёт о MS Outlook. Это один из самых убогих почтовых клиентов, что я видел.
            • 0
              Так что лучше?
              Плюсы аутлука всем известны: интеграция календаря, задачника, почты.
              Возможность для руководителя работать с задачами подчинённых. Общие календарики. Повторяющиеся задачи. Гибкие правила почты. В правилах есть не всё (мне очень не хватает возможности помечать письма как прочтённые по правилу), но у других и такого нет…
              • 0
                Это умеет почти любой клиент, но при этом большинство из них не обладает детскими проблемами аутлука.
                • 0
                  примеры «почти любых», пожалуйста.
                  Скажите, каким пользуетесь вы — в чём он удобнее.
      • 0
        >убить email полностью, наверное, невозможно,

        Только из-за инертности людей.

        Внутренние коммуникации уже легко заменяются альтернативными средствами. Осталось дело за внешними. Но и тут на почту наступают со всех сторон.
        • 0
          Не только. Email глобальный стандарт. А инструменты, которые ее «успешно» заменяют у разных команд разные и плохо стыкуются.
          • 0
            Когда-то было много форумов и прочих порталов с разными логинами. Потом пришел фейсбук и всех наставил на единый стандарт.
            • 0
              Я бы не назвал Фейсбук единым стандартом. Даже в России у него несколько конкурентов. Хочешь общаться с разными пользователями — приходится иметь аккаунты во всех соцсетях.
              • 0
                >Даже в России у него несколько конкурентов.

                Только в России ;) Ну Китай еще.

                Ну и посмотрите еще, как разные чаты убили джаббер и irc, вытеснив их в нишу для гиков.
                • 0
                  Во всем мире помимо Фейсбука популярен как минимум Линкедин. А Китайские и Российские соцсети, это примерно половина Фейсбука (по статистике, которую мне удалось нагуглить). И это тем более не имеет значения, если ты живешь в Китае или России. Какая мне разница, что во всем мире Фейсбук рулит, если у меня тут все по ВК и Одноклассникам раскиданы? А почта, она везде почта.
    • +1
      /тут должна быть картинка про 15 несовместимых стандартов/

      При активном использовании емыла одновременно использовать минимум 2 программы, для емыла и для «чистых сообщений» — неудобно. Ибо искать и смотреть приходится в 2 разных местах.
    • 0
      Думаю, Wave был вполне себе ничего. Хотя, да, он действительно «не взлетел».
  • +3
    Электронная почта является формальным методом общения наряду с бумажными со всеми вытекающими последствиями. Хорошей практикой является разделение потока рутинных задач между способами коммуникаций. Например, срочные задачи — телефон, коммуникатор. Объявления — информационный портал. Все это должно быть зафиксировано в документе и поддерживаться в актуальном состоянии через тренинги сотрудников.
  • +2
    Проблема не в электронной почте, а в людях! Если люди не понимают принципов использования (а они не понимают), то и другие инструменты не помогут. В корпоративной почте самой главной проблемой является не оформление писем или одноразовые приглашения на совещания, а слабая релевантность адресации. Попав единожды в To: или, еще хуже, в Cc: вы будете месяцами получать корреспонденцию по этой и смежным темам (с любителями менять сабджекты и фильтры не помогут), даже если давным давно не касаетесь ее никаким боком. Происходит это потому, что никто не потратит 2 минуты времени на пересмотр и исправления в списке корреспондентов.

    С новыми (другими) инструментами происходит тоже самое. Две мамаши, мило беседующие меж собой в Whatsapp-группе всего класса — кого не раздражало такое? Одно время казалось, что «форумная» организация дискуссии эффективнее, но на деле она еще хуже. В почте можно хотя бы начать бить электрическим током за бездумное использование «Reply All», но научить нежелающих думать тщательно выбирать топик в форуме практически невозможно, это ж сколько серого вещества надо задействовать!
    • 0
      но научить нежелающих думать тщательно выбирать топик в форуме практически невозможно, это ж сколько серого вещества надо задействовать!


      Для этого существуют супервайзеры и модерация, что в почте отсутствует принципиально.
      • 0
        Как правило модерация не работает в корпоративном мире. Для определения релевантности темы модератор должен обладать слишком большим багажом знаний и опытом. Либо компания поскупится держать такого специалиста в штате, либо сам специалист не захочет чистить авгиевы конюшни и в сотый раз бить по рукам очередного тупого проджект-менеджера, каждый раз начинающего новую ветку на одну и ту же тему (новое обсуждение в нерелевантной ветке, нужное подчеркнуть). Да и не забанишь толком никого, это ж не чЯтик. Обратные положительные примеры существуют лишь за счет небольшого количества энтузиастов, поддерживающих порядок в корпоративных дискуссиях.
        • 0
          Модератором является тот, кто ведет этот проект. В его интересах не засирать собственное место работы. Если не справляется с этим, значит стоит вопрос о том, что он делает на этом месте.
          Забанить нельзя, а из списка участников выкинуть — на раз.

          Если вся компания строго работает в одной системе, то более менее нормальный порядок нам существует.

          Плюс заводят флудилку, куда и сыпется весь шлак.
          • 0
            Что значит «кто ведет»? В маленьких проектах порядок будет, ну так в маленьких он будет и в электронной почте. Если же говорить о крупном проекте, с пересекающимися подразделениями, то там у модератора нет ни физического контакта со всеми участниками, ни иерархических полномочий над большой частью работников. Какая флудилка, для чего??
            • 0
              В почте фактически нет истории. Уволился менеджер пришел новый и все, приехали. Никакой внятной инфы по проектам, кто что делал и т.д. Это заменяется, например, вики, но в вики не увидеть истории, почему было принято то или иное решение, а это бывает важно.

              Я работал в компании в 150 человек, было немного бардака во внутренней системе, но именно что немного. В почту никто никогда не заходил, кроме клиентских менеджеров.

              Формальные иерархические полномочия для модерирования не требуются (если они нужны, то это баг в организации, а не в инструментах).
  • 0
    Похоже на Jabber с плюшками.
    • +3
      Я вспомнил про Google Wave. Он тоже создавался, как убийца почты.
      • 0
        Похоже, что у него единственного были все шансы на это. Но не сложилось.
        • 0
          Wave, мне кажется, опередил время. Было очень круто, но нифига непонятно. В нем было все и сразу, это был проект, который даже в Гугле не знали как и для чего использовать. В том виде в каком он был, Wave бы вряд ли выжил. Зато, уверен, Гугл собрал на нем кучу статистики по использованию тех или иных фич, а также обкатал технологии.
      • 0
        -
  • 0
    Не уловил вообще в чем суть проблемы. Для работы у меня есть рабочая почта и там письма с линкедин и фейсбука на автомате удаляются (некоторые коллеги зачем-то приглашают зарегистрироваться). Если вдруг рассылки появляются, то от них отписываешься. В итоге у меня в день от 5 до 20 входящих-исходящих с контрагентами. ЧЯДНТ?

    Перефразируя Преображенского:" разруха не в почте, разруха в головах!" Если человек не умеет организованно работать, то он будет отвлекаться на все что угодно и проблема попросту не в почте. Если человек организован, то не важно каким инструментом он пользуется — везде будет порядок.
    • +1
      Человек сам может быть бесконечно организован, но стоит одному из его коллег поставить его в CC: в письме, которым он обращается сразу к нескольким людям (потому что считает, что этот вопрос может их всех касаться), далее этот самый организованный на свете человек будет получать копии писем от всех остальных, ровно столько, сколько обсуждение этого вопроса будет длиться (возможно — месяцы). «Отписаться» от этого практически невозможно, отфильтровать — скорее всего, тоже (потому что во-первых, даже если в начале этот вопрос его не касался на самом деле, в какой-то момент — может начать касаться, во-вторых, потому что тема может меняться и т.п.) Итог — трата времени на то, чтобы вручную просмотреть энное количество писем, которые могут быть важны, а могут таковыми и не быть.
      Бороться с этим возможно, только если в компании полностью запрещено такое использование «голой» электронной почты (и запрет работает), а для подобной цели есть управляемые рассылки, task manager-ы и тому подобное.
      • 0
        Я с этим не борюсь, потому что никогда не было подобной ситуации. Коллегам в голову не придет создавать рассылку, это сделать могут только директора. От коллег в головном офисе массовые рассылки касаются только изменений в законодательстве или обновлениях сервисов. По моему тут вообще вопрос ставить нужно о профессионализме. При поступление на работу четко говорится в должностной инструкции и регламенте пользования корпоративной почтой, что можно и что нельзя. Если бы сотрудник в нашем офисе таким образом засорял почту сотрудников, то общался бы с менеджером по СМК на тему соответствия стандартам.

        Так что все равно не понимаю ситуацию.
        • 0
          То, что это плохо и неправильно, никак не связано с тем, бывает так или не бывает. Так действительно бывает. И речь об этом.
          Да, максималистическим решением этого будет «не работать в такой фирме», но в реальности от каждой неправильной ситуации в другую фирму бежать не будешь.
          Если конкретно ваш опыт не дает вам возможности даже представить такое, вам, скорее всего, сильно повезло. Что, опять же, не означает, что в других местах (в том числе, не самых худших на свете) так не случается.
          • 0
            Пожалуй, подобный пример я буду приводить коллегам, когда у нас будет очередной аудит по СМК, что все-таки это не бесполезный набор инструкций.
      • 0
        Бороться с этим элементарно: достаточно всем объяснить разницу между «To:» и «Cc:».

        «To:» — показывает что письмо адресовано конкретному человеку.
        «Cc:» — просто информация на прочитать позже/пометить как прочитанное, если не интересно.

        И да, почтовые клиенты давно умеют группировать письма по дискуссии (а нормальные — вообще в виде дерева выстраивают). Так что отслеживать только нужное очень легко.
  • 0
    Как раз сегодня задал вопрос на workspace SE
    А кто нибудь уже попробовал slack?
    • 0
      Попробуйте вместе со Slack и Kato — наш продукт (особенно бесплатная версия) его опережает
    • 0
      Пробовали Kato, HipChat, Slack, до этого долго сидели на скайпе. В итоге остановились на платной версии Slack.

      Kato выглядел неплохо и интересно, но каких-то вещей нехватало, к сожалению не выписали. Могу сказать что в Slack намного более традиционный и простой UI. Этот многоколоночный интерфейс Kato казался интересным, но в реальной работе приводил к путанице, часто не в тот чат что-то посылаешь.
      • 0
        Многоколоночный интерфейс это нереально круто, но от него можно избавиться:

        image
      • 0
        А напишите, если не сложно, в личку пожелания по доработкам (какие вспомните), мы к мнению пользователей внимательно относимся.
  • 0
    Вы продукт или сервис? Сервис?! До свидания!

    EMail так популярен потому что он мой. Он стоит у меня почти под столом и никакая сволочь кроме сотрудников организации не может в нём копаться. В значительной степени email вообще не покидает стен компании.
  • 0
    Пометки вроде «Срочно» или «Быстрый вопрос» могли бы сэкономить уйму времени и выделить те сообщения, которые требуют большего внимания.
    В некоторых компаниях такие сообщения с такими пометками будут складываться в общую кучу, ибо всё и так срочно. Когда было не срочно.
  • 0
    Я по работе подписан на несколько рассылок с потоком около 200 писем в день, среди них попадается несколько важных, остальное — мимо. Использую mutt, который позволяет с помощью хоткеев разбирать ежедневный поток раз в день за час. Мне кажется, что это приемлемые трудозатраты.

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

Самое читаемое Разработка