Секрет о том, как всё делать вовремя

http://www.fastcompany.com/3040665/work-smart/the-secret-to-getting-everything-done
  • Перевод
image

Вам кажется, что в сутках недостаточно часов? Попробуйте убрать один пункт из своего плана на день грядущий. Об этом сегодня расскажет Лайза Эванс (Lisa Evans).

Итак, даем слово Лайзе!

Глядя на длинный список текущих дел, мы все мечтаем о лишнем часе в сутках, чтобы справиться со всеми задачами. Может, после этого мы сможем установить баланс между работой и личной жизнью, который постоянно уклоняется от нас.

В 2010-м году коалиция канадских женщин заявила, что 24 часов недостаточно для нормальной работы и семейной жизни. Они также выступили за то, чтобы в сутках было 25 часов.

Но поскольку дополнительный час едва ли появится в будущем, эксперт в сфере лидерства и производительности, Таша Ойрих (Tasha Eurich), утверждает, что этого и не требуется. В своей новой книге «Настоящее лидерство: Счастливые люди, Высокие результаты, и как их объединить», Ойрих сказала: «Ключ к установлению баланса между работой и личной жизнью – это не продление суток на час, а избавление от одной лишней задачи ежедневно».

Ойрих базирует свою идею, «На одну задачу меньше», на принципе убывающей производительности. «Вложение большего количества времени во что-либо не обеспечивает лучший результат», — отмечает она.

Свой принцип она сформулировала после того, как бывший босс сообщил, что в своей компании, умным трудоголикам он предпочел бы еще более умных лентяев.

«Ленивых не потому, что они чего-то не делают, а в том смысле, что они находят кратчайший путь к выполнению поставленных задач», — пояснила Ойрих. «Осознание необходимости прекращения траты времени и энергии столь же важно, как и понимание оптимального времени для начала работы».

Не так-то просто убрать часть задач из списка текущих дел. Чтобы помочь в этом, Ойрих советует задать себе 3 вопроса, которые и помогут в достижении цели.

1. Могу ли я потратить меньшее количество времени на выполнение этой задачи?


«Около 64% руководителей считают, что у них слишком много приоритетов», — говорит Ойрих.
Вместо того, чтобы хвататься за все дела одновременно, принцип «На одну задачу меньше» требует сделать шаг назад, пересмотреть каждую задачу и определить, имеет ли она приоритет над другими. Ограничение количества приоритетов позволит сосредоточиться на важных вещах, которые повысят ценность работы в целом.

«Люди слишком перегружены, они становятся интеллектуально ленивыми», — отмечает Таша Ойрих. «Суть в том, что у них будет больше простора для мысли, если они зададут себе пару вопросов перед работой». Расстановка приоритетов в листе задач поможет не только быть более продуктивным, но и более успешным.

Во время своего исследования Ойрих выяснила, что группа руководителей с растущим числом приоритетов показала меньшую отдачу, в то время как команда, сосредоточившаяся на небольшом количестве задач, добилась отраслевого роста. Фокусировка ментальной и физической энергии на ключевых вещах, отсутствие пустой траты времени на достижение результатов – первый шаг к тому, чтобы выполнять только нужные задачи.

2. Могу ли я поручить эту задачу другому человеку или группе?


Ойрих отмечает, что делегирование полномочий – один из важнейших навыков, которым мы не умеем успешно распоряжаться. Бизнесмены, в частности, нередко испытывают трудности при перепоручении сложных задач другим.

«Ощущать свою значимость — гордо. Труднее отказаться от задач, которые стали частью личности предпринимателя», — заявляет Ойрих, которая сама столкнулась со сложностью в перепоручении задач её бизнеса партнёрам. «Как правило, задачи, которые нам нужно делегировать – именно те, в которых мы сами слабо разбираемся».

Нанимая бухгалтера, который избавил ее от электронных таблиц, Ойрих смогла сосредоточиться на вещах, которые ей действительно нравится делать.

3. Должен ли я вообще выполнять эту задачу, или она никому не нужна?


В своей книге Ойрих упоминает, в качестве примера, одну директрису, которая тратила по 5 часов ежеквартально, составляя со своей командой отчёт за четырехлетний период. Но в последний год она заметила, что никто в компании её отчет не комментирует. Она решила вообще его не делать, чтобы понять: заметит ли кто-либо это. Каков был результат? Выяснилось, что приоритеты бизнеса изменились, и последние 2 года никто не заглядывал в этот отчёт.

Описанная история демонстрирует пример того, что добавление в список задач пункта просто потому, что «вы всегда его делаете», может быть неэффективным в конкретный период времени.

Чтобы понять, оставлять задачу в списке или нет, спросите себя, оправдает ли она время, потраченное на её выполнение. Еженедельные собрания отделов – именно та вещь, от которой можно отказаться. Спросите членов команды, считают ли они практику таких встреч эффективной, или собрания проводятся «по инерции». Понимание полезности задачи позволит либо сохранить её в списке, либо отказаться от неё навсегда.

P.S. К этой теме относится еще одна статья – Как добиться большего, делая меньше. Рекомендуем!

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
Метки:
  • +14
  • 13,6k
  • 1
MBA Consult 51,63
Подготовка к экзаменам IELTS, TOEFL, GMAT, SAT
Поделиться публикацией
Комментарии 1
  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь

    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.