12 инструментов повышения личной продуктивности, которые помогут вам не профакапить дедлайн



    В этой статье представлены инструменты, которые помогут вам повысить рабочую продуктивность. Они сгруппированы в четыре категории: управление временем, чек-листы, планировщики и управление проектами. Каждая группа позволяет решить определённый тип проблем.

    Управление временем


    Если вы не спланируете день, то проведёте его в беготне. Одним из способов обретения контроля является отслеживание каждой минуты ваших продуктивных действий. Звучит довольно жёстко, но если добавить немного дисциплины и правильные инструменты, то всё не так страшно. Вот вам в помощь несколько приложений.

    TMetric Time Tracker

    Базовая версия: бесплатно
    Профессиональная версия: $4 за пользователя в месяц
    Бизнес-версия: $6 за пользователя в месяц



    TMetric — простое, но мощное веб-приложение с миленьким интерфейсом, которое поможет распланировать ваши часы. Просто добавьте задачу, её предполагаемую длительность, и нажмите Start для отслеживания.

    В приложении используется простая иерархия. Задачи формируют Проекты, объединяемые в Клиентов. Можно независимо отслеживать каждую категорию, так что можно точно узнать, сколько и на что было потрачено времени.

    С помощью функции Workday Timeline можно быстро оценить, на что у вас уходит время в течение дня. Вы также можете объединиться со своими коллегами и отслеживать время каждого из вас с помощью фичи Team View. В приложении можно сгенерировать подробный отчёт о потраченном времени и заработанных на каждом проекте деньгах. Бизнес-владельцы могу настроить соотношения разных типов работы и без затруднений вычислять зарплаты сотрудников.

    TMetric позволяет очень легко отслеживать отдельно оплачиваемое и неоплачиваемое время, так что вы сможете держать руку на пульсе своих расходов и доходов. А для группирования задач или проектов можно использовать удобную систему тегов.

    Наконец, приложение легко интегрируется с популярными сервисами управления проектами, вроде Trello, Asana, Jira, Todoist и многими другими, так что вы можете использовать эту связку как одно полное решение.

    ManicTime


    Базовая версия: бесплатно
    Профессиональная версия: $67 за лицензию в год



    В отличие от остальных веб-приложений ManicTime является скачиваемой программой, которая работает в фоне и отслеживает всё, что вы делаете. Она может сказать вам, какую программу вы открывали, с какими файлами работали и сколько времени на это потратили.

    Программа позволяет присваивать временным промежуткам собственные теги, благодаря чему можно легко создавать табели учёта времени. Очень удобно, что не нужно логиниться на сервер: достаточно просто нажать «Старт», а по завершении работы — остановить учёт. Клёвое приложение, автоматически фиксирующее ваши действия!

    Timely

    Индивидуальная версия: $14 за пользователя в месяц
    Корпоративная версия: $21 за пользователя в месяц
    Энтерпрайз-версия: $49 за пользователя в месяц



    Timely — приложение, впечатляющее визуально. У него интерфейс в стиле Kanban, позволяющий перетаскивать мышью блоки с задачами в календарь, получая моментальное представление о временных затратах в течение дня.

    Одно из главных преимуществ Timely — система отчётов. Вы можете посмотреть, на что потратили время в течение дня, недели или месяца. Можете сравнить временные затраты в течение конкретного проекта с предполагаемыми затратами — на мой взгляд, крайне полезно!

    Проекты можно помечать как оплачиваемые и неоплачиваемые (бывают важные задачи, в которых не учитываются деньги). Можете назначать проектам почасовую оплату труда, или задавать фиксированную стоимость и отслеживать, сколько было сделано за час.
    Наконец, никакой графический интерфейс не будет полным без цветовой кодировки, и в Timely вы можете присваивать своим задачам любое количество цветов.

    Чек-листы


    Если вы сыты по горло бумажками для заметок, облепившими ваш монитор, ежедневниками и блокнотами, то вам поможет одно из приложений-чек-листов. В него можно заносить все свои задачи, так что вы сможете сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас. На мой взгляд, представленные три приложения — лучшие из доступного сегодня.

    Wunderlist

    Базовая версия: бесплатно
    Профессиональная версия: $4,99
    Бизнес-версия: $4,99 за пользователя



    Wunderlist — популярное приложение, и настолько качественное, что Microsoft купила компанию за $200 миллионов. Программ простая и небольшая, позволяет быстро создавать список задач и отслеживать их выполнение. В Wunderlist есть ограниченная поддержка повторяющихся задач, и можно даже сотрудничать с другими пользователями.

    Это кросс-платформенное приложение, в него можно входить с любого устройства. Это крайне важно, ведь вы не знаете, когда вам вдруг понадобится просмотреть свой список задач. Как и в большинстве подобных программ, в Wunderlist есть функция напоминания. Отслеживать задачи очень просто, и сразу видно, какие из них просрочены.

    Todoist

    Базовая версия: бесплатно
    Премиум-версия: $29 в год
    Бизнес-версия: $29 за пользователя в год



    Команда разработчиков Todoist решила создать приложение-чек-лист, чей интерфейс повторяет классические почтовые клиенты. Благодаря этому программа выглядит знакомой с первого же момента. Интерфейс минималистичен и позволяет быстро и за минимум действий добавлять задачи и вносить изменения.

    Вы можете не только добавлять задачи, но и отправлять электронные письма посредством браузерных плагинов для Gmail, Thunderbird или Outlook. Как и Wunderlist, Todoist — кроссплатформенный продукт и может работать на любом устройстве.

    У Todoist есть замечательное свойство, позволяющее добавлять задачи, просто набирая характерные фразы вроде «Среда в 11 часов» или «каждую пятницу в 16 часов».

    Это единственное известное мне приложение подобного назначения, которое геймифицирует личную продуктивность. При завершении задачи вас будут награждать баллами «кармы», и вы сможете «померяться кармой» со своими коллегами.

    Remember the Milk

    Базовая версия: бесплатно
    Профессиональная версия: $39.99/year



    Не позволяйте этому мягкому названию обмануть вас: это одно из наиболее продуманных приложений-чек-листов! RTM вообще было одним из первых продуктов такого рода на рынке, и он многое умеет.

    Прежде всего, RTM с самого начала использует для создания задач естественный язык. Достаточно сказать что-нибудь вроде «отправить письмо Ивану в 9 утра в среду», и задача будет добавлена в список.

    Разработчики приложения знают, что реальной проблемой является не добавление задач в список, а необходимость вспоминать о них когда приходит время. Поэтому они добавили все возможные способы напоминания: пуши на мобильных и настольных устройствах, SMS, сообщения в Skype, AIM, Google Hangout, Twitter и так далее.

    Профессиональная версия содержит полный набор инструментов для взаимодействия с другими пользователями, включая подзадачи, умные списки задач и теги.

    Планировщики


    Приложения для отслеживания потраченного времени и чек-листы прекрасны для микроменеджмента ваших задач. Но вам нужно ещё кое-что, чтобы целиком окинуть картину взглядом. Если вы когда-нибудь замечали за собой, что никак не можете сообразить, есть ли у вас какие-то дела на 9 утра, когда потенциальный клиент предлагает встречу, то рекомендую воспользоваться приложением-планировщиком.

    Calendly

    Базовая версия: бесплатно
    Премиум-версия: $8 за пользователя в месяц
    Профессиональная версия: $12 за пользователя в месяц



    Позиционируемое как простое и элегантное решение для планирования, Calendly — идеальный инструмент, который поможет вам организовать свои дела. Многие люди подписываются на всевозможные инструменты, многие из которых имеют собственные средства планирования. В результате это может приводить к накладкам. Calendly может быть интегрирован с большинством популярных приложений, включая Google, Office365 и Outlook, чтобы проверять на наличие таких накладок в расписании и исправлять их посредством добавления всех задач в один календарь.

    Calendly совместимо со всеми устройствами. Приложение позволяет назначать перерывы между встречами. Можно добавлять несколько приглашений на каждое мероприятие, что полезно для вебинаров, конференций и мастер-классов. И хотя Calendly довольно мощное приложение, его интерфейс прост и понятен.

    Parallels Toolbox

    Базовая версия: 499 руб/год



    Parallels Toolbox — набор утилит для повседневного использования. ПО работает как для Windows, так и для macOS. В качестве планировщика предлагается использовать блок «Время» с вкладками «Будильник», «Секундомер», «Таймер», «Обратный отсчет до даты».

    Google Calendar

    • Использование: бесплатно



    Конечно, если вы предпочитаете придерживаться проверенных решений, то всегда есть Google. Если вы пользуетесь Gmail, то уже имеете доступ к бесплатному приложению Calendar, которое способно обработать большинство ваших задач.

    Как и прочие продукты Google, Calendar отличается простым и понятным интерфейсом, позволяющим очень легко назначать события и задачи. Если вы пользуетесь G Suite for Businesses, то имейте в виду, что Messages может автоматически создавать в календаре события на основе текста ваших писем.

    Для разных типов задач можно создавать разные календари. Например, можно сделать календарь для работы, для домашних дел, для выходных, для хобби и так далее. Все задачи будут отображаться в главном интерфейсе, но кликнув на вкладку My Calendars можно переключиться на отдельные календари. Ваши коллеги могут делиться с вами своими календарями. Чтобы добавить их в свой список, введите имя/почту человека в “Other Calendars”.

    Наконец, у Google Calendar прекрасная система напоминаний, которая найдёт вас на настольном компьютере, ноутбуке или мобильном устройстве. При этом сами напоминания могут быть однократными и повторяющимися.

    Doodle

    Базовая версия: бесплатно
    Личная версия: $39 за пользователя в год
    Бизнес-версия: $69 за пользователя в год



    Два предыдущих приложения идеальны для любых задач, а вот Doodle спроектирован исключительно для работы со встречами и событиями. В его основе лежит философия, согласно которой свойства, которые не нужны в данный момент, только мешают. И это работает. Приложение позволяет очень легко планировать и размещать встречи и задачи.

    Doodle работает немного не так, как другие календари. Здесь вы создаёте списки людей, которые будут участвовать в конкретной встрече или задаче. Затем список отправляется всем участникам, и в календаре выделяется время, которое выберет большинство из них. Приложение также может интегрироваться в ваш календарь.

    Пользователи личной и бизнес-версии могут создавать свои поддомены на зашифрованном с помощью SSL сайте Doodle.com. Также можно настраивать списки участников и рассылать автоматические уведомления.

    Управление проектами


    Пользователям, управляющим огромными проектами, которые требуют сотрудничества многих команд, простые приложения могут не подойти. Если это про вас, то обратите внимание на специальные инструменты управления проектами.

    Trello

    Базовая версия: бесплатно
    Бизнес-версия: $9,99 за пользователя в месяц
    Энтерпрайз-версия: $20,83 за пользователя в месяц



    Trello использует Kanban-доски, чтобы наглядно отображать прогресс вашей работы и помочь вам делать её быстрее. Интерфейс, похожий на офисный бюллетень, наверняка покажется вам знакомым. Перемещать задачи можно простым перетаскиванием, как карточки на доске.

    В Trello используется простая иерархия. Карточки — базовые неделимые элементы. В карточке содержится подробная информация о задаче. Списки — это наборы карточек, объединённых какой-то темой или рабочим процессом. А доска — рабочая зона вашего проекта, которая содержит различные списки.

    В бесплатной версии Trello нельзя приглашать столько людей, сколько хочется. Можно перетаскивать членов команды на карточки, и при каждом изменении они будут получать уведомления. Trello легко интегрируется с различными сторонними приложениями вроде Dropbox, Evernote, Google Drive и так далее.

    Asana

    Базовая версия: бесплатно
    Премиум-версия: $9,99 в месяц
    Энтерпрайз-версия: по запросу



    Один из самых популярных инструментов для управления проектами. Asana была разработана бывшими разработчиками из Facebook. Она создана исключительно для управления большими проектами, и поэтому имеет функции, обеспечивающие плавное взаимодействие и интуитивную организацию.

    Asana поделена на три уровня. Задачи — нижний уровень. Их можно назначать конкретным людям, добавлять комментарии, примечания, создавать подзадачи. Проекты — это списки задач. Их можно организовывать и менять им приоритеты в рамках проектов. Рабочие зоны (Workspaces) — это как доски в Trello, здесь вы можете тасовать свои проекты.

    Приложение позволяет легко вовлечь в работу над проектом всю команду и наблюдать за прогрессом. Также можно переназначать любые задачи и подзадачи другим участникам.

    Заключительные мысли


    Хотя все эти приложения — отличные инструменты, сами по себе они не решат ваших проблем с продуктивностью. Добавление задачи в чек-лист не гарантирует её выполнения.

    Чтобы извлечь из этих приложений максимальную пользу, лучше всего превратить их в часть стратегии, использующей ваши сильные стороны. С их помощью можно преодолеть свои слабости, чтобы они не стояли у вас на пути.

    Вам известны другие инструменты, помогающие быть более продуктивным? Пишите в комментариях!
    Parallels 175,69
    Мировой лидер на рынке межплатформенных решений
    Поделиться публикацией
    Комментарии 40
    • +16
      Только внутренняя самоорганизация и ответственность поможет ничего непрофакапить и ничего больше.
      • 0
        Это понятно, что с этих качеств всё начинается.
        Но всё-таки с удобными инструментами и самоорганизацией можно добиться гораздо большей эффективности, чем только с самоорганизацией.
        • +6
          Просто обычно люди смотрят на такое и думают: «Воу… сейчас поставлю и у меня будет куча времени и я начну заниматься проектами, а не бить баклуши»
          В реальности забивают на этот софт через 1-2 дня забывая в него даже заглядывать. Или даже хуже — пытаясь все записать и спланировать, тратят кучу времени, лишь бы не заниматься тем чем должны, ведь сначала да… надо сделать план… а потом работать. Но эта программа плохая, пойду еще одну попробую, там план будет лучше! ) Сам таким занимался.
          Поэтому только как указали выше — сначала самоорганизация и понятие ответственности хотя бы перед собой любимым, а потом уже инструменты и то они, в большинстве своем, скорее всего даже не понадобятся.
          • 0

            Допустим. Но где качать софт — понятно. А вот что такое самоорганизация и где ее взять — не очень. :)

            • –2

              Да нигде. Сидите в *опе:)

              • –1

                Цитируете мизантропа Лебедева, или это самостоятельные упражнения?


                Какая бы офигенская мотивация не была у человека, без подходящей и размуной методики организации рабочего процесса вся эта мотивация достаточно быстро уйдёт в песок. И напротив, при правильной организации можно и без особой мотивации неплохо фигачить.
                Это, например, проблема многих тренингов — мотивацией разово накачали, а методики организации труда нет, и вся мотивация за неделю выветривается.

                • 0
                  Я про мотивацию солидарен с Карлином.
                  • –1

                    Строить жизнь по выступлениям стендап-комика это тот ещё аттракцион.

              • +1
                Тут наверное каждый сам решает для себя, потому что важно осознать причины.
                Мне для осознания того, что время идет, а я ничего не сделал помогла визуализация не использованного времени. Решил я это может и не очень красиво, но со мной это работает: повесил на дверь обычный лист А4. Несколько раз в день я его лицезрю не зависимо от того хочу я этого или нет. В него я внес пункты которые хочу выполнять каждый день, у каждого они свои. Rаждый день я их закрашиваю карандашиком если выполнил. Одно правило — если выполнение требуется не ежедневно, а например 6 раз в неделю, то закрашиваю все равно сплошняком (например занятия с гантельками). Если это действие идет три раза в неделю, понедельник, среда, пятница, а среду пропустили, то пустым должна остаться не среда, а вторник, среда и четверг.
                Делать такое в программе для меня бесполезно, я ее просто не буду открывать или забывать.
                Мне это подходит под самые разные задачи, не пропускать тренировки, не пить вообще (второй месяц ни глотка, вместо 3л «пива» за вечер), обучение, занятие проектом, и другие дела. Может кому то тоже такой способ поможет.
                Еще думаю добавить пунктик «не писал комментариев в соц сетях». Ибо вместо новостей, время уходит в никуда, хуже только бухать.
          • +1
            Разумеется. И в данной статье не говорится об этих приложениях, как о волшебных пулях. Но в качестве инструментов, повышающих (а не рождающих) производительность, они реально эффективны. Приведу пример. Я использую программу RescueTime (незаслуженно забытую в этом списке) в качестве тайм-трекера. Там есть опция, «поставить ежедневную цель производительности». Я поставил 6 часов (работаю на себя). Таким образом, например, закрыв очередную задачу, я думаю, хм, можно заканчивать, смотрю в апп — там до плана еще около часа. И как то жалко бросать, когда осталось так немного — досиживаю этот час. +~5 часов в неделю почти полный рабочий день исключительно за счет мотивации приложением.
          • +1
            С удивлением не обнаружил в этом списке Хабитики. Если уж и говорить что-то о геймификации личной продуктивности, то не упомянуть этот проект чуть ли не кощунственно:) Писать об этом можно много, а я не умею в лаконичность, поэтому вот Habitica.com
            • +1
              Вам известны другие инструменты, помогающие быть более продуктивным? Пишите в комментариях!

              everhour.com — крутой тайм трекер с инвойсингом и репортами!
              • +2
                Нужно срочно пособие для тех, кто провейпил майнинг.
                • +3
                  А как же Toggl пропустили? Приложения, вебсервис, расширения.
                  • +1
                    Лично мне всегда помогал банальный аутлук. Причем если его пользуют все вокруг жизнь реально упрощается.
                    • +2
                      Недавно понял что Trello мне стало катастрофически не хватать, ибо календаря нет (уже есть), ганта тоже нет(уже есть), тексты и файлы пишу отдельно. Перелез на redmine у себя на сервере с несколькими расширениями и плюс несколько сценариев на zapier.com (позволяет по триггеру в одном сервисе делать что-то в другом).

                      Пока искал варианты, наткнулся на Zenkit — реально крутая штука. Из фишек:
                      Есть kanban как у трелло:

                      здесь все стандартно
                      Эти же карточки есть в календаре:

                      Надо — вешаем на дату, не надо — не вешаем
                      ну и мое любимое:

                      Из карточек можнор собрать mindMap!
                      Как более крутая замена Trello(у которого можно теперь подключать модули, но бесплатно только один) — шикарная штука. Причем бесплатно (органичение по числу карточек и некоторые плюшки недоступны)
                      Лично мне не катит ибо нет общего календаря, документы приходится создавать и хранить также отдельно. Еще нет повторяющихся тасок — не знаю как это пофиксить(а также так и не нашел рабочее расширение для redmine 3,4 которое позволяет это делать). Лично мне схема redmine с тасками открыто/закрыто больше подошла.

                      Еще наткнулся на сервисы Wrike (тоже есть канбан и немного плюшек вокруг него), а также OpenProject — этот больше на Redmine похож. Его можно себе на сервер поставить. Его только в демо видел, разворачивать не пробовал.

                      • +4
                        Я делаю так: начал работать — включил секундомер, отвлёкся — либо время надо остановить, либо к работе вернуться. В этот момент подключается мозг и явным образом принимает решение:
                        image

                        В отличие от трекеров, эта штука мотивирует и помогает в борьбе с прокрастинацией. В конце дня ритуально вношу величину выработки в табличку.
                        • 0

                          Проблема с Wunderlist, что их купил Microsoft, и их команда теперь пилит MS TODO, или как он там называется. Так что новых фич в Wunderlist не будет, а со временем, видимо, и совсем закроют. Жаль.
                          Проблема с Todoist в том, что они не поддерживают чеклисты в задачах.

                          • 0
                            Тоже хотел это написать. Покупка Wunderlist поставила крест для меня на этом сервисе.
                            • 0
                              Да, да, тоже отказался тогда от использования, но замены (нормальной для себя) так и не нашел. Сейчас вернулся обратно.
                            • 0

                              Ещё и история только в оплаченной версии

                            • +1

                              У меня MLO для глобального ведения проектов, Google Calendar как календарь, Maxdone как ежедневный todo спсиок и планировщик внутри недели. Ну и Trello для некоторых проектов, которые на него удобно ложатся.
                              А вообще, почти не важно, какие инструменты использовать. Гораздо важнее в принципе правильно планировать свою работу, тогда со всеми инструментами получаться будет. :)

                              • +1

                                meistertask.com — отличная замена Trello

                                • +1
                                  gettimeflow.com — трек времени, календарь, инвойсы и тп
                                  для одного -бесплатно
                                  • +1
                                    в gettimeflow.com практически все фичи бизнес версии tmetric.com доступны
                                  • +2
                                    странно, нет JIRA
                                    • +1
                                      странно, нет planfix
                                      • +3

                                        Немного не про инструменты, но в тему завершения проекта в срок.


                                        Последние лет 10 практикую, на мой взгляд, самый эффективный метод непрофакапить дедлайн. Этот метод называется "ребята, тут проблема вылезла". Применяю его как только вылазит неожиданная проблема. Дальше события развиваются по двум возможным направлениям: 1. дедлайн сдвигается 2. урезается функционал продукта в пользу сохранения сроков. Благодаря этому методу уже 10 лет сплю как младенец, а кожа лица имеет приятный нежно-загорелый цвет.

                                        • 0

                                          Вы забыли добавить, что при этом подходе может урезаться не только функциональность, но и бюджет проекта.:) Тут зависит от того, что в договоре написано про "вылезающие проблемы".

                                        • 0

                                          Нашел для себя идеал тудушек в google keep. А вот аналогов microsoft TFS timesheet не нашёл (( никто не подскажет?

                                          • +2
                                            Да что вы все про софт да про софт? Держите хардварный отечественный вариант таймтрекера — TimeFlip:

                                            • 0
                                              Никаких кнопок, только DIY-корпус и MEMS-сенсор, а остальное по беспроводам. Я в восторге, это шедевр!
                                            • 0
                                              Три раза подряд выпадает Lunch… К такому не готовился, лопну же…
                                              • +2
                                                Google календарь — ОК.
                                                • –2
                                                  Bitrix24 чем не инструмент? Есть и канбан и все что необходимо.
                                                  Ставите задачу (даже сами себе), ставите дедлайн и все видно, графики любого вкуса и цвета.

                                                  К чему весь этот ананизм?
                                                  • +1
                                                    А еще есть ToDoList от AbstractSpoon Software (http://abstractspoon.weebly.com/). В нем и список задач, и напоминания, и гант, и канбан, и календарь.
                                                    image
                                                    • 0
                                                      Согласен с первым комментом. Считаю, что если нет самоорганизации, тогда и никакие платные и бесплатные инструменты не пригодятся.
                                                      • 0
                                                        Есть ещё LeaderTask. Уже лет 7-8 на нём сижу.
                                                        • 0
                                                          Какая интересная статья, пожалуй добавлю закладки, как нибудь потом прочитаю.
                                                          • 0
                                                            Пользуюсь связкой Maxdone + Google Календарь + MindMeister + Папочки на компе для инфы :) Спасибо Максиму Дорофееву за это :)

                                                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                            Самое читаемое