Организация личной базы знаний в Evernote

    knowlege_system

    Я познакомился с Evernote лет пять назад, но первое время активно не использовал — у меня там были бессистемные блокноты для записи идей, документы, какие-то редкие фотографии, да и все. Задачи, которые я контролировал, хранил в Things, а контент — в Evernote. Примерно четыре года назад я начал формировать из контента личную базу знаний, раз в полгода её модифицируя. И вот уже как год я вношу только минорные изменения в структуру. Вот, что у меня получилось:

    Состав знаний


    Моя база знаний строится на нескольких векторах, в которых я работаю (оперативная деятельность — мои зоны ответственности в бизнесе) и живу (спорт, путешествия, семья, здоровье). Форматы знаний можно разделить на два типа: документы и дневники (моя рефлексия).

    Устройство системы


    По части оперативной деятельности такая система для меня является удобным бизнес-инструментом — в Redmadrobot у нас с коллегами по департаментам (HR, проектный офис, развитие компании и пр.) есть совместные блокноты (категория «В работе»), куда мы загружаем рабочие материалы. Например, по HR там лежат шаблоны ответов на запросы соискателей, тексты вакансий и пр.

    Структура базы знаний

    Параллельно с рабочими материалами существуют мои собственные заметки, не доступные коллегам («Дневники»). Записывать, что получается, что не получается — это крайне полезно. Есть классная книга — «Покорение Южного полюса. Гонка лидеров» Роланда Хантфорда, в которой много записей из дневников Амундсена и Скотта. Зачем полярники вели журналы даже на этапе планирования экспедиций? Чтобы сохранить и осмыслить ценнейший практический опыт. Прочитав эту книгу, я понял, что дневники нужно делить тематически — и по ходу движения по проекту («Разработка стратегии», «Бюджет 2015», «Курс по управлению высокорисковыми проектами», «Техника бега» и пр.) периодически возвращаться к записям и переосмысливать их.

    Если человек в течение дня совершает очень много разноформатных действий, то велик шанс, что ценные идеи или замечания, родившиеся в процессе, затрутся постоянно поступающей информацией. Это как записывать сон. Фактически у меня параллельно происходит сразу несколько «экспедиций» — в каждой зоне ответственности. Ведя дневники по ним и периодически их перечитывая, я поднимаю ценные идеи, совершаю коррекции проектов.

    По мере выполнения своих рабочих обязанностей и в обычной жизни (например, в спорте) я прокачиваю какие-то свои навыки. Для этого у меня есть категория «Университет», в которую я вношу предметы и начинаю их изучать. Например, мне нужно было подкачать делегирование полномочий — я создал специальный блокнот, собрал в нем список книг, статей и прочих материалов, прочитал их, проанализировал, составил резюме, свел их воедино в некую систему, дальше я опробовал эту систему на практике и получил фидбэк.

    knowlege_university

    Этот фидбэк и материалы я фиксирую и заношу в категорию «Знания», оттуда в супер-сжатом виде (как чек-лист) переношу в «Мыслеформы» — если мне нужно кому-то что-то делегировать, я открываю эти 5-7 правил, и они для меня разворачивают полную картину.

    Когда проекты заканчиваются, полезный опыт из них складывается в «Знания», а сам проект помещается в «Архив». Я редко что-то удаляю.

    Также у меня есть блок «Research», куда я заношу черновики каких-то мыслей, связанных с управлением, например. То, что еще рано передавать в «Университет» на изучение, рано превращать в отдельный проект в рамках основной деятельности.

    Категория «Inbox» — это сборщик входных информационных сообщений. Если я пока не знаю, куда отнести заметку, она попадает в «Inbox». Если у меня есть что-то в почте, какой-то документ или важная переписка, я могу ее отправить на свой внутренний почтовый ящик Evernote и все превратиться в заметку и аттачменты. Раз в неделю я очищаю эту категорию — раскладывая заметки в соответствующие блокноты или удаляя. Если удалять совсем не хочется, но решения по транспортировке нет, заметка попадает в категорию «Someday», которую я актуализирую раз в месяц. В нее же, кстати, попадают проекты и предметы из «Университета» в неактивной hold-стадии.

    Категория «Люди» — там я храню заметки по персоналиям, с которыми пересекаюсь в режиме ежедневной деятельности (сотрудники, партнеры и пр.). Я помечаю особенности каждого человека, создаю мини-картотеку, профили.

    Категории, связанные не с работой, а в большей степени с обычной жизнью — это «Места», «Документы», «Здоровье». В путешествиях по миру я могу, например, сфотографировать понравившееся кафе, гостиницу, просто какое-то место, записать его название и свои ощущения от него. Технический архив паспортов, полисов и прочих документов, доступный с любого устройства, это удобно. Такая же штука по здоровью — справки, результаты обследований и т.д. — всё это хранится обычно в бумажном виде или в электронной системе поликлиники, но ведь можно это просто сфотографировать и всегда иметь под рукой.

    В общем, у меня получился такой, Дэвид Аллен для базы знаний.
    Redmadrobot 79,02
    №1 в разработке мобильных решений для бизнеса
    Поделиться публикацией

    Вакансии компании Redmadrobot

    Комментарии 36
    • +4
      Как долго вы придерживаетесь этой системы?
      • 0
        В той или иной степени — 3 года, но последний год — именно в такой структуре.
      • +5
        Монументально.
        image
        • +13
          Сохранил в Evernote.
          • +2
            Было бы очень круто, если бы evernote поддерживал mindmaps. Возможно, есть сторонние расширения, или программы, кто-нибудь пользовался? Я пока нашел только ConceptDRAW MindMap с интеграцией Evernote, но ценник $149 великоват для личных нужд…
            • +1
              XMind вроде бы дружит с Evernote: www.xmind.net/m/MsfS/
              Сам на практике такое сочетание не проверял.
              • +1
                Mohiomap пробует реализовать такую идею, но я считаю не очень удачно, хотя сама идея лежит на поверхности и ОЧЕНЬ необходима.
              • +1
                Полезно. Утащил к себе в блокноты разделы «Люди» и идею о фидбэке полученных и примененных знаний.
                В своих блокнотах с недавнего времени имею раздел «Цены.Аналитика», куда заношу цены на продукты питания. Данная информация начала интересовать случайно и раздел был заведен в качестве эксперимента.
                Ценность этих знаний можно измерить рублями)))
                • 0
                  >> Утащил к себе в блокноты разделы «Люди»
                  Кстати, у них есть еще проект специально для этого, называется Evernote Hello, хотя он только под iOS/Android и еще сыроват.
                  • 0
                    Да, сыроват ещё, согласен.
                • +1
                  интересно структрура на уровне notebooks.
                  правильно ли я понимаю, что есть например блокнот «Люди», а нем блокнот для каждого человека? и вся информация о человеке сваливается в этот блокнот в виде последовательного листа заметок (без дополнительной иерархии)?
                  • 0
                    Не совсем так. Блокнот один, а каждый человек идёт в нём в виде отдельной заметки. Внутри каждой заметки записи идут в таком формате:

                    1. Основные данные в шапке (в начале заметки) в виде таблицы (в эверноут есть обычные plain-таблицы), это как хэдер.
                    2. После основных данных идут заметки со встреч-эвентов в порядке от самых свежих к самым старым в формате заголовка с датой и темой и далее уже с текстом-материалами. Я часто что-то пишу на бумаге, когда общаюсь с человеком, потом фоткаю и добавляю.
                    • 0
                      получается, что одна заметка содержит всю инорфмацию о человеке, включая серьезное количество фоток?
                      и проекты так же структурированы? один проект — одна заметка? или один проект — один блокнот?
                      • 0
                        Ну, у меня в информации о человеке не так много фоток, одна — две или может вообще не быть. Один проект — один блокнот, так как в проектах много разнородной информации.
                      • 0
                        Расскажите о структуре блокнотов внутри Работы — Один блокнот один проект, а что с заметками, но какому принципу делите?
                        Список задач там же? Если да то как отслеживаете статус (нужно сделать, делается, ждем) и сроки
                        • 0
                          Да, один проект = один блонкнот. Делю заметки внутри принципиально на 3 блока:

                          1. Разнородная информация
                          2. Сборки информации
                          3. Дневник по проекту (если нужен)

                          Под сборкой я понимаю результат анализа разнородной информации из п.1.
                    • +1
                      Как вы строите такую структуру без дерева блокнотов? Используете метки вместо блокнотов? Или как-то (как?) обходитесь плоской структурой с одним уровнем папок без подпапок?

                      Evernote превращается в монстра-монополиста вроде Microsoft Office. С ней работают почти все, с ней интегрируются почти все.

                      Печально, так как стимулов на исправление массы крайне раздражающих багов вроде отсутствия дерева папок, не всегда работающей отмены последнего действия и не всегда работающей вставки ссылок и так далее у разработчиков просто нет.

                      Сейчас пытаюсь перейти на Nimbus Note — там уже сделали дерево папок (что характерно, после обсуждения на Хабре) и багов заметно меньше, но временами создается впечатление что о самом факте их существования знаю я один, а Evernote сейчас почти постоянно вижу уже в других приложениях вроде того же Feedly.
                      • 0
                        У меня 76 блокнотов и 556 заметок. Управляюсь я с этим с помощью объединения блокнотов в стэки и вывожу то, что наиболее актуально с помощью шорткатов в боковое меню. Теги я использую дополнительно, чтобы что-то вытаскивать из всех блокнотов, например книги (анализ прочитанных книг). Те, они много где встречаются, но мне удобно их все иметь под рукой, для этого тега у меня прямо есть отдельный шорткат.
                        • 0
                          Я правильно понял что под стеками вы имеете в виду одноуровневые папки для блокнотов? Тогда понятно.
                        • 0
                          А у меня 2 блокнота: Inbox и Main. Просто я не использую папки (блокноты) для организации информации. Вместо этого использую тэги, так как они более гибкие.
                          • 0
                            У меня блокнотов поменьше, 54, но вот количество заметок заметно больше — ~15500.
                          • +1
                            У меня схожие мысли и насчёт evernote и насчёт Nimbus Note. Но лично меня Nimbus смущает вот чем: какое-то время назад я пользовался продуктом Fvdmedia «Fvd suite», и хотя приложение само по себе неплохое, наряду с ним, помнится, установились ещё какие-то «бонусы». К сожалению, на 100% точно не помню, что именно было в нагрузку, был ли вопрос при установке дистрибутива, или может только добавились поисковики в браузере… В общем, осадок остался и доверять особо ценную личную инфу я бы fvdmedia не стал. (а использовать две nimbus и evernote одновременно как-то лениво)
                            • 0
                              Их представитель есть на хабре, надеюсь он это прокомментирует.
                              • +1
                                Как представитель Nimbus Note прокомментирую ) В FVD Suite действительно есть монетизация через Bundle-модель. Это абсолютно нормальный и легальный способ монетизации, если конечно использовать проверенные партнерские программы, у которых обязательным(!) условием является разрешение пользователем установки дополнительного софта. В рунете например Bundle предлагает Яндекс, который таким образом продвигает свой браузер.

                                Связи с Nimbus Note не вижу, это разные проекты. Также не понял про личную информацию. FVD Suite никогда личную информацию не собирал и не собирает.

                                Извиняюсь за оффтопик.
                                • 0
                                  > у которых обязательным(!) условием является разрешение пользователем установки дополнительного софта

                                  А когда прячут чекбоксы установки дополнительного крапа, которые надо отключать, это считается, что пользователь разрешил?
                                  • 0
                                    Это называется хитростью ) Но на самом деле таких всё меньше, так как сильно прижимает тот же Google, на поиске которого в большинстве случаев и монетизируются рекламодатели.
                                    • –1
                                      А, ну понятно, очередные мошенники.
                                      • 0
                                        Извиняюсь, а вы про кого? Партнерские программы, которые мы использовали такими вещами не игрались и не одобряют такого.

                                        • –1
                                          Ну, сообщением выше вы оправдывали такой подход, называя его «хитростью». Может это была просто неудачная шутка.
                                          • 0
                                            Я не оправдывал, скорее наоборот. Про хитрость, это не шутка, но в то же время я написал, что таких всё меньше.
                                  • +1
                                    Связь не прямая. Есть такая вещь как «политика компании», даже если она не формальная и нигде не прописана. Монетизация через Bundle-модель, хоть и «абсолютно нормальный и легальный способ монетизации» рассматривается большинством пользователей (ну по крайней мере, с хабра) не как нормальный, а скорее «серый» способ заработка. Раз в компании допускается «серость» в одной области, почему потом компания не может пойти ещё дальше?
                                    Конечно, вы можете возражать, используя аналогии доводящие сравнения до абсурда (например, «раз человек проехал в автобусе без билета, он може преступить закон гораздо больше — потенциальный убийца!»), но когда дело касается хранения Личных заметок хотелось бы безупречной репутации сервиса.
                              • 0
                                Я вас понял и ответить могу только одно: Время покажет, надеюсь вы останетесь нашим пользователем.
                                • –1
                                  Моя паранойя проснулась, и решила спросить вот что (хотя и не по адресу на 90%): все эти компании, предлагающие подобные органяйзеры, как они заботятся о безопасности данных своих клиентов? Я к тому, что промышленный шпионаж нынче практически на уровне военного, и вот технолог некоей крупной конторы ведёт продвинутый MindMap, скажем в EverNote. И тут злые хакеры получают доступ к серверам организации… В общем, сюжет для шпионского романа.

                                  Кто-то из компаний — организаторов нашей жизни может похвастаться тем, что шифрует данные на клиенте, и сам не имеет к ним доступа?
                                  Заранее всем спасибо за советы )
                                  • 0
                                    Могу ошибаться, но насколько я помню отсутствие доступа к данным которые хранишь в итоге всегда оборачивалось закрытие сервиса
                                    • 0
                                      У вас есть какая-то информация по подобным прецендентам? Отчего закрывались, может быть из-за давления? Давление сейчас начинается и на гигантов, решившихся на подобное — Apple и Google приходится выслушивать самоуверенные заявления штатовских госслужащих, что «мы вас заставим, сами поймите, нас простите и личные данные наших граждан и ненаших иностранцев, нам раскройте». Ну так на то они и крупные, чтобы иметь серьёзных противников (а потом благодарных клиентов?), не вечно же собирать гроши с планктона.

                                      Представьте себе такой вариант развития событий (абсолютно визионерский, оценочный вариант/суждения далее по тексту): Шведская или Немецкая Пиратская партия создаёт подобное ПО с открытым исходным кодом, привлекает независимый аудит этого кода с криптографическим уклоном, и рекомендует его использовать правительственным, научным и медицинским организациям во всём мире, всем тем людям, кто не считает себя Неуловимым Джо. ПО имеет возможность подключать любые комм. и некомм. облачные хранилища по стандартным протоколам, (например WebDAV — Web Distributed Authoring and Versioning — многое изобретено/напрограммировано до нас). Шаринг контента между пользователями — p2p с сеансовыми ключами, или опять же через облачное хранилище, там многие предлагают сделать любые свои папки доступными для чтения кому угодно по уникальной ссылке.

                                      Наша Пиратская партия проявляет обычную беззубость и инфантилизм (кто-то удивлён?), поэтому у нас процесс идёт, как всегда, «снизу», но не совсем: реально власть имущие сами начинают пользоваться не своим УГ от их «отделов безопасности (с комм. уклоном, гыы)», а качественным ПО, развиваемым мировым сообществом, наша Госдума хранит свои планы (с использованием этого ПО) об улучшении моей и вашей жизни на Яндекс.Диске (он _пока_ даёт доступ по WebDAV. А вот mail.ru Облако не даёт. Не знаете почему? Моя паранойя… всё, молчу). Облачные провайдеры наперебой предоставляют доступ, привлекая ценой, скоростью и надёжностью хранения.

                                      Неплохой шанс подхватить тему свободного ПО, p2p, криптографии и связи для Партии Прогресса.

                                      Конторы навроде EverNote, не принявшие такой ветер перемен, выслушивают Плач Маркетолога о какой-нибудь, на их взгляд, важных вещах: о Ценах На Нефть (которые падают!)/Мировом Кризисе (который, цитируя классика, «в головах, а не в сортире»), и только Самый Крупный Босс тяжело думает о том, что деньги для компании, предоставляющей массовые услуги, действуют только в контексте предоставления этих самых, но только самых качественных и безопасных, услуг.

                                      В конце всё ненужное умерло и отпало само, а Пролетарии Всех Стран Соединились, Аминь :)

                                  Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                  Самое читаемое