Связываем SAP Solution Manager и SAP WPB на радость пользователей и службы поддержки



    Привет, Хабр!

    Сегодня мы смоделируем процесс разработки и поддержки актуальности пользовательских инструкций силами самих пользователей. Этот подход существенно упрощает жизнь службам, ответственным за поддержку и развитие систем. Для этого мы будем использовать 2 продукта: SAP Solution Manager и SAP Workforce Performance Builder –инструмент для разработки интерактивных инструкций для пользователей любых ИТ-систем. С первым, я уверен, большинство знакомы, а со вторым мало кто сталкивался. В первой части мы подружим эти два решения, чтобы процесс заработал, а во второй — создадим в Solution Manager программу обучения для подготовки новых сотрудников, в которой будут использоваться актуальные (всегда!) материалы, созданные в SAP WPB.


    Итак, почему мы решили остановиться на теме поддержки и подготовки новых пользователей?
    • Во-первых, потому, что любая ИТ-система работает так, как было спроектировано до того момента, как в ней «завелись» пользователи. Это — аксиома.
    • Во-вторых, процесс подготовки пользователей ИТ-систем зачастую не регламентирован, носит формальный характер, и это существенно отражается не только на службе поддержки в виде обилия запросов «Где, куда, откуда, почему, зачем, кто?», но и на эффективности организации в целом.
    • В-третьих, зачастую в качестве решения проблемы с адаптацией пользователей мы получаем запросы на дополнительные ресурсы в службу поддержки. В текущих экономических условиях это непозволительно.

    Что предлагаем мы?
    1.Вовлечь в процесс актуализации учебных материалов ключевых пользователей,
    2. Сделать процесс актуализации материалов как можно удобнее для его участников.

    Итак, нам потребуется: Solution Manager 7.1 и Workforce Performance Builder 9.3 Enterprise Edition. Общая картина решения такая:

    image

    Часть 1. Скованные одной цепью
    Для привязки портала WPB Manager (который будет центром управления процессом разработки учебных материалов) к Solution Manager запускаем транзакцию SPRO и открываем «Configuration Table for WPB Interface».

    image

    Появится табличка, в которой нужно заполнить 3 строки:
    BASE_URL – адрес сервера WPB
    CUSTDOCU – типы документов WPB, которые будут распознаны Solution Manager, как проектные и отображаться на вкладке Project Documents транзакции SOLAR02.
    Перечень типов документов WPB с кодами для Solution Manager:
    • Стандартный документ – standard
    • Документ обучения – training
    • Рабочая документация — work
    • Справка по заданию – jobhelp
    • Тестовый документ – testsheet
    • Руководство по процессу – business_script
    • Документ HP Quality Center – hpqc
    • Документ Audit & Compliance — fda
    W_AREA_ID – Идентификатор рабочей области WPB, в которой хранятся документы. Можно узнать на портале WPB

    image

    После ввода и сохранения данных можно приступить к непосредственно к выгрузке структуры бизнес-процессов, которая была создана в процессе внедрения системы, на портал WPB. С портала WPB Manager мы будем раздавать задания на разработку/обновление интерактивных инструкций либо проектной команде, (если идёт проект) либо ключевым пользователям, если система уже эксплуатируется.

    В нашем примере мы создали совсем несложную структуру: у нас 2 бизнес-процесса, состоящие из 2-х шагов каждый.

    image

    Для переноса этой структуры в WPB запускаем транзакцию SOLAR_WPB

    image

    После нажатия на кнопку «Синхронизация» выберем те сценарии/процессы, для которых необходимо разработать или обновить учебную документацию и нажимаем ОК. После успешной синхронизации на портале WPB появится структура процессов из Solution Manager. Здесь необходимо уточнить, что 1 шаг бизнес-процесса равен 1 проекту WPB.
    Вот как это выглядит:

    image

    Теперь нам нужно назначить задания на разработку контента по каждому шагу непосредственным исполнителям: ключевым пользователям, которые выполняют эти действия в системе каждый день и отлично знают все тонкости. Это сделаем прямо с портала WPB Manager.

    image

    После нажатия на Save исполнителю придёт уведомление на электронную почту о том, что он «избранный», назначен исполнителем конкретного задания. После чего «Дарья» запускает WPB Instant Producer и с его помощью записывает в системе процесс создания заявки на командировку. Впоследствии запись (в виде мастер-документа WPB) отправляется на сервер WPB Manager, и «Дарья» считает задачу выполненной.

    Теперь из мастер-документа WPB нужно создать учебные материалы. Для этого в WPB Producer открываем присланный «Дарьей» мастер-документ, и запускаем создание документации в нужных нам форматах.

    image

    В итоге мы получим пакет из интерактивных симуляций и привычных «бумажных» документов, описывающих действия в системе.

    Когда пакеты учебных материалов созданы, проверены и одобрены, их необходимо загрузить в Solution Manager. Для этого снова запускаем синхронизацию в транзакции SOLAR_WPB. В результате каждый шаг процесса в нашей структуре «обрастает» документами, относящимися либо к Проектной документации, либо к Учебной документации, в зависимости от настроек, которые мы сделали в SPRO.

    image

    Что важно: в Solution Manager загружаются не сами документы, а ссылки на них, ведущие на портал WPB. Ссылки являются постоянными. Таким образом, при обновлении/перезаписи документа WPB в связи с изменением процесса в ИТ-системе, Solution Manager всегда будет ссылаться на актуальную версию.

    Краткое резюме:

    Мы соединили Solution Manager и WPB. Первый является источником структуры процессов, второй – к этой структуре подвязывает учебные материалы и обеспечивает их актуальность. Ключевые пользователи создают контент, используя удобный и интуитивно понятный инструмент, службе поддержки остаётся лишь «навести необходимый лоск».

    Часть 2. Картография от SAP Education
    Теперь покажем, как, используя созданные пользователями учебные документы, создавать программы обучения (карты обучения в терминологии Solution Manager). Для этого запустите транзакцию SOLAR_LEARNING_MAP и нажмите F5 для создания новой карты обучения.

    image

    Введите название карты обучения

    image

    И создайте её структуру, например, используя всё тот же процессно-ролевой подход.

    image

    В итоге у нас получилось нечто подобное:

    image

    Теперь вдохнём знания в карту обучения. Для этого выберите раздел карты, и нажмите на кнопку «Обновить» для отображения контента доступного для вставки в карту обучения.

    image

    Присвоение учебных симуляций WPB/документов к каждому разделу выполняется через выделение нужного документа и нажатие на кнопку «Присвоить документ».

    Готовую учебную карту можно либо напрямую назначать пользователям для прохождения используя кнопку «Отправить пользователю»

    image

    Либо можно выгрузить в формат SCORM для дальнейшей загрузки в систему управления обучением (например, SAP Enterprise Learning или SuccessFactors Learning) для полной автоматизации процесса подготовки и аттестации новых пользователей системы.

    image

    Краткое резюме:

    В Solution Manager мы создали программу обучения для подготовки нового пользователя к работе в ИТ-системе. В качестве строительных блоков программы выступают учебные материалы, созданные в WPB и которые всегда актуальны (вы помните, что в Solution Manager хранятся лишь ссылки). Учебные программы мы может назначать через Solution Manager либо экспортировать в LMS систему, где настроить автоматическое назначение курса, контроль его прохождения и уведомления пользователю. После успешного прохождения обучения пользователю предоставить доступ к продуктивной системе.

    Если функционал Solution Manager в части создания программ обучения вас не устраивает, то есть альтернативный вариант: программы обучения создаются в WPB Producer, затем загружаются в LMS-систему либо через экспорт в формат SCORM, либо напрямую из WPB Producer (если в качестве LMS системы вы используете SAP Enterprise Learning Solution).

    Созданный в WPB контент можно использовать множеством путей, например, интегрировать в меню «Справка» SAP, чтобы пользователи в случае возникновения сложностей получали помощь именно по той транзакции, в которой они находятся, и в том виде, который им более удобен.

    image

    Надеюсь материал окажется полезным. С радостью отвечу на ваши вопросы!

    Полезные ссылки:
    Интеграция Solution Manager с SAP WPB на канале SAP в YouTube
    О решении SAP Workforce Performance Builder на sap.com
    SAP WPB на канале SAP в YouTube
    Метки:
    SAP 74,55
    Лидер рынка корпоративных приложений
    Поделиться публикацией
    Комментарии 2
    • –1
      А не дешевле просто расшарить папку root group?
      • 0
        что значит дешевле? в описываемом решение в целом возможностей гораздо больше чем в просто шаринге файлов. хотя бы версионность.или трекинг подготовки учебный материалов.

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.