Сибирикс
Компания
51,52
рейтинг
27 августа 2013 в 15:26

Разное → Горизонт планирования

Часто мы делаем проекты продолжительностью в несколько месяцев. При этом горизонт планирования команд в Сибириксе — порядка пяти недель. В переложении на спринты — 3-5 спринтов (зависит от опыта конкретной команды).

Я использую два монитора, Google-календарь, Scrumban, общую тетрадь и песочные часы. Сам способ постоянно дорабатывается, но общие принципы остаются неизменными: держать под рукой все проекты в рукописном виде + управлять движением проектов на виртуальной канбан-доске.



Сама процедура занимает 2 часа в неделю. Этого времени достаточно, чтобы распланировать нагрузку примерно на 35-50 человек. Удобно делать либо рано утром в понедельник, либо в пятницу, во второй половине дня, либо в воскресенье вечером.

Шаг 1. Концентрация на планировании. Разлиновка


Планирование — одна из самых муторных задач, которые я не могу делегировать. Я ее ненавижу. Вдобавок, я достаточно ленив, и всегда пытаюсь отложить планирование на самый последний момент. Однако я знаю, что взамен получу ясность и контроль над ситуацией. Это подстегивает начать. Примерно в воскресенье, часов в 6 вечера.

Хотя вся информация по проектам есть в электронном виде — я намеренно переписываю ее на бумагу. Это дает полную картину по загрузке команд и позволяет восстановить чувство контроля — обычно оно покидает меня полностью за две недели (если я пропустил планерку) или за одну командировку.



Итак, в общей тетради перво-наперво я записываю в столбец сотрудников, которые занимаются продакшном. Если в отделе есть команды (у нас это разработка), то группирую по командам. Если команд внутри отдела нет — группирую целиком по отделу, например, дизайн или копирайтинг.

Вверху листа пишу даты и отчеркиваю через каждые пять рабочих дней (в тетрадке клеток хватает ровно на 5 недель — совпадает с длиной нашего горизонта планирования). Получается вот так:



Время от времени появляются ребята, которые делают проект сольно или кочуют между командами. Это плохо, и я про это знаю.

Если попадаются праздничные дни — штрихую.



Кроме производства, есть отдел клиентского сервиса и продаж. Их я записываю на другой стороне тетрадного разворота. Итак, что там будет:
  • Фамилии руководителей проектов, под каждым две колонки — в одной проекты в работе, в другой будущие проекты, но под которые уже нужно планировать ресурсы.
  • Под списком проджект-менеджеров записаны мои аккаунт-менеджеры (отвечают за первоначальную работу с клиентом, выяснение требований к проекту и сбором прочих «входных данных»). Рядом с ними я буду вести список сделок, которые они курируют на этой неделе.



Разлиновка занимает примерно 20 минут и позволяет мне сконцентрироваться на задаче.

Шаг 2. Планирование того, что гарантированно случится


Следующее, что я делаю — запускаю Google Calendar и последовательно открываю рабочие календари команд. В календаре проставлены плановые спринты и проекты, на которые уже зарезервированы люди (это текущие проекты, по которым уже идет работа).



Эту информацию я переношу в свою табличку. Таким образом, я вижу гарантированную загрузку. Сразу же закрашиваю отпуска сотрудников, чтобы случайно не запланировать это время на проекты.

Шаг 3. Составление списка проектов


Для этого я открываю на втором мониторе Scrumban, в котором у меня хранятся карточки проектов по всем фазам. Карточка — это паспорт проекта. Их я обновляю раз в неделю, по понедельникам, на менеджерских планерках (об этом как-нибудь в следующий раз).

Я читаю карточку, переношу название проекта в таблицу к менеджеру проектов (на бумагу), изучаю чеклисты проекта (это список типовых действий, которые должны быть сделаны на каждой фазе — типа «выставить счет», «взять отзыв» и проч.), вспоминаю, были ли сделаны эти действия, если нет — ставлю соответствующие задачи в план менеджерам проектов. Если по каким-либо проектам я знаю, что будут необходимы ресурсы — я бронирую их в Google Calendar на соответствующую команду. Для каждого проекта или спринта указывают ориентировочную трудоемкость.

Если прямо сейчас я не могу запланировать ресурсы, например, не знаю на 100% статус проекта или не уверен, какая команда подойдет лучше — я переношу его в специальный календарь «Новые проекты».



В результате я формирую список текущих проектов у проджект-менеджеров, создаю часть задач, которые будут нужны при ведении проекта, более плотно заполняю горизонт планирования и гуглкалендарь по конкретным командам.

Эта операция примерно на 40 минут.


Шаг 4. Обработка сделок из CRM


Далее я открываю сделки из CRM и прохожусь по ним последовательно. Часть из них — передана проджект-менеджерам (я записываю такие сделки в первом столбце, возле фамилии проджект-менеджера). Но большая часть из них назначена на аккаунтов. Эти потенциальные сделки я заношу в соответствующий список возле фамилии аккаунта.

Разбор заявок из CRM занимает порядка 10 минут.


Те проекты, которые с большой вероятностью пойдут в работу и требуют особого внимания — помечаю у себя в тетради.



Шаг 5. Планирование «дырок»


В результате у меня получается запланированный календарь команд, благодаря которому я знаю точную нагрузку на каждого разработчика, дизайнера или менеджера. Но остается некоторое количество «дырок» в их работе.

Руководствуясь опытом и интуицией, в пустые места я добавляю проекты из календаря «Новые проекты». Например, карандашом. Удаляю проект из календаря «Новые проекты» и ставлю задачу на конкретную команду.

Это занимает еще минут 20, если нет жесткой нехватки ресурсов.




Если таковая есть (например, внезапно продано очень много аналитики) — уходит минут 40. В основном на то, чтобы понять, как скомбинировать работу, чтобы не было недовольных, а отгрузка шла в намеченные сроки.

Шаг 6. Внутренние задачи


Если остаются какие-либо «дырки» в календарях команд — самое время поставить туда внутренние задачи компании либо запланировать обучение.

Результат


После 2-х часов анализа получается почти ясная картина по загрузке студии. Однако все равно остается место вариативности и остаются «пустоты» в рабочем графике команд. Заполняем их мы уже совместно с менеджерами проектов на еженедельной планерке, в понедельник. Расскажу об этом как-нибудь в следующий раз.
Автор: @zevvssibirix
Сибирикс
рейтинг 51,52
Компания прекратила активность на сайте

Комментарии (31)

  • +6
    У вас все очень автоматизировано.)

    А вы используете дневники в компании, где можно оценить успеваемость учеников сотрудников, или только для себя выбрали столь изощренный путь фиксации знаний? :) Если без шуток — затронута интересная тема.

    Почему не был выбран какой-нибудь произвольный, существующий инструмент для записи (ну вот мне JIRA нравится, там и плагины есть для Scrum'а и カンバン, которые вы используете), откуда потом можно в каком-либо формате что-то куда-то выгружать и более гибко анализировать собранные данные?
  • +8
    Обычный TaskList. Стоило ли так заморачиваться с песочными часами, Google-календарём и виртуальной канбан-доской?
    У вас даже нет трудоёмкости оценочной по задачам.
    Если проекты у вас типовые может быть и план работ для каждого проекта тоже типовой, а соответственно отпадает необходимость в шаге 1 и 2.
    По обработке сделок CRM: не понятно почему Вершинину передано столько сделок, а к примеру, у Завертайлова нет сделки с «Газпромом»?
    У Завертайлова тоже ведь есть опыт и интуиция, а также общая тетрадь и песочные часы.

  • +2
    > Время от времени появляются ребята, которые делают проект сольно или кочуют между командами. Это плохо, и я про это знаю.

    Можете пояснить, — что здесь плохого?
    • 0
      На «сольном проекте» bus-factor = 1. Кроме исполнителя никто не владеет деталями. Хорошего в этом мало.
  • +3
    И всё-таки непонятно зачем всё планировать на бумаге?
    Есть же тулы наподобие rally, version one, youtrack и тд.
    Тем более, такое планирование всегда доступно для просмотра всем участникам проектов.
  • +3
    Володь, а ты уверен, что планировать работу студии в таком кабальном варианте это вообще твое дело? Неужели у тебя среди 30-40 человек больше некому этим заниматься. Нафига тебе это? Почему не можешь делегировать? Я реально не представляю ситуацию, при которой я мог бы вот так сесть за песочные часы и тетрадку и этим заниматься. Лет 5 уже подобного не было. У нас же схожий масштаб, кол-во людей и т.д. Расти людей!
    • +1
      Если на это уходит 2 часа в неделю, не вижу смысла делегировать.
      • 0
        2 часа в неделю — это 5% рабочего времени.
        8 часов в месяц — целый рабочий день!

        И, кстати, автор делает эту работу "сольно" — что сам же и считает недостатком при использовании других своих сотрудников :)
        Думаю, это повод научить ещё кого-то в студии этому процессу.

        По крайней мере, до шага 3 творческой работы управленца — не очень много. Можно поручить кому-то сделать заготовку, а потом продолжить самому.
  • 0
    У нас на то же самое хватает корпоративного Trello + Google Spreadsheet и родного iCal для цикличных событий — и все довольны, и наглядно, и меньше лишних действий. На бумагу не заносится ничего вообще.
  • +1
    Мне кажется это описание того, как происходит понимание руководителем того, что по факту происходит, а не планирования. Планирование осуществляют конкретные руководители отделов\проектов, а результатом всего описанного в статье будет только «так, я знаю что у нас все люди заняты». Потому что если результат другой — значит это просто провтык руководителя отдела\проекта.
    • 0
      Здесь есть несомненный плюс, что один человек четко знает кто, когда и чем занят. Это очень удобно. Да, человека можно заменить программой, но кто тогда будет разруливать конфликты за ресурсы?
  • +1
    Подскажите Шаг 2 и Шаг 3 в чем лучше делать, не хочется такие вещи делать в Google Calendar вот почему:
    1. Необходимо учитывать командировки и отпуска
    2. Если задача растягивается со сроками, необходимо чтобы все следующие задачи тоже перемещались
    3. Необходимо иногда вставлять задачу между другими, следующие соответственно должны сдвигаться.
    4. Этот календарь мне надо шарить другим людям для чтения
    • 0
      2,3 сдвигать ВСЕ проекты из-за косяка в одном — очень плохо. Если нет возможности перекинуть работу или человека, то лучше уплотнять.
      • 0
        А чтоб была возможность уплотнять — надо планировать загрузку ресурса не на 100%, а на 80, например. Этот процент свободы можно расчитать статистически по команде, проекту, компании в целом, исходя из среднего объема внеплановых задач.
      • 0
        Система должна сдвигать сама если я увеличиваю время текущей задачи, а я если увижу что будущие задачи в срок не решаются, буду думать куда перекинуть, как упростить, или вообще убрать.
        • 0
          Мне бы такая система не понравилась. Она должна громко сигнализировать что две задачи наползли на один ресурс и потребовать от меня ручного решения.
          • 0
            А как она определит что две задачи наползли? Я же должен ввести вручную, что текущая задача исполняется на 4 дня дольше, система просигнализирует что в это время должны начаться другие, что сделать? и несколько вариантов действий, ничего, сдвинуть, уменьшить и т.д.
            • 0
              Именно так, когда вы вручную увеличиваете продолжительность задачи, система сигнализирует. Либо когда исполнитель не закончил задачу в срок.
              • 0
                Конкретно для меня задачи вести в такой системе не нужно, больше проекты и крупные работы, у которых сроки более 5 дней, мелкие ведутся итак в JIRA
                • 0
                  Т.е. есть большая задача в одной системе и соответствующие ей мелкие задачи в Jira? Я в принципе тоже так работаю, но это создает много ручной работы (и много расхождений), если Jira не интегрирована с этой системой и вся синхронизация деятельности ведется вручную.
                  • 0
                    Есть глобальные планы по выпуску отдельных приложений/модулей они разнесены по команде, при этом внешние люди могут видеть что реализация версии 1.0 такого-то приложения запланирована на конец сентября, при этом если появляется новая крупная задача или растягивается старая, сроки сдвигаются, необходимо перекидывать крупные задачи между исполнителями, думать про командировки, отпуски. болезни
  • +1
    Я так и не понял как вы используете Scrumban.
    • +1
      Судя по портфолио, они его в основном разрабатывают, а не используют.
  • +1
    Простите, немного не в тему, но автору будет удобнее. В настройках гугл календаря, можно не отображать выходные Вы так место на экране сэкономите и основной лист будет читабельнее. Сам не знал долгое время, постоянно выходные отнимали место на экране.
  • +3
    Мне кажется у Вас перебор. А если сотрудников 100 станет? Слишком централизованное управление.
  • +3
    Что это за кошмар с общей тетрадью? Добавьте туда еще табели с отмеченными трудоднями.
    По-моему, весь этот язык планирования придуман во время написания статьи и только для нее.
    Если уж сделали Сибирикс, то так и расскажите про него, чего юлить.
    Простите за откровенность.
  • +1
    Думаю, что дело и правда в росте людей.
    У меня самой проектная компания, я подобные графики рисую с каждым новым проектом в Excel минут за 5.
    В одном файле заполняю таблицу со структурой: название проекта, общий срок и для каждого этапа проекта: постановщик тз, срок на тз, исполнитель, срок сдачи первой версии, итоговой версии, проверяющий, срок сдачи этапа.
    Во втором файле размечаю кто из команды занят, чем и на сколько %. Сюда же пишу у кого и когда отпуск.
    Для себя, более чем хватает.
  • 0
    Не понимаю, почему планирование изначально не выполняется в CRM. Если чего-то не хватает, то можно и дописать. А от Google календаря (и подобных сервисов) польза сомнительная: во-первых сервисы не подконтрольны, во-вторых слишком централизованы (не вариант для совместного планирования), в-третьих безопасникам тоже есть, что добавить на тему хранения подобной информации на внешних источниках.

    На счет доступности CRM, я как-то работал из дома и цеплялся сначала к рабочей машине по TeamViewer, а потом с рабочей машины по RDP к серверу, где CRM находилась, так что и с доступностью проблема решаемая.
    • 0
      У Google Calendar есть киллер-фича из коробки в виде синхронизации с телефоном. Для руководителя это очень полезно, даже необходимо.
  • +2
    Горизонт планирования завален.
  • 0
    директор: Завтра бухаем! Мы прошли модерацию скрамбана в СААС для Битрикс 24!
    xxx: что такое саас?
    yyy: какая разница
    zzz: какая разница
    xxx: точно. простите мою глупость>

    Поздравляем)

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

Самое читаемое Разное