Одним из важнейших IT-активов в любой компании является программное обеспечение. ПО важно не только потому, что представляет собой залог успеха в современном мире постоянных коммуникаций, но и потому, что организации тратят на него (закупку, обслуживание, обновление и пр.) громадные деньги.
Некоторые, особенно крупные компании, не задумываются об обоснованности этих трат, для них затраты на ПО составляет незначительную часть расходной статьи бюджета. Компании среднего бизнеса экономят на ПО столько, сколько могут себе позволить, покупая лишь минимум и, возможно, используя нелицензионный софт. (Кстати, на мой взгляд, является ошибкой мнение о том, что нелицензионный софт бесплатен, за него можно дорого поплатиться, о чем можно почитать тут.) Есть и другая категория компаний: они задумываются, как сократить затраты на программные продукты, но не знают, как конкретно это сделать. Именно таким компаниям я дам несколько советов о том, как избежать ненужных трат на ПО.
Для начала необходимо определиться с тем, какое ПО вообще используется в организации. (Сколько его, какого типа, как и кем используется?) На все эти вопросы поможет ответить процедура инвентаризации ПО. Как её можно провести и что нам в этом поможет, я расскажу в другой статье.
Как только у нас появится информация обо всех программных продуктах в компании, можно приступать к ее анализу:
Всё ли ПО действительно необходимо, используется ли оно на полную мощь?
Есть ли такое ПО, которое не используется вовсе?
Почему ПО не используется и как извлечь из него выгоду, может, просто сотрудники не имеют его использовать?
Как определить, какое ПО нужно и избежать дополнительных трат?
Ответы на эти вопросы можно получить следующим образом:
1. Интервьюирование сотрудников и их руководителей.
Интервьюирование может как помочь, так и навредить одновременно. Оно покажет, насколько субъективно сотрудники относятся к использованию софта. Я уверен, что даже если какой-то конкретный программный продукт используется редко и не для выполнения служебных обязанностей, то сотрудник всё равно найдёт тысячу оправданий и объяснений тому, что это ПО ему очень нужно, даже приведя конкретные примеры использования в служебных целях.
К примеру, часто можно встретить использование на одном компьютере сотрудника нескольких веб-браузеров (Internet Explorer, FireFox, Opera, Google Chrome), хотя по своим функциональным обязанностям сотрудник может использовать доступ в сеть лишь 10% всего рабочего времени. В таких ситуациях IT-подразделению следует выбрать один веб-браузер (хоть все и бесплатны, но на их обслуживание тратится время, а, следовательно, и деньги), который и будет корпоративным стандартом.
Или, например, использование платных программ-архиваторов. От такого софта можно легко избавиться без потери качества работы сотрудника либо заменить его бесплатным или более дешёвым аналогом. Кстати, будьте готовы к тому, что когда начнёте заменять ПО на аналог, сотрудник будет говорить, что он не привык к интерфейсу, к функционалу и пр.;
2. Использование специального технического средства аудита.
На этот способ я бы обратил особенное внимание, но сразу скажу, что он не отменяет применения интервьюирования. Техническое средство позволит отследить количество запусков любого выбранного решения, загрузку аппаратного обеспечения при использовании того или иного ПО. Но когда вы найдёте программу, от которой, по вашему мнению, можно избавляться, тогда вам не избежать интервьюирования сотрудников по поводу ее необходимости.
Сейчас лишь приведу список основных средств (для затравки), позволяющих проводить инвентаризацию ПО, распределенных по разным классам:
3. Создание стандарта ПО для разных категорий сотрудников.
Весьма эффективный способ отсечь всё лишнее. Для этого, безусловно, потребуется серьёзная аналитическая работа, но, проделав её, вы поймёте уже в ближайшее время, насколько она полезна.
Для этого вам надо разделить всех сотрудников компании на категории. Критерии деления могут быть самые разные, и их выбор зависит от многих обстоятельств. В целом, деление специалистов выглядит оптимальным по критерию выполнения тех или иных бизнес-задач.
Например, сотрудники бухгалтерии, дизайнеры, менеджеры по продажам, юристы и пр. Совершенно очевидно, что в такую категорию как «дизайнеры» не должно попасть специализированное ПО, рассчитанное для юристов или бухгалтеров. Мне сложно предположить, что дизайнеру для выполнения непосредственных служебных обязанностей требуется какая-либо из справочных-информационных систем или программ для ведения бухгалтерии.
Точно такой же подход должен быть и для других категорий сотрудников. При этом рекомендую включить в стандарт использования программного обеспечения лишь минимум реально необходимого ПО, лучше потом сделать исключение для отдельного сотрудника, внимательно рассмотрев его потребность. После определения такого стандарта на программное обеспечение следует «вычистить» всё ПО, которое в этот список не попадает. Если лишнее ПО было легально куплено, то необходимо посмотреть и сделать выводы: быть может, оно кому-то в компании действительно сейчас нужно и нет никакой необходимости в его удалении.
Поясню на примере пары компьютеров, принадлежащих бухгалтеру и юристу. Возьмём сначала стандартный компьютер бухгалтера, взятый в одном из проектов по внедрению SAM. На нём было обнаружено:
После проведенного анализа стало очевидно, что некоторые из программ используются редко, некоторые – вообще не нужны пользователю, если посмотреть на его служебные обязанности, а некоторые можно оптимизировать. В результате анализа была получена следующая картинка:
Если посмотреть на ориентировочную стоимость используемых на этом компьютере программ, то понятно, что экономия на один только компьютер составила почти 40 000 рублей. Этот пример показателен ещё и потому, что на нём стоял ненужный бухгалтеру SQL Server в результате, вероятно, какой-то ошибки.
Аналогичный пример могу привести относительно компьютера юриста. Что было обнаружено на его компьютере во время первой инвентаризации ПО:
Что осталось после анализа полученных данных:
В данном случае с компьютером юриста экономия составила порядка 12 000 рублей на один компьютер;
4. «Закручивание гаек» на этапе согласования заявок на установку ПО.
Определившись со стандартом и «вычистив» все компьютеры до уровня созданного стандарта, стоит занять жёсткую позицию и заручиться поддержкой руководства, не разрешая устанавливать ПО сверх того, что указано в стандарте. Это крайне важно.
Человеческий фактор и социальные связи между людьми никто не отменял и всегда не хочется отказать своему другу в установке какого-то ПО, которое не входит в стандарт и, по вашему мнению, оно не нужно для выполнения служебных обязанностей. Но правила есть правила, и с ними нужно считаться. Поэтому в данном случае жёсткость на этапе согласования заявок на установку ПО – залог вашего же успеха в оптимизации затрат на ПО.
Безусловно, я не говорю, что из правил не может быть исключений. Они очень даже возможны, но мой совет вам – укажите любую возможность исключения и критерии возможных исключений из правил в самом стандарте/регламенте.
5. Управление контрактами на закупку ПО.
Крайне важный пункт. Я не буду сейчас говорить об управлении контрактами как о комплексном процессе, а скажу лишь об одном пункте из этого процесса: необходимо однозначно представлять себе все особенности любого контракта на покупку ПО, которые дают вам какое-либо преимущество (в конкурентной борьбе за клиента этих преимуществ может быть предоставлено вендором или поставщиком немало):
1. Какое количество дистрибутивов мы имеем право хранить;
2. Имеется ли возможность использования в виртуальной среде;
3. Если покупаем пакет, то какие программные продукты в него входят;
4. Возможность повторного использования на другом компьютере;
5. Возможность использования на домашних ПК;
6. Предусмотрена ли контрактом техподдержка и, главное, в каком объёме;
7. Имеется ли право upgrade.
Все эти дополнительные опции, которые вам достались бесплатно в конкурентной борьбе вендоров и поставщиков за вас, надо обязательно фиксировать и постоянно ими пользоваться. Их применение позволяет не тратить лишних денег на обслуживание или покупку другого ПО.
Казалось бы, это весьма простые советы, но совершенно точно могу сказать, что далеко не всеми они соблюдаются и, как следствие, возможен перерасход денежных средств на ПО.
Возьмем среднюю компанию, у которой имеется 1 000 ПК в компьютерном парке. Допустим, среднегодовой бюджет на программное обеспечение в этой компании составляет чуть более $250 000. Могу со 100%-ной уверенностью сказать, что если компания не занимается полноценным учётом ПО, не имеет политик/процедур по управлению программным обеспечением, не проводит постоянной инвентаризации ПО, то в такой компании риск перерасхода денежных средств на софт может быть более $80 000 в год. И это реальные цифры из практики. Причём я говорю только о прямых тратах на закупку ПО. А обновления? А обслуживание?
А есть ли у вас подобного рода опыт? Проводили ли вы часть этих работ в своих компаниях? Было бы интересно услышать примеры из вашего опыта.
Автор: Владимир Разуваев, Директор по правовому обеспечению, к.ю.н., Руководитель Департамента управления лицензиями компании Softline
Некоторые, особенно крупные компании, не задумываются об обоснованности этих трат, для них затраты на ПО составляет незначительную часть расходной статьи бюджета. Компании среднего бизнеса экономят на ПО столько, сколько могут себе позволить, покупая лишь минимум и, возможно, используя нелицензионный софт. (Кстати, на мой взгляд, является ошибкой мнение о том, что нелицензионный софт бесплатен, за него можно дорого поплатиться, о чем можно почитать тут.) Есть и другая категория компаний: они задумываются, как сократить затраты на программные продукты, но не знают, как конкретно это сделать. Именно таким компаниям я дам несколько советов о том, как избежать ненужных трат на ПО.
Для начала необходимо определиться с тем, какое ПО вообще используется в организации. (Сколько его, какого типа, как и кем используется?) На все эти вопросы поможет ответить процедура инвентаризации ПО. Как её можно провести и что нам в этом поможет, я расскажу в другой статье.
Как только у нас появится информация обо всех программных продуктах в компании, можно приступать к ее анализу:
Всё ли ПО действительно необходимо, используется ли оно на полную мощь?
Есть ли такое ПО, которое не используется вовсе?
Почему ПО не используется и как извлечь из него выгоду, может, просто сотрудники не имеют его использовать?
Как определить, какое ПО нужно и избежать дополнительных трат?
Ответы на эти вопросы можно получить следующим образом:
1. Интервьюирование сотрудников и их руководителей.
Интервьюирование может как помочь, так и навредить одновременно. Оно покажет, насколько субъективно сотрудники относятся к использованию софта. Я уверен, что даже если какой-то конкретный программный продукт используется редко и не для выполнения служебных обязанностей, то сотрудник всё равно найдёт тысячу оправданий и объяснений тому, что это ПО ему очень нужно, даже приведя конкретные примеры использования в служебных целях.
К примеру, часто можно встретить использование на одном компьютере сотрудника нескольких веб-браузеров (Internet Explorer, FireFox, Opera, Google Chrome), хотя по своим функциональным обязанностям сотрудник может использовать доступ в сеть лишь 10% всего рабочего времени. В таких ситуациях IT-подразделению следует выбрать один веб-браузер (хоть все и бесплатны, но на их обслуживание тратится время, а, следовательно, и деньги), который и будет корпоративным стандартом.
Или, например, использование платных программ-архиваторов. От такого софта можно легко избавиться без потери качества работы сотрудника либо заменить его бесплатным или более дешёвым аналогом. Кстати, будьте готовы к тому, что когда начнёте заменять ПО на аналог, сотрудник будет говорить, что он не привык к интерфейсу, к функционалу и пр.;
2. Использование специального технического средства аудита.
На этот способ я бы обратил особенное внимание, но сразу скажу, что он не отменяет применения интервьюирования. Техническое средство позволит отследить количество запусков любого выбранного решения, загрузку аппаратного обеспечения при использовании того или иного ПО. Но когда вы найдёте программу, от которой, по вашему мнению, можно избавляться, тогда вам не избежать интервьюирования сотрудников по поводу ее необходимости.
Сейчас лишь приведу список основных средств (для затравки), позволяющих проводить инвентаризацию ПО, распределенных по разным классам:
| Класс решений | Сайт производителя |
|---|---|
| SAM | |
| SAManage (web based) | samanage.com |
| Snow Software License Manager | snowsoftware.com |
| Auditpro | auditpro.biz |
| Realite 1.2.5 | realite.ru |
| Microsoft Software Inventory Analyzer | microsoft.com/msia |
| Lansweeper | lansweeper.com |
| Microsoft Assessment and Planning Solution Accelerator | microsoft.com/solutionaccelerators |
| 10Strike | 10-strike.com |
| SAMM (+SCCM) | sam-audit.ru/SAMM |
| ITAM | |
| Flexnet manager for Desktop | flexerasoftware.com |
| LicenseWatch | licensewatch.com |
| FrontRange Infrastructure Management solutions | frontrange.com |
| HP Asset Manager + DDMi | hp.com |
| MS SCSM + Provance ( + SCCM) | microsoft.com/systemcenter |
| Spiceworks | spiceworks.com |
| Spider (web based) | brainwaregroup.com |
| AIDA64 Business Edition | aida64.com |
| Deployment Suite | |
| Microsoft SCCM | microsoft.com/systemcenter |
| LanDesk | landesk.ru |
| Symantec Altiris | symantec.com |
| Novell Zenworks | novell.com |
| SaaS | |
| Windows Intune | microsoft.com |
3. Создание стандарта ПО для разных категорий сотрудников.
Весьма эффективный способ отсечь всё лишнее. Для этого, безусловно, потребуется серьёзная аналитическая работа, но, проделав её, вы поймёте уже в ближайшее время, насколько она полезна.
Для этого вам надо разделить всех сотрудников компании на категории. Критерии деления могут быть самые разные, и их выбор зависит от многих обстоятельств. В целом, деление специалистов выглядит оптимальным по критерию выполнения тех или иных бизнес-задач.
Например, сотрудники бухгалтерии, дизайнеры, менеджеры по продажам, юристы и пр. Совершенно очевидно, что в такую категорию как «дизайнеры» не должно попасть специализированное ПО, рассчитанное для юристов или бухгалтеров. Мне сложно предположить, что дизайнеру для выполнения непосредственных служебных обязанностей требуется какая-либо из справочных-информационных систем или программ для ведения бухгалтерии.
Точно такой же подход должен быть и для других категорий сотрудников. При этом рекомендую включить в стандарт использования программного обеспечения лишь минимум реально необходимого ПО, лучше потом сделать исключение для отдельного сотрудника, внимательно рассмотрев его потребность. После определения такого стандарта на программное обеспечение следует «вычистить» всё ПО, которое в этот список не попадает. Если лишнее ПО было легально куплено, то необходимо посмотреть и сделать выводы: быть может, оно кому-то в компании действительно сейчас нужно и нет никакой необходимости в его удалении.
Поясню на примере пары компьютеров, принадлежащих бухгалтеру и юристу. Возьмём сначала стандартный компьютер бухгалтера, взятый в одном из проектов по внедрению SAM. На нём было обнаружено:
После проведенного анализа стало очевидно, что некоторые из программ используются редко, некоторые – вообще не нужны пользователю, если посмотреть на его служебные обязанности, а некоторые можно оптимизировать. В результате анализа была получена следующая картинка:
Если посмотреть на ориентировочную стоимость используемых на этом компьютере программ, то понятно, что экономия на один только компьютер составила почти 40 000 рублей. Этот пример показателен ещё и потому, что на нём стоял ненужный бухгалтеру SQL Server в результате, вероятно, какой-то ошибки.
Аналогичный пример могу привести относительно компьютера юриста. Что было обнаружено на его компьютере во время первой инвентаризации ПО:
Что осталось после анализа полученных данных:
В данном случае с компьютером юриста экономия составила порядка 12 000 рублей на один компьютер;
4. «Закручивание гаек» на этапе согласования заявок на установку ПО.
Определившись со стандартом и «вычистив» все компьютеры до уровня созданного стандарта, стоит занять жёсткую позицию и заручиться поддержкой руководства, не разрешая устанавливать ПО сверх того, что указано в стандарте. Это крайне важно.
Человеческий фактор и социальные связи между людьми никто не отменял и всегда не хочется отказать своему другу в установке какого-то ПО, которое не входит в стандарт и, по вашему мнению, оно не нужно для выполнения служебных обязанностей. Но правила есть правила, и с ними нужно считаться. Поэтому в данном случае жёсткость на этапе согласования заявок на установку ПО – залог вашего же успеха в оптимизации затрат на ПО.
Безусловно, я не говорю, что из правил не может быть исключений. Они очень даже возможны, но мой совет вам – укажите любую возможность исключения и критерии возможных исключений из правил в самом стандарте/регламенте.
5. Управление контрактами на закупку ПО.
Крайне важный пункт. Я не буду сейчас говорить об управлении контрактами как о комплексном процессе, а скажу лишь об одном пункте из этого процесса: необходимо однозначно представлять себе все особенности любого контракта на покупку ПО, которые дают вам какое-либо преимущество (в конкурентной борьбе за клиента этих преимуществ может быть предоставлено вендором или поставщиком немало):
1. Какое количество дистрибутивов мы имеем право хранить;
2. Имеется ли возможность использования в виртуальной среде;
3. Если покупаем пакет, то какие программные продукты в него входят;
4. Возможность повторного использования на другом компьютере;
5. Возможность использования на домашних ПК;
6. Предусмотрена ли контрактом техподдержка и, главное, в каком объёме;
7. Имеется ли право upgrade.
Все эти дополнительные опции, которые вам достались бесплатно в конкурентной борьбе вендоров и поставщиков за вас, надо обязательно фиксировать и постоянно ими пользоваться. Их применение позволяет не тратить лишних денег на обслуживание или покупку другого ПО.
Казалось бы, это весьма простые советы, но совершенно точно могу сказать, что далеко не всеми они соблюдаются и, как следствие, возможен перерасход денежных средств на ПО.
Возьмем среднюю компанию, у которой имеется 1 000 ПК в компьютерном парке. Допустим, среднегодовой бюджет на программное обеспечение в этой компании составляет чуть более $250 000. Могу со 100%-ной уверенностью сказать, что если компания не занимается полноценным учётом ПО, не имеет политик/процедур по управлению программным обеспечением, не проводит постоянной инвентаризации ПО, то в такой компании риск перерасхода денежных средств на софт может быть более $80 000 в год. И это реальные цифры из практики. Причём я говорю только о прямых тратах на закупку ПО. А обновления? А обслуживание?
А есть ли у вас подобного рода опыт? Проводили ли вы часть этих работ в своих компаниях? Было бы интересно услышать примеры из вашего опыта.
Автор: Владимир Разуваев, Директор по правовому обеспечению, к.ю.н., Руководитель Департамента управления лицензиями компании Softline
