Приветствуем всех читателей нашего блога! В нашей первой статье мы поговорим об особенностях оформления отношений с независимыми внештатными подрядчиками-фрилансерами в РФ.
Как показывает практика, большинство российских компаний, а в особенности IT-компании, издательства, переводческие, рекламные и PR-агентства привлекают фрилансеров к выполнению работ и оказанию услуг для своих нужд и нужд своих клиентов на временной либо разовой основе.
Фрилансер и дистанционный/надомный работник: важные отличия
Достаточно часто юридический статус фрилансера рассматривается как некая вариация трудовых отношений, хотя такая классификация неверна. Некоторые понимают под определением «фрилансер» дистанционных (удалённых) и надомных работников. Однако между ними существуют важные отличия:
— фрилансер может одновременно выполнять работы и оказывать услуги для неограниченного числа заказчиков, в то время как дистанционные и надомные работники могут осуществлять те же самые действия только для ограниченного числа работодателей, и то при условии, что каждый работодатель выражает своё согласие с «параллельным» трудоустройством своего работника. Сама возможность получения такого согласия от работодателей является относительной редкостью;
— дистанционные и надомные работники всегда выполняют работы и оказывают услуги на основании трудовых договоров, в то время как фрилансеры выполняют работы и оказывают услуги для компаний-заказчиков по договорам подряда, особенности оформления и заключения которых мы разбираем в этой статье.
Большинство фрилансеров в России осуществляют свою деятельность как физические лица, а не как индивидуальные предприниматели. Это связано прежде всего с тем, что фрилансера пугают дополнительные обязательства по подаче отчетности, делопроизводству, бухгалтерскому и налоговому учету, а также сложные административные процедуры прекращения статуса ИП. Ну и опасения по поводу возможных налоговых проверок тоже никто не отменял.
Договор подряда с фрилансером: особенности
В качестве примера мы разберём распространённую ситуацию – привлечение фрилансера-разработчика программного обеспечения российским юридическим лицом. Предположим, что для написания программного кода вашей компании нужен внештатный программист, и у вас такой программист на примете есть. Казалось бы, дело за малым – нужно взять и заключить договор подряда на выполнение работ по созданию программного кода. Важное замечание: договор должен быть именно на выполнение работ, а не оказание услуг, поскольку выполнение работ подразумевает получение от исполнителя-фрилансера результата в виде готового кода (а также передачу вам исключительных прав на такой код).
На этом первоначальном этапе большинство компаний допускает главную ошибку – берёт стандартную форму договора подряда из какой-нибудь информационно-правовой системы типа «Консультант Плюс», а то и просто скачивает из интернета за авторством какого-нибудь «юридического кудесника» (хотя, безусловно, юридически грамотные формы встречаются, но очень редко), и начинает по этому договору работать с фрилансером, направляя ему инструкции и пожелания, в лучшем случае, по электронной почте. При этом в подавляющем большинстве случаев компании не учитывают как минимум следующие особенности заключения договора подряда с фрилансером:
1. договор, как и все приложения к нему, включая техническое задание, должен быть составлен в письменной форме за подписью руководителя компании и фрилансера;
2. договор должен в обязательном порядке содержать явно выраженное указание на тот факт, что фрилансер по отношению к заказчику является независимым подрядчиком, и их отношения по договору не могут квалифицироваться как трудовые;
3. если договор носит временный, а не разовый (проектный) характер, то срок его действия должен завершаться сдачей определенного результата работ, а не по истечении определенного времени, при этом сроки по каждому промежуточному этапу должны быть не более двух месяцев – это нужно, чтобы избежать возможной переквалификации отношений между заказчиком и фрилансером в трудовые отношения. Очень важно, чтобы обе стороны понимали: фрилансеру поставлена конечная достижимая цель, финализация которой и приводит к завершению договора, без вариаций на тему «оплата за день/месяц работы вне зависимости от результата»;
4. предметом договора, опять же, должно быть выполнение конкретной работы, либо оказание определённой услуги на возмездной основе (за плату), в нашем случае — написание программного кода для ЭВМ под соответствующим рабочим названием, или же уникального программного кода, реализующего определенные функции;
5. в договор в обязательном порядке должно быть включено приложением техническое задание (ТЗ), где детально описывается, что, как и в какие сроки должно быть сделано фрилансером. Если это программный код, ТЗ должно содержать, как минимум, язык программирования, на котором пишется код, программную среду и операционную систему, под которые пишется код, срок написания кода, требуемую функциональность и иные требования, например, запрет использования ПО с открытым исходным кодом. Если же вы решите продать исходный код какому-либо третьему лицу, то при отсутствии ТЗ будет затруднительно передать покупателю исключительное право.
6. порядок приёмки-передачи кода от фрилансера к заказчику по завершении работ (на материальном носителе; посредством электронной почты; посредством FTP-сервера и т.д.) и актирования такой приёмки-передачи на основании письменного акта либо посредством системы постановки и приёмки заданий (таск-менеджера, такого, как Redmine, МегаПлан, и иных аналогичных систем, при условии использования такой системы компанией и предоставления заказчиком фрилансеру доступа к такой системе);
7. детальную ответственность фрилансера по возможным претензиям и исковым требованиям в отношении написанного кода, а также суд, в котором будут рассматриваться возможные претензии к фрилансеру относительно выполненных работ. Это очень важный момент — если будет выявлено нарушение, по умолчанию все претензии будут направлены конечному правообладателю кода, то есть заказчику, и фрилансера возможно будет привлечь к ответственности только в порядке регресса. Выбор суда необходим для подстраховки от существенных нарушений условий договора фрилансером (невыполнение или ненадлежащее выполнение работы) и рассмотрения дел там, где удобно заказчику, а не по месту нахождения ответчика-фрилансера;
8. точную сумму вознаграждения фрилансера и порядок оплаты вознаграждения за выполняемые фрилансером работы, с детализацией процедуры выплаты вознаграждения.
При оформлении отношений с фрилансером у вас на руках должно быть как минимум три документа в письменной форме, подписанных самим фрилансером – непосредственно договор, ТЗ и акт приёмки-передачи. Более того, если заданий будет несколько, то вам придётся заключать с фрилансером дополнительные ТЗ и акты приёмки-передачи. Все это влечёт за собой необходимость постоянного подписания документов с фрилансером. Если же фрилансеров несколько, то количество необходимых для подписания документов возрастает кратно количеству фрилансеров. И еще нужно будет наладить обмен подписанными документами между вашей компанией и фрилансером! Упростить процедуры обмена промежуточными документами можно, заменив бумажные документы электронными, но это не относится к процедурам подписания текста основного договора. Впрочем, мы еще напишем о юридической значимости электронных сообщений отдельно.
Налоги, взносы и отчётность – так ли всё просто?
Допустим, ваша компания всё же заключила с фрилансером грамотно составленный договор, и фрилансер выполнил работы точно так, как требовалось в техническом задании. Вы получили код, проверили его, остались довольны, и наступило время выплаты вознаграждения. В этот момент ваша бухгалтерия сталкивается с необходимостью удержания с фрилансера налогов и обязательных взносов – практически таких же, как и со штатных работников компании:
1. ваша компания должна, как налоговый агент физического лица, удержать с вознаграждения фрилансера 13% НДФЛ и перечислить его в бюджет Российской Федерации;
2. ваша компания должна удержать из вознаграждения фрилансера и уплатить за него взносы в Пенсионный Фонд РФ (22%), Федеральный Фонд Обязательного Медицинского Страхования (5,1%) и Фонд Социального Страхования РФ (2,9%).
Таким образом, ваша компания обязана удерживать и перечислять в бюджет и фонды 43% вознаграждения фрилансера по договору подряда. При этом указанные налоги и взносы должны удерживаться и перечисляться бухгалтерией вашей компании регулярно, а ваша бухгалтерия по всем таким удержаниям и перечислениям за фрилансеров должна вести и подавать в ФНС, ПФР, ФФОМС и ФСС отчётность отдельно по каждому фрилансеру. Хорошо, если выполняющий работы по написанию кода фрилансер один, и вы привлекли его только к одному проекту – но если количество фрилансеров, привлекаемых компанией, начинает «догонять» количество штатных сотрудников, и при этом каждый из них регулярно выполняет какие-то работы, то вашу компанию ждёт серьёзное увеличение расходов на бухгалтерское сопровождение работы с фрилансерами, в том числе, на подготовку и подачу персонализированной отчётности.
Тут вы резонно укажете нам, что и сами знаете о проблемах с договорами подряда, работы по которым выполняют физические лица без статуса ИП, и сделать с этим все равно ничего нельзя.
А мы в ответ, в следующей публикации, расскажем вам историю создания нашего сервиса SOLAR STAFF, который как раз и призван максимально упростить работу с фрилансерами, автоматизировать документооборот и упростить передачу интеллектуальных прав, а также снизить налоговую нагрузку и автоматизировать процедуры выплат вознаграждений фрилансерам.
Как показывает практика, большинство российских компаний, а в особенности IT-компании, издательства, переводческие, рекламные и PR-агентства привлекают фрилансеров к выполнению работ и оказанию услуг для своих нужд и нужд своих клиентов на временной либо разовой основе.
Фрилансер и дистанционный/надомный работник: важные отличия
Достаточно часто юридический статус фрилансера рассматривается как некая вариация трудовых отношений, хотя такая классификация неверна. Некоторые понимают под определением «фрилансер» дистанционных (удалённых) и надомных работников. Однако между ними существуют важные отличия:
— фрилансер может одновременно выполнять работы и оказывать услуги для неограниченного числа заказчиков, в то время как дистанционные и надомные работники могут осуществлять те же самые действия только для ограниченного числа работодателей, и то при условии, что каждый работодатель выражает своё согласие с «параллельным» трудоустройством своего работника. Сама возможность получения такого согласия от работодателей является относительной редкостью;
— дистанционные и надомные работники всегда выполняют работы и оказывают услуги на основании трудовых договоров, в то время как фрилансеры выполняют работы и оказывают услуги для компаний-заказчиков по договорам подряда, особенности оформления и заключения которых мы разбираем в этой статье.
Большинство фрилансеров в России осуществляют свою деятельность как физические лица, а не как индивидуальные предприниматели. Это связано прежде всего с тем, что фрилансера пугают дополнительные обязательства по подаче отчетности, делопроизводству, бухгалтерскому и налоговому учету, а также сложные административные процедуры прекращения статуса ИП. Ну и опасения по поводу возможных налоговых проверок тоже никто не отменял.
Договор подряда с фрилансером: особенности
В качестве примера мы разберём распространённую ситуацию – привлечение фрилансера-разработчика программного обеспечения российским юридическим лицом. Предположим, что для написания программного кода вашей компании нужен внештатный программист, и у вас такой программист на примете есть. Казалось бы, дело за малым – нужно взять и заключить договор подряда на выполнение работ по созданию программного кода. Важное замечание: договор должен быть именно на выполнение работ, а не оказание услуг, поскольку выполнение работ подразумевает получение от исполнителя-фрилансера результата в виде готового кода (а также передачу вам исключительных прав на такой код).
На этом первоначальном этапе большинство компаний допускает главную ошибку – берёт стандартную форму договора подряда из какой-нибудь информационно-правовой системы типа «Консультант Плюс», а то и просто скачивает из интернета за авторством какого-нибудь «юридического кудесника» (хотя, безусловно, юридически грамотные формы встречаются, но очень редко), и начинает по этому договору работать с фрилансером, направляя ему инструкции и пожелания, в лучшем случае, по электронной почте. При этом в подавляющем большинстве случаев компании не учитывают как минимум следующие особенности заключения договора подряда с фрилансером:
1. договор, как и все приложения к нему, включая техническое задание, должен быть составлен в письменной форме за подписью руководителя компании и фрилансера;
2. договор должен в обязательном порядке содержать явно выраженное указание на тот факт, что фрилансер по отношению к заказчику является независимым подрядчиком, и их отношения по договору не могут квалифицироваться как трудовые;
3. если договор носит временный, а не разовый (проектный) характер, то срок его действия должен завершаться сдачей определенного результата работ, а не по истечении определенного времени, при этом сроки по каждому промежуточному этапу должны быть не более двух месяцев – это нужно, чтобы избежать возможной переквалификации отношений между заказчиком и фрилансером в трудовые отношения. Очень важно, чтобы обе стороны понимали: фрилансеру поставлена конечная достижимая цель, финализация которой и приводит к завершению договора, без вариаций на тему «оплата за день/месяц работы вне зависимости от результата»;
4. предметом договора, опять же, должно быть выполнение конкретной работы, либо оказание определённой услуги на возмездной основе (за плату), в нашем случае — написание программного кода для ЭВМ под соответствующим рабочим названием, или же уникального программного кода, реализующего определенные функции;
5. в договор в обязательном порядке должно быть включено приложением техническое задание (ТЗ), где детально описывается, что, как и в какие сроки должно быть сделано фрилансером. Если это программный код, ТЗ должно содержать, как минимум, язык программирования, на котором пишется код, программную среду и операционную систему, под которые пишется код, срок написания кода, требуемую функциональность и иные требования, например, запрет использования ПО с открытым исходным кодом. Если же вы решите продать исходный код какому-либо третьему лицу, то при отсутствии ТЗ будет затруднительно передать покупателю исключительное право.
6. порядок приёмки-передачи кода от фрилансера к заказчику по завершении работ (на материальном носителе; посредством электронной почты; посредством FTP-сервера и т.д.) и актирования такой приёмки-передачи на основании письменного акта либо посредством системы постановки и приёмки заданий (таск-менеджера, такого, как Redmine, МегаПлан, и иных аналогичных систем, при условии использования такой системы компанией и предоставления заказчиком фрилансеру доступа к такой системе);
7. детальную ответственность фрилансера по возможным претензиям и исковым требованиям в отношении написанного кода, а также суд, в котором будут рассматриваться возможные претензии к фрилансеру относительно выполненных работ. Это очень важный момент — если будет выявлено нарушение, по умолчанию все претензии будут направлены конечному правообладателю кода, то есть заказчику, и фрилансера возможно будет привлечь к ответственности только в порядке регресса. Выбор суда необходим для подстраховки от существенных нарушений условий договора фрилансером (невыполнение или ненадлежащее выполнение работы) и рассмотрения дел там, где удобно заказчику, а не по месту нахождения ответчика-фрилансера;
8. точную сумму вознаграждения фрилансера и порядок оплаты вознаграждения за выполняемые фрилансером работы, с детализацией процедуры выплаты вознаграждения.
При оформлении отношений с фрилансером у вас на руках должно быть как минимум три документа в письменной форме, подписанных самим фрилансером – непосредственно договор, ТЗ и акт приёмки-передачи. Более того, если заданий будет несколько, то вам придётся заключать с фрилансером дополнительные ТЗ и акты приёмки-передачи. Все это влечёт за собой необходимость постоянного подписания документов с фрилансером. Если же фрилансеров несколько, то количество необходимых для подписания документов возрастает кратно количеству фрилансеров. И еще нужно будет наладить обмен подписанными документами между вашей компанией и фрилансером! Упростить процедуры обмена промежуточными документами можно, заменив бумажные документы электронными, но это не относится к процедурам подписания текста основного договора. Впрочем, мы еще напишем о юридической значимости электронных сообщений отдельно.
Налоги, взносы и отчётность – так ли всё просто?
Допустим, ваша компания всё же заключила с фрилансером грамотно составленный договор, и фрилансер выполнил работы точно так, как требовалось в техническом задании. Вы получили код, проверили его, остались довольны, и наступило время выплаты вознаграждения. В этот момент ваша бухгалтерия сталкивается с необходимостью удержания с фрилансера налогов и обязательных взносов – практически таких же, как и со штатных работников компании:
1. ваша компания должна, как налоговый агент физического лица, удержать с вознаграждения фрилансера 13% НДФЛ и перечислить его в бюджет Российской Федерации;
2. ваша компания должна удержать из вознаграждения фрилансера и уплатить за него взносы в Пенсионный Фонд РФ (22%), Федеральный Фонд Обязательного Медицинского Страхования (5,1%) и Фонд Социального Страхования РФ (2,9%).
Таким образом, ваша компания обязана удерживать и перечислять в бюджет и фонды 43% вознаграждения фрилансера по договору подряда. При этом указанные налоги и взносы должны удерживаться и перечисляться бухгалтерией вашей компании регулярно, а ваша бухгалтерия по всем таким удержаниям и перечислениям за фрилансеров должна вести и подавать в ФНС, ПФР, ФФОМС и ФСС отчётность отдельно по каждому фрилансеру. Хорошо, если выполняющий работы по написанию кода фрилансер один, и вы привлекли его только к одному проекту – но если количество фрилансеров, привлекаемых компанией, начинает «догонять» количество штатных сотрудников, и при этом каждый из них регулярно выполняет какие-то работы, то вашу компанию ждёт серьёзное увеличение расходов на бухгалтерское сопровождение работы с фрилансерами, в том числе, на подготовку и подачу персонализированной отчётности.
Тут вы резонно укажете нам, что и сами знаете о проблемах с договорами подряда, работы по которым выполняют физические лица без статуса ИП, и сделать с этим все равно ничего нельзя.
А мы в ответ, в следующей публикации, расскажем вам историю создания нашего сервиса SOLAR STAFF, который как раз и призван максимально упростить работу с фрилансерами, автоматизировать документооборот и упростить передачу интеллектуальных прав, а также снизить налоговую нагрузку и автоматизировать процедуры выплат вознаграждений фрилансерам.
