В прошлой статье я рассказывал о том, Что такое ERP система, а также о том, в каких случаях внедрение этой программной системы принесет реальную пользу, и на что обращать внимание при выбореERP. А сейчас я хочу поговорить о том, как получить практическую пользу от ERP-системы. А для этого программный продукт необходимо внедрить.
Я уже писал о внедрении программных продуктов в серии статей «Внедрение программного продукта. Особенности работы бизнес-консультанта». И многие рекомендации из этой серии статей можно применять также при внедрении ERP. Но все же эта система предназначена для среднего и крупного бизнеса, а потому и внедрение ее имеет определенные особенности из числа тех, что в прошлых статьях, посвященных преимущественно малому и среднему бизнесу, я не раскрывал. Еще одна важная особенность ERP – это многофункциональная, сложная система с очень широким функционалом, и при внедрении этот факт также необходимо учитывать.
Самый важный вопрос, который возникает накануне внедрения любой программной системы, это «с чего начать»? Если вы знаете, как и с чего начинать внедрение, и начнете работу правильно, скорей всего, процесс пройдет без лишних сложностей, переделок и конфликтов. А результат оправдает ожидания бизнеса.
О том, как вести проект внедрения ERP-системы от и до, я также постараюсь рассказать в следующих статьях. А сейчас я хочу поговорить о самом важном – начале внедрения.
Разные подходы к внедрению
Существует несколько подходов к внедрению ERP-систем, которые я видел в чужом исполнении и/или сам применял на практике. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, какие-то «подводные камни» и преимущества.
В принципе, все подходы к внедрению ERP, также актуальны для любых сложных систем, например, 1C УПП, 1С ERP, SAP Bussines ONE, ODOO и др. Давайте о них поговорим подробно.
Подготовка технического задания
ERP-система – это продукт очень технологичный. А потому как у разработчиков, так и у бизнесменов очень часто возникает соблазн по максимуму распланировать внедрение еще до начала работ. Казалось бы, все логично. При таком подходе исходят из того, что технологическая программная система должна быть максимально алгоритмизирована. И к процессу внедрения можно и нужно подходить с точки зрения алгоритмизации и математической модели.
Как это реализуют:
- Создается объемное техническое задание, в котором по максимуму продуманы и описаны все процессы, включая самые мелкие.
- Под техническое задание создается календарный план работ.
На составление подобного технического задания могут уйти месяцы. Я лично видел, как специалист составлял техническое задание по внедрению ERP в течение полугода. В этот период он регулярно выезжал на объект, вникал во все нюансы и вносил их в документ.
От такого подхода плюсы получают, прежде всего, разработчики:
- Документ Техническое задание будет стоить дорого. Выполняется большой объем работы, занимающий значительное время. И заказчики обычно соглашаются с высокой ценой техзадания без каких-либо вопросов.
- Разработчики получают подробную инструкцию, на основе которой можно проводить работы. А в случае неудачных решений, имеющихся в подписанном ТЗ, переделки будут оплачиваться отдельно.
Минус подхода заключается в его объеме и сложности. Создать всеобъемлющее техническое задание, в котором будут предусмотрены все модули, документы, все нюансы будущей работы невозможно. Система многофункциональна, и любые изменения в одном модуле могут повлечь за собой необходимость внести изменения в другой.
Аналогично и с ошибками при составлении технического задания: любые неправильные решения в одном модуле могут повлечь за собой множество изменений в других. Например, какой-то бизнес-процесс мог быть понят не верно, и тогда при внедрении выяснится, что часть документации и справочников – не нужны, а требуются совсем другие. Слишком большой объем информации, слишком высокая сложность системы – в результате, оказывается невозможно заложить изначально все нюансы и предусмотреть все возможные ошибки.
В моей практике был случай, когда я пришел на предприятие обсуждать внедрение нового программного продукта (я был руководителем проекта), и мне представители бизнеса прямым текстом говорили: «Хватит с нас технических заданий. У нас этих документов уже – больше, чем надо». И действительно, показали объемные папки с документами, решения из которых так никогда и не были реализованы.
«Частичное» внедрение
В этом случае составляют список наиболее значимых для бизнеса направлений и модулей для работы с ними. На их основе составляют некий план внедрения, который и является основой для начала работ.
В этом случае техническое задание также имеется. Как и календарный план при варианте работы, где за основу берут объемное ТЗ. Но здесь техническое задание не является таким всеобъемлющим, возможно составление для разных этапов работы собственных технически заданий. Т.е. основной документ в данном случае – План выполнения работ.
Например:
В качестве первого этапа внедрения выбираем участок Финансы и Движение товаров. Этот участок работ является очень важным для любой компании. Разбираемся с особенностями движений финансовых в организации, изучаем хранение и продажу товаров. На основе этого составляем ТЗ для автоматизации в ERP выбранного участка. И внедряем необходимый для этого участка функционал.
На следующем этапе выбираем другое направление, например, производство. И также работаем с этим направлением плюс учитываем проведенные работы (и возможные доработки) в уже готовых модулях, относящихся к финансам и продукции.
Основное преимущество такого метода – реалистичность. Охватить все и сразу крайне сложно. Внедрять поэтапно – намного проще, ошибок при этом обычно допускается меньше. И результаты работы видны уже в процессе внедрения. Я и сам чаще всего выбираю этот подход.
Минусы – увеличение сроков, которое заказчик может рассматривать как затягивание. При частичном внедрении сроки проведения работ могут затягиваться как по объективным причинам, так и по разных поводам, связанным с финансированием, человеческим фактором и т.д. Кроме того, если руководитель бизнеса стремится получить все и сразу, его также может не устроить отсутствие точных данных о внедрении (когда будет завершено, какова будет точная сумма и т.д.).
Этот метод работы очень осторожный, и чаще всего требует времени больше, чем при других вариантах внедрения. Так, если при первом подходе (составлении ТЗ) все сроки и суммы рассчитаны заранее, до начала работ, то здесь все предварительные цифры примерные. А технические задания для разных этапов составляются в процессе внедрения.
Также при первом методе работы по автоматизации работы разных подразделений могут проводиться параллельно. Клиент будет видеть автоматизацию и бухгалтерии, и продаж, и склада, и производства. Здесь же работа проводится этап за этапом. И подразделения подключаются к ERP также по очереди.
«Agile» подход
В этом случае работы по внедрению начинаются сразу без какого-то подготовительного этапа. Казалось бы, это неприемлемо, ERP-системы слишком сложны, чтобы внедрять их без предварительного изучения особенностей бизнеса и составления документации. Тем не менее, на практике я подобную работу видел.
Некоторые разработчики даже в случае ERP-систем действуют по принципу «начнем, а потом разберемся». Согласно этому подходу создается предварительно общий план внедрения, который по мере необходимости делится на мелкие части.
Чаще всего подобный метод работы практикуют продавцы «коробочных» программных продуктов. Причина заключается в том, что прибыль от продажи «коробки» они получают в любом случае, а внедрение для них – только сопутствующая услуга.
Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается сразу после принятия решения. Без длительной подготовки. Именно это и привлекает бизнесменов. Например, было принято решение – автоматизируем отдел продаж – сразу приступили к работе. Решили – надо перенести остатки – тут же они переносятся.
В принципе, успешное внедрение по такому принципу также вполне возможно. Но это очень сложно и для успеха потребуется очень высокий уровень профессионализма руководителя, а также значительный опыт внедрения подобных проектов. И даже в этом случае профессионалы чаще выбирают другие пути. Просто потому, что они позволяют снизить число ошибок и накладок, влияния человеческого фактора. В итоге, варианты работы по ТЗ или внедрения по частям позволяют получить нужный результат с меньшим количеством накладок и переделок.
Минусы – отсутствие планирования комплексного внедрения. Здесь проблемы возникают практически по тем же причинам, что и при составлении всеобъемлющего ТЗ: ERP – сложный комплексный программный продукт, и ошибки при внедрении одного модуля могут повлиять на работу другого модуля. Но если в первом случае такие проблемы возникают из-за попытки заранее предусмотреть слишком много, то здесь – по причине отсутствия планирования. Т.е. специалисты при внедрении решают сиюминутные задачи, не задумываясь о том, что на следующем этапе им потребуются данные и документы из текущего модуля для организации работы другого подразделения.
Еще один минус – при таком подходе вовлеченность сотрудников компании в процесс внедрения значительно ниже, чем при любом из описанных выше. Это отрицательно сказывается на решимости сотрудников принимать участие в тестировании и переходе на новую систему, а также провоцирует саботаж использования новых инструментов.
«Понемногу, но все и сразу»
Еще один подход к внедрению ERP я лично называю “Понемногу, но все и сразу”. Этот вариант также вполне может быть успешным и удобным решением. Я лично его применял не один раз. И если при частичном внедрении в работу берут один или два модуля, полностью их настраивают, и только потом приступают к работе над другими модулями, то в этом случае работа также ведется постепенно, то нет такого четкого ограничения — только этот модуль и никакие другие.
При таком подходе первым делом также составляется план проекта. В этом плане основными этапами считаются не модули (один, потом — другой и т.д.), а какие-то виды работ, которые могут затрагивать одновременно все модули или выборочно какие-то из них. При этом для каждого этапа указываются примерные сроки и стоимость.
В самом общем случае подобный план выглядит следующим образом:
- Разработка технического задания.
- Выполнение работ согласно технического задания… Этот пункт может быть детализирован, выполнение работ тогда делится на несколько этапов.
- Тестирование системы.
- Ввод в эксплуатацию.
- Обучение персонала.
- Завершение (сдача) проекта.
Подобный план составляется и отдельно для каждого модуля, что позволяет максимально конкретизировать для заказчика стоимость каждого этапа работ, а также наиболее точно определить возможные сроки. При этом с заказчиком обязательно оговаривается возможность в процессе внедрения в случае необходимости изменить какие-то виды запланированных работ другими.
Такой метод удобнее и реалистичнее, чем составление технического задания, так как общее ТЗ для всего проекта потребует 2-3 месяцев работы или даже больше, а полученный в результате объемный документ со всеми подробностями заказчику изучить будет очень сложно.
Здесь заказчик видит план со сроками и суммами для каждого этапа. А техзадания под каждый этап работ создаются отдельно, они небольшие и не требуют значительных временных затрат. Желательно еще и называть каждый из документов понятным образом. Например, «Бухгалтерия и финансы» или «Отдел продаж».
Плюсы такого подхода:
- Заказчик сразу видит весь проект целиком. С максимально точными сроками и стоимостью, насколько это вообще возможно до начала внедрения.
- Исполнитель четко определяет бюджет каждого этапа и выставляет счет для оплаты. При этом сумма счета не вызывает никаких вопросов, что позволяет продуктивно работать, не отвлекаясь на обоснование счета или подсчет количества затраченных по факту часов.
Минусы подхода:
- Заказчику необходимо очень тщательно выбирать исполнителя, чтобы руководитель проекта на должном уровне разбирался в особенностях внедрения каждого модуля. Иначе расчеты в плане окажутся недостаточно точными. Бюджет может неожиданно увеличиваться, сроки растягиваться, т.е. основные преимущества подхода будут потеряны.
- Исполнителю потребуется значительное количество высококвалифицированного персонала, чтобы уложиться в сроки и заниматься параллельно разными модулями. Т.е. небольшая команда такой подход не сможет реализовать.
Важная особенность планирования: При подсчете бюджета независимо от вашего опыта и точности оценки следует “заложить” дополнительную сумму на случай непредвиденных ситуаций. Оптимальный размер такой суммы — 30% от стоимости запланированных работ. Это можно назвать согласованное планированное отклонение стоимости проекта. Эти средства могут потребоваться при возникновении каких-то сложностей — организации обмена данными с программой, которая не поддерживает существующий API, доработка базовых справочников, сложности при переносе данных, реализация необходимых для работы функций, которые по той или иной причине не сумели предусмотреть заранее и т.д.
Эти 30% учитываются в бюджете, но выплачиваются исполнителю только в случае необходимости. Если вы при реализации проекта сумели уложиться в базовые цифры бюджета без «резерва», прекрасно! Заказчик будет благодарен, а довольный клиент — это и новые заказы, и лучшая реклама по «сарафанному радио» (рекомендации друзьям и знакомым).
Если все же понадобится использовать резерв, очень важно грамотно и понятно обосновать, на какие работы потребовались эти деньги. Включать же эту сумму в бюджет нужно для того, чтобы не возникало неприятных ситуаций, когда бюджет увеличивается, а у заказчика такая статья расходов не предусмотрена.
С каких модулей начинать?
Количество модулей, которые может предложить систем ERP, вызывает нередко вопросы, с чего же начать, ведь возможностей очень много, как говорится, «глаза разбегаются». Я рекомендую начинать с наиболее критичных для работы компании направлений и связанных с ними модулей:
- Финансы и взаиморасчеты. (Не путайте с бюджетированием – этот модуль можно и нужно внедрять позже, он относится к планированию, а не к текущей критически важной работе).
- Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ): хранение, реализация, поступление. Очень важно, чтобы ТМЦ учитывались корректно, перед переносом остатков обычно проводят инвентаризацию, далее – переносят остатки, после чего работа ведется уже только в новой системе.
- Бухгалтерский учет. Внедрение модуля бухучета или организация обмена данными с бухгалтерской системой. Государство ничего не прощает, и за любое нарушение, независимо от наличия умысла, предусмотрено наказание. А потому бухгалтерский и налоговый учет – также система, критичная для работы любой компании.
Иногда я слышу возражения, что у компании могут быть свои нюансы, например, в связи с высокой текучкой кадров наиболее критичным является HR. На самом деле, скорей всего, какая-то автоматизация работы HR в компании на момент начала внедрения ERP имеется. И независимо от того, насколько критична для бизнеса работа этого подразделения, некоторое время управление персоналом можно будет вести в той системе, которая есть. А если в процессе будут выявлены определенные ошибки – это будет минусом, но не самым критичным для существования компании.
Также и проектный отдел или маркетинг какое-то время смогут работать в привычном режиме и вести учет автономно в той системе, которой они пользовались ранее.
В то же время строгий учет и контроль движения основных ценностей (финансовых и материальных), а также отсутствие ошибок в бухгалтерском и налоговом учете – это те «столпы», без которых не сможет существовать ни одна компания.
Я надеюсь, что материал о том, с чего стоит начинать внедрение ERP, и какие методы работы с этой системой практикуются, был вам полезен. В следующих публикациях я расскажу о своем личном опыте внедрения ERP, поделюсь информацией об ошибках, которых лучше избегать, а также о том, на что нужно обращать внимание в процессе внедрения и как лучше построить эту работу, чтобы переход на ERP был максимально эффективным.
