Привет! На связи Саша Безноздрев, ведущий инженер-разработчик К2Тех. Тематика замены продуктов Microsoft для корпоративных пользователей лежит сегодня на поверхности. Действительно, как быть, если вендор планирует аннулировать все подписки и отключить все, до чего сможет дотянуться, уже в ближайшее время? Но на самом деле проблему замены именно офисного пакета (то есть MS Office или MS 365, если пожелаете) мы в К2Тех прорабатываем уже очень давно. В этой статье я хочу поделиться опытом подобных проектов, рассказать о том, почему замена MS Office часто идет со скрипом, а также поднять вопросы (с ответами) — «кто виноват?», и «что теперь делать?». Под катом — примеры, когда заменить MS казалось нереальной задачей, но в итоге стало только лучше!
На сегодняшний день разработано достаточно офисных пакетов, которые в теории должны заменить редакторы документов, электронные таблицы и системы подготовки презентаций. Однако на практике оказывается, что большинство компаний сталкиваются с трудностями при попытке пересадить пользователей с продуктов Microsoft. При запуске проекта выясняется, что некоторые фичи, которые мы (или наши коллеги) привыкли считать неотъемлемой частью Excel или, например, PowerPoint, не поддерживаются другими программными пакетами.
Тут, конечно, можно сказать: «Тушите свет, MS Office заменить нечем!», но это будет неправильно. Потому что на самом деле то, что мы делаем в Microsoft Office, часто вообще не должно делаться в офисном пакете. И если, например, так вышло, что в вашей компании реализован функционал BI прямо в Excel или полноценная система работы с СУБД, стоит задуматься о том, что это противоречит любым правилам безопасности, логике развития ИТ и создает огромные проблемы в вопросах Maintainability.
Когда MS Office оказался слишком функциональным
Приведем несколько примеров, когда излишне развитая практика работы в MS Office уже приводила к проблемам и могла создать серьезные сложности уже в ближайшем будущем.
Макросы
Навороченные в MS Office макросы часто становятся точкой уязвимости для внешних атак, а также оказываются крайне сложными в поддержке и доработке. Поэтому практика отключения макросов является нормальной в корпоративной среде. Но если все-таки ими пользоваться, излишне усложненная структура приводит к снижению прозрачности и сложности поддержки.
У одного из наших заказчиков был «работающий» макрос, который вел расчеты для бухгалтерии. Но сотрудник, который его разрабатывал, уволился и уехал. Разобраться в том, что написано «внутри», в компании никто не мог, потребовались внешние специалисты. И мало того, что это было долго и дорого, выяснилось, что в макросе были ошибки, которые вносили искажения в расчеты. Насколько эта проблема повлияла на работу, бизнесу еще предстоит разобраться, но от макроса в подобных расчетах решили отказаться, потому что это должна делать специальная платформа
Работа с СУБД и источниками данных
В Excel, например, есть возможность подключиться к внешнему источнику данных, забрать информацию прямо из СУБД, чтобы провести дальнейшие расчеты. И в единичном случае тут нет ничего плохого — взяли и подключились. Но если Excel постепенно превращается в точку сбора данных (aka ETL), проблема актуальности, надежности и безопасности выходит на первый план.
Опять же приведу пример. Финансовые показатели небольшой компании собирались в один Excel-файл. Но после сбоя аналитики столкнулись с тем, что не все данные загрузились. Возникли вопросы: «А какие загрузились?», «Что мы потеряли?», «Как это исправить?». Ответы на них в случае с Excel ищутся в ручном режиме и требуют немало времени и сил.
BI-система без BI
Существует мнение, что BI — «это же просто диаграммы». Так почему же не реализовать визуализацию прямо в электронной таблице? И опять же это нормально, если к подобным действиям не применяются требования корпоративной надежности, достоверности и безопасности.
При переходе к управлению на основе данных подобные визуализации начинают играть крайне важную роль. И, например, буквально в начале 2024 года к нам обратился заказчик, который обнаружил, что некоторые диаграммы вызывают сомнения. При проверке оказалось, что один из сотрудников «подкручивал» данные, чтобы повысить свой KPI и получить премию. И действительно, как обеспечить достоверность информации, если мы просто пересылаем друг другу электронную таблицу?
Сложные расчеты
Электронные таблицы, конечно, созданы для того, чтобы вести расчеты. Но если их объемы доходят до сотен тысяч элементов, они начинают требовать особых условий, и использование офисного пакета становится проблемой. Типичная ситуация — вам нужна проверка того факта, что сумма составляющих равна итоговому элементу.
Например, у одного из заказчиков происходила оценка эффективности работы филиалов и проверка отчетности. Сначала это были общие выкладки, но потом все больше параметров, все больше значений, все выше частота запуска расчетов. Excel начал «тормозить», и исправить ситуацию не получалось. Если ведутся подобные массовые операции, и их интенсивность продолжает расти, даже в MS Excel рано или поздно мы упремся в потолок возможностей, а масштабировать такое решение не получится. Но оно уже написано! Что будем делать? Страдать, но пользоваться…или, может быть, все-таки перестанем?
Не можем…или все-таки можем?
На самом деле накопленная на сегодняшний день практика помогает перейти с продуктов MS на российские и открытые аналоги, одновременно «оздоравливая» ИТ-экосистему — то есть выводы за пределы офисного пакета то, чего там быть не должно. И хотя запрос от заказчика обычно выглядит одинаково: «не работает как в Excel», по сути, обычно мы имеем дело с одним из следующих кейсов.
Запрос на миграцию простого макроса или создание шаблона. Как я уже говорил, макрос может быть вполне адекватным. Если речь идет о чистом и прозрачном бизнес-процессе (то есть макрос не обращается к файловой системе, не делает системных вызовов, не определяет сложные взаимодействия), его можно просто переписать так, чтобы он работал в другом офисном пакете. Да, нельзя просто скопировать код на VB, но любой несложный алгоритм вычисления с вариантами выбора (ответвлениями) наши ребята успешно реализуют на «Р7 Офис».
Нужен обмен данных с базами данных. Очень часто пользователи MS Office обращаются к центральному серверу за «свежими данными». В Excel для этого были стандартные механизмы, а в новом офисном пакете нужно просто добавить плагин или использовать уже готовый (много чего уже есть на рынке).
В случае навороченной логики опять же можно добавить новую функциональность (но слишком усложнять не надо). Главное, чтобы плагин был поддерживаемым. Поэтому его код нужно хранить в гите, чтобы отслеживать изменения и версионность разработки.
Когда Excel по факту…СУБД. Да, нередко встречаются случаи, когда в электронные таблицы запихивают большую и сложную функциональность со значительными объемами данных (на пределе технических возможностей). Такая конфигурация точно не работает ни в одном новом пакете, на нее никогда нет документации, нельзя отследить изменения. Фактически, это черная коробка в ваших руках, в которой невозможно даже отличить один файл от другого.
В таком случае переписывание в лоб даже с сохранением логики нецелесообразно. Обработать такой объем данных сложно, не говоря уже про «дорого и долго». И если даже браться за это, как проверить, получилось ли у нас то же самое, что было?
Здесь лучше разрубить это узел, вернуться к исходной задаче, расписать процессы и решить более подходящими инструментами. Например, если большая головная организация собирает информацию с многочисленных филиалов, чтобы этот огромный объём данных обработать и выдать отчёты по различным срезам, лучше использовать для решения задачи ETL + BI. Если произвести такую декомпозицию и грамотно выстроить архитектуру и процессы, мы не только избегаем проблем в будущем — часто на подобных проектах находятся ошибки, повышается точность, гибкость и скорость.
Проверка правил. Бывает, что нам нужно не просто собрать данные, но и гарантировать их качество. Проверка формальных логических правил (например, такое требование встречается при соцопросах) является непростой задачей для офисного пакета. Бывает, что при опросах создаются анкеты с очень большим количеством вопросов, и некоторые задаются при определённых условиях (могут быть варианты ответов и дальнейшие ветвления). Формально-логическая проверка в частности может затрагивать возраст респондента и другие факторы — то есть человеку не может быть более 100 лет или, например, нельзя быть доктором наук к 18 годам. Также огромную проблему создает проверка вхождения каждого значения элемента в какой-то большой справочник.
Если такие задачи решаются на базе офисного пакета — это неправильно! При переходе на российский офис мы рекомендуем использовать для этого специальное ПО для соцопросов. А результаты его работы уже загружать в электронную таблицу через плагин…или в BI, если компания применяет аналитику в широком смысле слова.
Заключение
Таким образом, если перед вами стоит задача заменить офис, а кто-то из отдела ХХХ (не будем называть имен — у каждого они будут свои :) начинает махать руками и говорить, что вы наши отлаженные практики не можете перенести на тот же Р7 Офис, можно включать придирчивого инспектора и начинать «А вы понимаете, что все, что у вас сделано — это большая проблема для компании?». Вот, например, что говорит сам вендор про проблемы миграции с MS Office:
«Помощь интегратора бывает незаменима в ряде случаев, потому что интеграторы выполняют комплекс задач по внедрению программного обеспечения. Интеграторы также решают вопросы сопряжения внедряемого ПО как с уже существующим у заказчика, так и внедряемого. Такие работы не затрагивают модификацию ПО, а только настройку и адаптацию. Например, в операционной системе Астра Линукс в файловом менеджере есть стандартная функция по отправке файлов по почте. Почтовый клиент Р7-Органайзер поддерживает режим создания новых сообщений сразу с вложением файлов к письму, однако вызов этой функции приводит к созданию нового письма, а выбранный файл к нему не прикладывался. В подобных ситуациях может помочь интегратор, которому необходимо определить на чьей стороне нужно решить вопрос, после чего обратиться к вендору и получить инструкции по настройке или побудить к модификации этой функции. Для этого у интегратора есть компетенции в каждом из сопрягаемых между собой программных продуктов»
Виталий Шаев, директор центра компетенций «Р7-Офис»
То есть решение нестандартных задач на самом деле просто дополнительный небольшой ИТ-проект. И если серьезно, параллельно с отказом от MS Office хорошо бы оздоровить ИТ, извлечь выгоду из ситуации и подойти к решению тех инфраструктурных проблем, которые всплыли бы в будущем. Эта ситуация похожа на поход в поликлинику, где при лечении острого гастрита параллельно обнаружили аппендицит и вовремя удалили его.
Наша команда уже накопила опыт решения задач переноса экспертизы с MS Office на Р7 и другие офисные пакеты, и я могу точно сказать: нет ситуаций, когда «невозможно» переехать с Excel или ничем нельзя заменить PowerPoint. Просто нужно выбрать правильный подход к переработке нагромождений, которые позволяли создавать продукты Microsoft Office.
Больше о разработке: Уже поменяли шину? Наш опыт «переобувания» и разработки интеграционной платформы
