Minibuh.ru — мини-бухгалтерия для небольших компаний

    Здравствуй, хабрасообщество. Мы запускаем веб-сервис Minibuh.ru, и вы – первые, кто о нем узнает.

    Для кого это всё?


    Этот проект будет интересен небольшим компаниям, у которых есть внештатный бухгалтер, но выписывать счет, акт или накладную удобнее самим. При использовании данного сервиса бухгалтеру остаются функции: начислять заработную плату, налоги и сдавать отчетность в налоговую. На сайте можно вести реестр договоров, счетов, актов, накладных и платежей. На наш взгляд мы сделали все настолько просто, насколько это возможно.

    История создания


    Схема №1 – Всё делает бухгалтер.

    Как и многие студии, мы начинали работать как очень небольшая команда. Т.к. на начальном этапе объем работы и количество подписываемых договоров и выписываемых счетов небольшое, то выписывать «бумажки» вполне можно поручить удаленному/приходящему бухгалтеру. Со временем команда растет, объемы увеличиваются и документов нужно выписывать все больше и все чаще. В один прекрасный момент такая схема исчерпывает себя.

    Схема №2 – Студия ведет документооборот на коленке, всё остальное делает бухгалтер.

    Как промежуточный вариант, была использована следующая «технология». Создается папка, например [2009]. Внутри папки создаются еще папки: [Договоры], [Счета], [Акты], [Накладные]. Внутри этих папок и ведется реестр документов. Каждый документ представляет собой отдельный файл, например: 2009-12-15-Нефть.doc – это счет, выставленный компании «Нефть» 15 декабря 2009 года. Внутри папок есть еще подкаталоги. Для счетов: [Оплачен], [Оплачен частично], в корне лежат неоплаченные. Для актов: [Подписан], [Не подписан]. Ежемесячно этот реестр отправляется бухгалтеру, который вносит его себе в базу.

    Схема №3 – Студия ведет документооборот в удобной и понятной среде, всё остальное делает бухгалтер.

    Когда схема №2 надоела, мы сделали внутренний документооборот – веб-сервис, работающий в локальной сети. Когда к нам приходили партнеры или клиенты, у которых малый бизнес, они очень интересовались нашей интранет-бухгалтерией. И возникла мысль, что этот сервис может быть полезен не только нам, но и таким же студиям и компаниям. В результате был реализован сервис Minibuh.ru. На данный момент он работает по следующей схеме. В студии менеджерами создается и ведется документооборот. Удаленный бухгалтер также имеет доступ к сервису и параллельно ведет у себя все в привычной среде 1С. Соответственно, сдачей отчетности в налоговую и зарплатами занимается бухгалтер. На данный момент именно эта схема приемлема для нас и, возможно, будет приемлема еще для кого-то.

    Как это всё работает




    Это упрощенная схема так сказать круговорота документов по проекту. С клиентом был заключен и подписан рамочный договор. По договору предполагалось 2 работы. По первой работе был выставлен счет №1 на 1000р. По счету поступило 2 платежа по 500р., соответствующие общей сумме счета. В конце работа была закрыта актом на сумму 1000р. По второй работе был выставлен счет №2 на 2000р. Счет был оплачен одним платежом на общую сумму. Работа состояла из услуги (закрыта актом на 1000р.) и товара (закрыт накладной на 1000р.). Работы по договору выполнены, документы закрыты. Всё. Теперь немного подробнее о сервисе.

    Договоры




    Договор – это основание для начала взаимодействия с клиентом. У договора есть:
    1. Номер – может содержать как цифры, так и символы.
    2. Дата создания – не отображается в таблице (доступна при создании/редактировании).
    3. Дата подписания. Одновременно является статусом – подписан/не подписан. Если есть дата подписания, то подписан. Дату подписания можно внести прямо в таблице, нажав на ссылку «не подписан».
    4. Заказчик. При создании договора, если заказчика не было в базе, он автоматически вносится в справочник организаций.
    5. Услуга/товар – это типа тэга, к какой категории относится работа.
    6. Выставлено. Сумма выставленных счетов по договору.
    7. Оплачено. Сумма оплат по выставленным счетам.
    8. Статус. Создан – договор создан, но не подписан. В работе – договор создан и подписан и/или по нему есть созданные счета. Закрыт – все выписанные по договору счета закрыты актами/накладными. Превышение – сумма выставленных актов/накладных превышает сумму выставленных счетов.
    9. Кнопки «скачать» и «удалить». Договор можно скачать или удалить в таблице. Если по договору выписан хотя бы один счет, то система не даст удалить договор. Прежде чем удалить договор, необходимо удалить связанный с ним счет.

    По договорам нет необходимости проставлять вручную статусы. Все делается автоматически.

    Внизу таблицы реализован удобный фильтр для вывода документов с определенными параметрами.

    Также в системе есть «Шаблоны договоров» – проекты типовых договоров, которые используются организацией в работе. Пользователь может создать новый шаблон, изменить текущий или удалить выбранный. Название шаблона считывается из названия файла.

    При создании нового договора пользователь закачивает проект договора в любом удобном для себя формате (doc, docx, pdf). В процессе согласования договора можно заменять версию договора новой. Или, например, изначально проект договора был в DOC, потом после подписания вы его можете сосканировать и залить скан-копию в виде PDF-файла.

    Отдельно хотелось бы сказать про рамочные договоры с приложениями. В системе не предусмотрена двухуровневая иерархия. Есть два решения. Заводить приложение как отдельный договор. Или скачивать договор, «подшивать» к нему приложение и закачивать обратно в систему. Мы работаем по второй схеме, на наш взгляд она более логична.

    Счета




    У счета есть:
    1. Номер. Счета нумеруются автоматически по возрастанию.
    2. Дата создания.
    3. Договор. Счет обязательно относится к какому-либо договору. Не отображается в таблице (доступен при создании/редактировании).
    4. Заказчик. При создании счета, если заказчика не было в базе, он автоматически вносится в справочник организации.
    5. Плательщик. Не отображается в таблице (доступен при создании/редактировании).
    6. Услуга/товар – берется из договора.
    7. Наименования товаров/услуг. Не отображается в таблице (доступны при создании/редактировании).
    8. Сумма.
    9. Оплачено. Поступление оплат по счету. Оплату можно внести прямо в таблице, нажав на ссылку, либо воспользоваться разделом «Платежи».
    10. Закрыт. Нет – если нет ни одного выписанного акта/накладной. Частично – акты/накладные выписаны, но не на полную сумму счета. Да – сумма актов/накладных соответствует сумме выписанного счета. Превышение – сумма выставленных актов/накладных превышает сумму выставленного счета.
    11. Кнопка «удалить». Счет можно удалить в таблице. Если по счету выписан хотя бы один акт или накладная, то система не даст удалить счет. Прежде чем удалить счет, необходимо удалить связанный с ним акт или накладную.

    В верхней части таблицы по счетам можно:
    • Сформировать PDF для распечатки и подписания или с подписью и печатью для отправки скан-копии.
    • Выписать акт/накладную по счету или по нескольким счетам сразу.
    • Создать копию счета на базе выбранного.

    Внизу таблицы показывается (с учетом выбранного фильтра): сколько счетов и на какую сумму выставлено, сколько оплачено, на какую сумму не закрыто актами, какая сумма не оплачена.

    По счетам также нет необходимости проставлять вручную статус. Все делается автоматически.

    Акты




    Акт – документ для «закрытия» счета. У акта есть:
    1. Номер. Акты нумеруются автоматически по возрастанию.
    2. Дата создания.
    3. Счет/счета. Акт обязательно относится к какому-либо счету или нескольким счетам. Не отображается в таблице (доступен при создании/редактировании).
    4. Заказчик. Берется из счета.
    5. Наименования услуг. Не отображается в таблице (доступны при создании/редактировании).
    6. Сумма.
    7. Статус. Подписан/не подписан.
    8. Кнопка «удалить». Акт можно удалить в таблице.

    В верхней части таблицы по актам можно:
    • Сформировать PDF для распечатки и подписания или с подписью и печатью для отправки скан-копии.
    • Создать копию акта на базе выбранного.

    Внизу таблицы показывается (с учетом выбранного фильтра): сколько актов и на какую сумму выставлено, на какую сумму подписано, на какую сумму не подписано.

    Накладные


    Работают по тому же принципу, что и акты.

    Платежи




    В разделе отображаются даты и суммы платежей по счетам, а также вносятся новые платежи.

    Организации




    Справочник организаций заполняется автоматически при создании документов. По умолчанию заносится только название. Если нужно вписать все реквизиты, нужно зайти в редактирование организации и внести необходимые данные. Здесь также отображается сумма оборотов по организации.

    Настройки


    Работа с системой начинается именно с этого последнего раздела. Здесь заполняются данные по организации, закачиваются скриншоты печати, логотипа и подписей для документов. После заполнения всех необходимых данных можно начинать работу.

    Это базовая версия сервиса. Она полностью бесплатна. Но мы планируем развивать проект. Также в процессе эксплуатации сервиса мы были бы рады услышать ваши пожелания, замечания, предложения.
    Поделиться публикацией
    Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

    Подробнее
    Реклама
    Комментарии 16
    • +4
      Чем вы принципиально лучше сервиса Эльба или Мое Дело?
      Вам не кажется, что ваш логотип напоминает логотип Мегаплана?
      • +1
        Наш сервис на данном этапе предназначен только для ведения реестра документов и приходов. Все остальное — прерогатива бухгалтера. По такой схеме работают очень многие. Именно этот «кусок» бухгалтерии у нас, на мой взгляд, реализован очень удобно, и пользоваться им можно бесплатно. Сравнивать разные по функциональности сервисы не вижу смысла.

        Что касается логотипа, то изображение бумажного самолетика не запатентовано мегапланом и является достаточно распространенным символом. Кроме, собственно, самолета ничего общего в наших логотипах нет. С точки зрения реализации наш мне нравится гораздо больше ;)
        • 0
          Просто сферы бизнеса же у вас пересекаются. Если бы вы взяли логотип как у какого-нибудь мясного комбината — я бы и слова не сказал
          • +1
            Мы ни у кого логотип не брали. У нас совершенно другой логотип, использующий достаточно распространенный символ. Ни графически, ни стилистически, ни по цветовой схеме они ничего общего не имеют. Когда мы делали этот логотип, то о логотипе мегаплана не думали. Хотя я видел этот проект, но их логотип мне совершенно не запомнился. И только вы сейчас мне о нем напомнили. Я присмотрел, действительно — самолет ;)
          • 0
            Говоря про «разницу в функционале», нужно добавлять, что пока что она проявляется только в том, что в существующих сервисах функционала больше, а у вас — меньше: )
            Ну и про логотип: яблоко — тоже поди распространенный визуальный образ, но всем же всё понятно ;)
            • 0
              Я так и написал, что у нас меньше. Что касается логотипа, Мегаплан (при всем уважении) все-таки не apple и их нельзя рассматривать в качестве яркого образа, который сильно доминирует на этом бизнес-поле.
              • 0
                Тогда получается, что сервисы не являются разными по функциональности, просто у вас она обрезана: )
                А про логотип — утрировать то никто не запрещает. А мегаплан достаточно большую долю рынка занимает.
                • 0
                  Я имею ввиду ввиду графический образ, айдентити. В этом плане мегаплан не занимает пространства ;) Вообще среди компаний, работающих только на корпоративный сектор, мало визуально запоминающихся образов. Может быть только 1С вспоминается, которые желто-красно-синее поле действительно заняли ;)
                  • 0
                    Мне кажется, что мнение не до конца верное. Достаточно большАя часть ЦА подобных сервисов на данный момент — это гики, а большинству из них МП и его фирстиль хорошо знаком. У нас ведь ассоциации с полтыка возникли: )
          • +1
            Еще один важный момент. Этот сервис мы делали прежде всего для себя. Мы им реально пользуемся сами. В него вложено наше понимание функционального дизайна. Если это понимание окажется близким еще кому-то — хорошо ;)
            • 0
              То-то он так похож интерфейсно на МД: )
          • +1
            Да, всё лучшее забрали из существующих систем и разбавили текстовым квестом по логину под демоаккаунтом. Под рабочим я так и не сумел залогиниться, меня тупо выкинуло на промо. Порадовал только интерактивный самолетик — это хорошая штука, такие всегда вывозят и нравятся абсолютно всем.
            • +1
              Я сам туплю. Чтобы войти под своим аккаунтом — нужно его сперва активировать, кликнув по ссылке в присланном Минибухом письме. Непонятно только, почему интерфейс регистрации нас об этом не предупреждает? Большое упущение, ребята, исправляфтесь ;)
              • +1
                Спасибо за замечание! Исправили!
            • 0
              Интересный сервис. Не планируется ли локализация для других регионов, в частности интересует Латвия?
              • 0
                Развитие и расширение сервисов в ближайших планах. Локализация — в более отдаленных. Но если вы опишите вкратце особенности на info@minibuh.ru, то будем признательны и, возможно, поставим тикет в планы.

              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.