Эффективная организация труда


    Об управлении проектами и организации работы предприятия написано много, но как обстоит дело с личной эффективностью? Из чего складывается хорошо организованное рабочее место работника ума и клавиатуры?






    Начну с принципов, стоящих за хорошо организованной работой:
    • информация структурирована, разнится по типу данных (документы, книги, музыка, видео, фото)
    • удобные, хорошо изученные, заточенные под себя рабочие инструменты
    • автоматизация повторяющихся действий
    • рабочая документация
    • профессиональная литература под рукой
    • овладение универсальными рабочими навыками(слепая печать, умение находить редкую информацию в интернете)
    • регулярное архивирование данных
    • набор девайсов


    А теперь более подробно по каждому пункту:
    Организация информации.
    Хорошая практика иметь папку в которой хранятся все выполненные работы, чтобы можно было всегда найти какое-то уже ранее применявшееся решение.
    На рабочем столе, только необходимый минимум: папка с выполненными проектами, папки по текущим проектам(после выполнения перемещаются в выполненные), ярлыки на книги, документы и то что вы используете каждый день.
    Благодаря этому всегда понятно где искать нужный файл, поиск осуществляется в пару кликов.

    Рабочие инструменты.
    Почтовая программа — единый интерфейс для работы со всеми ящиками, доступный из любого места, позволяющий хранить архивные письма, делать поиск и пр. (можно использовать хорошо освоенный почтовый клиент с письми рассортированными по папкам).
    Сам я использую Gmail: есть удобные фишки — сбор писем со всех моих почтовых аккаунтов на одном, мощная фильтрация спама, сортировка писем с помощью системы ярлыков, практически неограниченное свободное место, доступность ящика с любого компьютера/устройства где есть интернет + куча мулек от google которые могут оказаться полезными.
    Программа для обмена сообщениями — поддерживающая несколько протоколов (icq, jabber). Жаль пока не видел подобного комбайна с поддержкой Skype.
    Специализированный софт — тут у каждого свои предпочтения, замечу лишь, что лучше хорошо владеть одной программой (пусть даже это Vim), чем знать по верхушкам с десяток.

    Автоматизация повторяющихся действий.
    Как приятно когда рутинную работу делает за тебя компьютер. Вводит пароли, архивирует данные, делает часто используемые операции из 3-4 действий. В сети много скриптов помогающих в этом, ну и владение любым скриптовым языком всегда в плюс.

    Рабочая документация.
    Я использую mediawiki, записываю туда все проблемы и решения с которыми мне приходится сталкиваться. Если через месяц я натыкаюсь на ту же проблему, мне не приходиться заново гуглить, документация всегда под другой. Плюс она размещена в интернете, я из любого места могу увидеть свои записи и поделиться ссылками с друзьями.

    Профессиональная литература
    Понятие рабочего место становится размытым, сегодня это может быть офис компании, завтра домашний стол, послезавтра столик в кафе. Таскать с собой чемодан с книгами некомильфо, так что лучше иметь электронные книги. Возможно в скором будущем появится/разовьётся сервис позволяющий размещать свои книги на онлайн-ресурсе(хотя сложно это представить с учётом копирайтов), ну а пока их лучше хранить в директории на компьютере.

    Овладение универсальными рабочими навыками
    умение пользоваться поисковиками искать сложные, редкие вещи. (век информации, я много услуг оказываю другим людям, просто из за того что умею находить в гугле то, что другие не могут). Тут в ход вступают не только поисковики, но и профессиональные сообщества, форумы, личные обращения к специалистам из нужных областей в соц. сетях.
    Десятипальцевая печать — это мега навык, в современном мире с активной перепиской по почте, в инстант мессенджерах, социальных сетях — экономит кучу времени (человек работающий в IT сфере и смотрящий на клавиатуру заведомо проигрывает в конкурентной борьбе). Пути решения — Соло на клавиатуре (русскую раскладку учил по нему: расписано про правильное положение пальцев, даются грамотные рекомендации по положению рук, постоянно напоминается об этом, есть ощущение диалога с программой). Английскую клавиатуру осваивал в блокноте, тупо в течении месяца по полчаса в день набивал английский фразы и словосочетания. Теперь я легко печатаю на обоих раскладках.

    Регулярное архивирование данных
    Одно время я возился со специализированными программами для бэкапа, но потом написал скрипт в пару строк, который просто копирует содержимое моих дисков на внешний HDD. Ещё можно использовать SVN/Git для сохранения разных версий документов.

    Минимальный набор девайсов
    • флэшка (удобно таскать инфу между компьютерами)
    • внешний жесткий диск (бэкапы, плюс то что не влезает на основной комп и жалко удалить(например редкие фильмы). Плюс можно фотки сливать.
    • удобная клавиатура (клавиатура, это то с чем мы работает большую часть своего времени, она должна радовать)
    • монитор — большой экран — минимум 23 дюйма — лучше несколько больших
    • ручка и блокнот — чтобы обдумывать свои гениальные идеи

    Зачем так заморачиваться?
    Любому творческому человеку интересно работать с новыми, интересными задачами, постоянно идти вперед, повышать сложность и уровень свои работ. Обидно когда на рутину, борьбу с форс-мажорами уходит большАя часть времени. Благодаря хорошей организации можно свести проблемы к минимуму, освободив время для интересных, важных задач (например написать статью на хабр:)) ).
    Поделиться публикацией
    Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

    Подробнее
    Реклама
    Комментарии 50
    • +9
      <флэшка (удобно таскать инфу между компьютерами)> Dropbox?
      • +2
        > Возможно в скором будущем появится/разовьётся сервис позволяющий размещать свои книги на онлайн-ресурсе
        он же?
        • +1
          у меня «Профессиональная литература» как раз в dropbox'е хранится на всех рабочих девайсах.
          • 0
            не подумал об этом, спасибо за идею)
            • +1
              PDF не поддерживает (
        • +5
          нечасто встречаются нереферальные ссылки на DropBox )
          • +1
            Дропбокс хорош, но случается на одном из компьютеров нет интернета
            • 0
              ну это у кого какой интернет
            • +3
              > подобного комбайна с поддержкой Skype.
              У пиджина есть такой плагин. Хоть он и требует запущенного Skype клиента, тем не менее, логи и окошки сообщений очень хорошо вписываются рядышком с остальными системами сообщений =)
              • 0
                а групповые чаты он поддерживает?
                • 0
                  Чего не знаю, того не знаю. Вполне возможно. Но я вообще скайп не использую — позвонить и через sip/jabber можно, а ещё легче — по телефону.
                  • +1
                    поддерживает + звонить можно через пиджин, но недостаток в том, что всеравно скайп должен быть запущен
                  • 0
                    можно ссылку на него?
                  • 0
                    Для Миранды есть аналогичный плагин. Тоже работает только при запущенном скайпе (что не помешает, т.к. плагин поддерживает только текстовые сообщения). Учитывая совершенно идиотский чат в скайпе, это отличный выход
                  • +5
                    Вы не поверите, но для многих профессионалов критериями эффективности их работы являются:
                    1) Адекватность начальства и команды
                    2) Наличие удобного рабочего места (например два монитора для удобства кодинга) и внешних аксесуаров (комната релакса, кофемашина)
                    3) Свободный график работы
                    4) Четкая структурированная задача.
                    5) Качественная система документооборота
                    6) Пиво (будете смеяться, но у некоторых юнитов в компаниях есть право пить пиво на рабочем месте).

                    Программисты в большинстве своем, это как художники — есть муза — творят чудеса, нет музы — все идет очень медленно…
                    • 0
                      Вы говорите про внешние условия(они безусловно важны и от них многое зависит), но здесь я рассматриваю личную эффективность, те вещи которые зависят от самого работника
                    • +1
                      >> Жаль пока не видел подобного комбайна с поддержкой Skype.
                      Trillian — частично поддерживает skype(в паре с ним работает), т.е. скайп ставить всё равно нужно.
                      помимо этого благодаря расширением, проверяет почту, читает rss.
                      Для miranda вроде тоже есть подобные плагины, тут главное правильно настроить.
                      • +8
                        >> Минимальный набор девайсов
                        >> монитор — большой экран — минимум 23 дюйма — лучше несколько больших
                        Минимальный набор девайсов — это когда у тебя один ноут, и ты работаешь хоть в офисе, хоть дома, в кафе или самолете. Рабочее место всегда там где ты, а не там где стоят минимум 23 дюйма.
                        • +2
                          Ну я мало видел людей, которые работают именно на ноуте. Как правило, приходят на место и втыкают в ноут те самые 23" мониторы и эргономичные клавиатуры.
                          И я видел много людей, для которых поломка ноутбука означала крах и домашней жизни и рабочей.
                          В целом, нельзя рассчитывать на конкретный девайс никогда. Пусть это просто винт или может ноут.
                          • 0
                            Я пользуюсь одним ноутом 11'. Наконец они стали хоть немного напоминать по своим параметрам рабочую станцию. Забыл про синхронизацию данных и прочие заморочки. Слава богу! Поставил Акронис с режимом непрерывной защиты. 990 рублей :). Таскаю с собой шнурок HDMI. На работе и дома подключаю к 24'. В гостиницах прямо к телевизору. В самолете и в других местах «на ходу» 11' — это то что надо. Он у меня еще и планшетный, удобно читать и маркировать тексты.
                            Жду новых мощностей от подобных девайсов!
                            • 0
                              Раньше тоже использовал 1 ноут + мониторы, в офисе, дома, на даче, везде где работал.
                              После того как освоил Dropbox и Evernote использую 2 десктопа (домашний и офисный), ноутбук и нетбук, который подумываю заменить на планшет.
                              • 0
                                Как не крути, в сети то не всегда! В самолете только по слухам слышал, но не встречал. На даче мобильный (лучше бы его не было!). Еще много десктопных программ. Да и тенденция развития мощности переносных устройств хорошая. Вот потому и сведено все к одному девайсу, хотя с ущербом в скорости :(. Чем то надо жертвовать.
                              • 0
                                заинтересовало. подскажите что это за 11" устройство?
                                • 0
                                  Aser aspire 1825 ptz. Но есть одно но. Тач — емкостной.
                                • 0
                                  А что за модель, не подскажете?
                                  • 0
                                    Aser aspire 1825 ptz. :)
                            • +1
                              Я бы еще добавил к списку онлайн TODO-list.
                              • +1
                                Лучше ручки с блокнотом todo листа все-равно еще никто не придумал. Пытался я вести свои задачи в онлайн проектах и локальных клиентских решениях. Но вот как-то психологически я отношусь к этим задачам как к чему-то второстепенному. И наоборот — то что я записал на листе меня будет доставать просто своим видом, пока я не выполню это и не вычеркну — не успокоюсь.
                                Может быть конечно проблемы с самоорганизацией :)
                                • 0
                                  Главная проблема блокнота, это то, что не всегда он есть с тобой. Часто бывает так, что едешь в трамвае, обдумываешь идею, бац! что-то в голову пришло, достал сотовый, добавил в TODO-лист что надо и по приходу домой\на работу у тебя это уже есть в веб-интерфейсе.
                                  В gmail как раз есть TODO лист. Если еще вести отдельные списки под каждый проект, то получается удобно и организованно.
                                  • 0
                                    Может-быть, может быть. Но тут возникают разные проблемы с отсутствием интернета, например и прочее. А то что «осенило» меня например, мне сложно забыть :) То, что я умудрился забыть, как правило, не суть важно. Но это все лично касается меня и моего внимания и памяти :) А вообще конечно для большого проекта без большого todo листа в специальном софте не обойтись…
                                  • 0
                                    > Лучше ручки с блокнотом todo листа все-равно еще никто не придумал.

                                    Придумали — emacs org-mode. Todo-list, outline-редактор документов, система учета данных, система literate programming, ежедневник и еще куча всего — всё это гибко и удобно настраивается под задачу и под конкретного человека.
                                • +5
                                  Зачем в статью поместили картинку с инструментами для пыток?
                                • 0
                                  Это набор для стоматолога.
                                  • +2
                                    Если вы не умеете работать эффективно, то хоть обложитесь девайсами, мониторами, информацией и супер-пупер IM клиентами с поддержкой отправки сообщений прямо в мозг собеседницу — бесполезно. Если же навыки эффективной работы уже есть, то человек, как правило, уже имеет свой собственный набор. У кого-то такой, у кого-то другой и так же эффективный.

                                    Купивши все инструменты стоматолога, человек не становится стоматологом!
                                    • –1
                                      Если же навыки эффективной работы уже есть

                                      Ето как? С молоком матери впитал? Или генетическая память? Или может они все-таки приобретаются?
                                      • 0
                                        Умение складывается из отдельных элементов. Я писал статью с мыслью о том, что кто-то найдет нечто полезное для себя и добавит в свой арсенал или сам подкинет хорошую идею.
                                      • 0
                                        Живя в большом городе, часто приходится тратить много времени на дорогу, пробки и прочие ожидания. Это время можно использовать в своих целях, имея девайс и набор аудиоматериалов: книги (не только художественные), учебные курсы, тренинги и т.п.

                                        При таком формате передвижения по городу мое отношение к пробкам резко изменилось в лучшую сторону. )
                                        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                          • +1
                                            Я бы сказал, что социальные сети для определенных рабочих групп могут существенно повысить эффективность организации труда. А в вашем контексте было бы уместней сказать — не тратить время на социальные сети. Хотя, думаю, если у человека есть потребность тратить время впустую, он найдет, как это сделать.
                                            • +1
                                              Ну почему же?
                                              Скорость печати не долько ведь для написания кода важна. А как же поиск информации, ведь порой пока выгуглишь нужно столько критериев в строку поиска повбивать приходится. А как же написание документации, что часто требуется, как же внутренняя корпоративная переписка по email?
                                              я бы не утверждал столь критично
                                            • +2
                                              Хочу дополнить первые два пункта.
                                              Организация информации может быть очень разная, главное чтобы организатор мог в ней разобраться :) Я вот, интереса ради, полез вспомнить, что у меня на рабочем столе, только после вашей заметки. На протяжении обычного рабочего дня не вижу его никогда. И здесь как раз отрабатывает второй пункт — рабочие инструменты. Почему-то не вспомнили о RSS-ридере, хотя он мне экономит прорву времени: пока выпиваю чашку кофе и настраиваюсь на работу, успеваю просмотреть и отфильтровать кучу информации. А вот комбайн для обмена информацией — палка о двух концах, при чем тот конец, который мне мешает, толще :) Есть масса знакомых, которых не останавливают статусы, просьбы не беспокоить и другие антиспам-фильтры. Так что в некоторых случаях (моем, например) самая лучшая программа-месенджер — это выключенная программа-месенджер :)
                                              • 0
                                                Автор забыл упомянуть про регулярные выражения для dont repeat yourself, и работ с текстом.
                                                • 0
                                                  что-то навроде шпаргалки с часто используемыми командами?
                                                  • 0
                                                    … зачем переписывать букварь? можно просто упомянуть.
                                                • 0
                                                  На рабочем столе, только необходимый минимум: папка с выполненными проектами, папки по текущим проектам(после выполнения перемещаются в выполненные), ярлыки на книги, документы и то что вы используете каждый день.

                                                  Какие, думаю, в 21-м веке папки с проектами на рабочем столе?!
                                                  Но потом всё стало понятно:
                                                  Благодаря этому всегда понятно где искать нужный файл, поиск осуществляется в пару кликов.

                                                  Папки и ярлыки.
                                                  • 0
                                                    Допишите еще доску настенную. Нет лучше средства обсудить идею с командой.

                                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.