Появилась окончательная редакция проекта национального стандарта по обеспечению достоверности и надежности информации, сохраняемой в электронном виде.
Мы (компания ЭОС и ПК 6) долго боролись за то, чтобы был создан стандарт хранения электронных документов, и теперь он фактически готов. Осталось только принять. Ниже – о том, что конкретно сделано.
Лучше учиться на чужих ошибках, так что мы не стали изобретать велосипед, а взяли за основу перевод технического отчета Международной организации по стандартизации ISO/TR 15801:2009Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability. Идеи вынашивались и «подгонялись» под российскую действительность довольно долго – работы начались еще в прошлом году. Сейчас текст окончательной редакции проекта национального стандарта направлен на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Для чего это было нужно? О перспективах использования юридически значимых электронных документов сейчас говорится постоянно, но до сих пор открытыми являются вопросы хранения таких документов и – главное – сохранности этой самой юридической значимости. К тому же необходимо было решить и проблемы с представлением наших, российских, электронных документов в зарубежные «инстанции». Далеко не факт, что документ, считающийся у нас юридически значимым, будет признан таковым в Европе или США (это, кстати, также повлияло на выбор международной основы для создания проекта стандарта).
Что важно. Предложенные нормы в идеале могут применяться ко всем электронным документам: от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов до электронной почты, веб-контента, мгновенных сообщений, чертежей, подготовленных в САПР, блогов, вики и т.д.
В проекте стандарта рассказано о том, как и что прописывать в политике, регламентирующей движение и хранение электронных документов. В том числе, речь идет о необходимости прописывать особенности хранения и соотношения различных типов информации и ее носителей, допустимые форматы сжатия. Кроме того, говорится и о необходимости включения в используемые системы менеджмента качества документации о процедурах хранения электронных документов.
Что касается одного из наиболее важных вопросов – сроков хранения, то они должны быть установлены для каждого типа документов – после проведения соответствующих консультаций, обеспечивающих надлежащее решение правовых вопросов и исполнение законодательно-нормативных требований. При этом должны быть указания и по периодическому пересмотру сроков хранения, и по уничтожению информации.
Также в проекте стандарта затронуты и вопросы политики безопасности, и оценки рисков, и планирования мер по обеспечению непрерывности деловой деятельности – в общем, максимально описано все, так или иначе касающееся хранения электронных документов. Всего более 50 страниц. Полностью и в подробностях документ можно посмотреть здесь https://www.eos.ru/upload/pk6/files/ProektGOST_ISO_TR_15801-2009.pdf
В результате соблюдения предложенных регламентов каждая организация или компания сможет показать, что контент конкретного электронного объекта – будь то документ или письмо – не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в неё. Кроме того, независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохранённая в надёжной системе информация надёжно и устойчиво воспроизводится и что она точно и без каких-либо существенных изменений отражает то, что было первоначально сохранено. Без принятия такого стандарта, к сожалению, переход на полностью безбумажный документооборот фактически невозможен – никому не захочется оказаться в ситуации, когда все сохраненные документы окажется недействительными. Так что будем ждать утверждения стандарта.
Мы (компания ЭОС и ПК 6) долго боролись за то, чтобы был создан стандарт хранения электронных документов, и теперь он фактически готов. Осталось только принять. Ниже – о том, что конкретно сделано.
Лучше учиться на чужих ошибках, так что мы не стали изобретать велосипед, а взяли за основу перевод технического отчета Международной организации по стандартизации ISO/TR 15801:2009Document management — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability. Идеи вынашивались и «подгонялись» под российскую действительность довольно долго – работы начались еще в прошлом году. Сейчас текст окончательной редакции проекта национального стандарта направлен на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Для чего это было нужно? О перспективах использования юридически значимых электронных документов сейчас говорится постоянно, но до сих пор открытыми являются вопросы хранения таких документов и – главное – сохранности этой самой юридической значимости. К тому же необходимо было решить и проблемы с представлением наших, российских, электронных документов в зарубежные «инстанции». Далеко не факт, что документ, считающийся у нас юридически значимым, будет признан таковым в Европе или США (это, кстати, также повлияло на выбор международной основы для создания проекта стандарта).
Что важно. Предложенные нормы в идеале могут применяться ко всем электронным документам: от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов до электронной почты, веб-контента, мгновенных сообщений, чертежей, подготовленных в САПР, блогов, вики и т.д.
В проекте стандарта рассказано о том, как и что прописывать в политике, регламентирующей движение и хранение электронных документов. В том числе, речь идет о необходимости прописывать особенности хранения и соотношения различных типов информации и ее носителей, допустимые форматы сжатия. Кроме того, говорится и о необходимости включения в используемые системы менеджмента качества документации о процедурах хранения электронных документов.
Что касается одного из наиболее важных вопросов – сроков хранения, то они должны быть установлены для каждого типа документов – после проведения соответствующих консультаций, обеспечивающих надлежащее решение правовых вопросов и исполнение законодательно-нормативных требований. При этом должны быть указания и по периодическому пересмотру сроков хранения, и по уничтожению информации.
Также в проекте стандарта затронуты и вопросы политики безопасности, и оценки рисков, и планирования мер по обеспечению непрерывности деловой деятельности – в общем, максимально описано все, так или иначе касающееся хранения электронных документов. Всего более 50 страниц. Полностью и в подробностях документ можно посмотреть здесь https://www.eos.ru/upload/pk6/files/ProektGOST_ISO_TR_15801-2009.pdf
В результате соблюдения предложенных регламентов каждая организация или компания сможет показать, что контент конкретного электронного объекта – будь то документ или письмо – не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в неё. Кроме того, независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохранённая в надёжной системе информация надёжно и устойчиво воспроизводится и что она точно и без каких-либо существенных изменений отражает то, что было первоначально сохранено. Без принятия такого стандарта, к сожалению, переход на полностью безбумажный документооборот фактически невозможен – никому не захочется оказаться в ситуации, когда все сохраненные документы окажется недействительными. Так что будем ждать утверждения стандарта.
