Пользователь
0,0
рейтинг
21 июня 2012 в 16:29

Разработка → Какие задачи можно решить при помощи корпоративного портала из песочницы

     Запуская корпоративный портал у себя в компании, я подумал о том, а какие собственно его возможности мне интересны. Действительно, если описывать все, что могут современные порталы, не хватит места и на великой китайской. С другой стороны, мы все прекрасно знаем, что большинство сотрудников использует лишь 15-20 % от этих возможностей.
     Как же сфокусироваться именно на тех функциях порталов, которые покрывают потребности большинства пользователей? Очевидно, что потребности менеджера по персоналу и ИТ директора при работе с системой будут отличаться кардинально. Поэтому я выделил несколько групп пользователей, описал наиболее характерные для них потребности и, исходя из этого, выбрал подходящее решение.

     Сразу оговорюсь, вопросы стоимости владения порталом, длительность проекта внедрения и отказоустойчивости системы выходят за рамки этой статьи. Я постараюсь описать их в следующих постах в ближайшее время.
     Исходя из принципов работы с порталом, я выделил следующие группы пользователей:
  • обычные пользователи;
  • менеджеры по персоналу;
  • менеджеры по коммуникациям и связям;
  • ИТ-специалисты;
  • топ-менеджеры, руководители подразделений.

     Теперь опишем ключевые потребности для каждой из выделенных групп (если потребность характерна для нескольких групп, например быстрый поиск информации, она будет описана в первой из этих групп):
  • Для обычных пользователей характерны следующие потребности:
    • быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы к тендерам и др.);
    • автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);
    • обмен информацией друг с другом (сообщения, фото с отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.);
    • информация о поступлении/наличии книг и/или периодических изданий в библиотеку компании, доступ к электронным версиям книг и/или периодических изданий (новости о поступлении, каталог книг и журналов, сколько экземпляров у кого находится, краткое описание, комментарии пользователей).

  • Для менеджеров по персоналу характерны следующие потребности:
    • опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);
    • архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);
    • информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании, перечень социальных объектов: музей, столовая или где можно пообедать, санчасть, профсоюз — где находится, режим работы, образцы заявлений. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);
    • динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.);
    • фотография рабочего дня (удобный механизм заполнения справочника функций по профессиям/должностям, простой механизм заполнения фотографии рабочего дня, возможность нормирования функций, предварительная обработка результатов).

  • Для менеджеров по коммуникациям и связям характерны следующие потребности:
    • информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);
    • оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, качестве питания, о кадровых перестановках и др.);
    • внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах и услугах и др.);
    • сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).

  • Для ИТ-специалистов характерны следующие потребности:
    • удобный механизм обработки заявок в тех.поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);
    • удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);
    • анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати.
    • организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании;
    • вывод с камер видеонаблюдения.

  • Для руководителей и топ-менеджеров характерны следующие потребности:
    • анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, количества сбоев и аварий на производстве, текучесть кадров и др.);
    • обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую);


     Причем для того, чтобы потребности не были мной надуманы, я выбрал экспертов из каждой группы и попросил их предложить свои варианты.
     Эту процедуру полезно делать всем кто стоит перед выбором корпоративного портала. Тем самым закрываем сразу несколько вопросов: определяем основных заказчиков/потребителей портала у себя в компании, находим союзников при внедрении, формируем команду внедрения и вовлекаем их в проект с нулевой стадии, четко формулируем основные потребности и при выборе поставщика просим показать, а как обозначенные задачи реализованы в предлагаемом им решении.
   P.S. Группы пользователей и потребности могут отличаться для каждой компании.
   P.P.S. Буду благодарен если кто-то еще поделится потребностями и задачами решенными при помощи корпоративного портала.
Олег @oleg20014
карма
0,0
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Реклама

Самое читаемое Разработка

Комментарии (19)

  • +1
    Для ITшников, особенно программистов я бы добавил возможность корпоративного репозитория, на самом деле мегаактуально и доки к информационным продуктам (ну это и для службы поддержки тоже)
  • 0
    я воспринимаю портал для компании, как google для мира
    есть вопросы? попорталь!
  • 0
    Спасибо, как раз думаю о портале компании. Даже половины того что вы тут написали, не приходило ко мне в голову. Я вам очень благодарен. Читая ваши перечни, мне всё время приходила фраза: «А чё можно?»
  • 0
    А на чем у вас портал построен? sp?
  • 0
    А чем он хорош?
    • 0
      open-source
      • 0
        Это ведь не единственный критерий, по которым вы его выбрали?
        • 0
          конечно нет, посмотрели базовые функции — практически у всех порталов на рынке они очень похожи. Посмотрели GUI различных систем. Оценили стоимость владения (лицензии, в том числе системный софт+проект внедрения, под наши потребности+тех.поддержка). Проранжировали потребности. Для меня важна была возможность дорабатывать портал своими силами (ФОТ php-программиста пока еще ниже, чем java и .net и их проще найти). Оценили срок запуска.
          Свели данные в таблицу, в столбцах рассматриваемые системы, в строках критерии по которым выбирали. В ячейках таблицы проставили то насколько система удовлетворяет заявленному критерию. В общем очень субъективно. Оказалось, что нам достаточно открытого решения.
          Один момент в посте не указал — при выборе системы мы присвоили каждой из потребностей весовой коэффициент от 0 до 1, например быстрый поиск информации — 1, а у проведения внутренних маркетинговых компаний — 0,6. Также присвоили коэффициент таким параметрам как стоимость, срок и GUI = 1
  • 0
    И все???
    Я сам рассматриваю вариант на sharepoint.
    • +1
      Хорошая система, мы тоже ее рассматривали. Просто этот пост не о том, чем хорошо то или иное решение, а о потребностях бизнеса в портале вообще. Я постараюсь в ближайшее время сделать краткий обзор портальных решений
    • 0
      а какой SharePoint вы рассматриваете? Server или Foundation?
      просто если Foundation, то там всё хорошо урезано и надо будет допилвать… допливать… в общем много допиливать, что б он превратился в хороший портал с нужной функциональностью… и при этом не тормозил.
      • +1
        Ну это не Foundation урезан, это Server является расширением Foundation. А допиливать прийдётся и Server ничуть не меньше, чем Foundation.
  • 0
    Тестил Foundation, нужно тогда Server глянуть.
  • 0
    У нас еще есть раздел «продленка и кружки» — информация о занятиях футболом, волейболом, английским и плаванием и «лекторий» — видеоархив с записями внутренних тренингов.

    Очень востребованным оказался «статус отсутствия» с указанием причины (отпуск/отгул/командировка/декрет/болезнь), сроков и способов связи.

    Ну и рубрики, актуальные для нас — текущие работы на сети, расписание шаттла, который возит сотрудников и гостей в офис от метро, «автопарк» (фото и номера корпоративных машин, водители)

    Был еще полушутливый раздел со статистикой, который подсчитывал даже средний рост и размер обуви сотрудников)).
    • 0
      А как сделали «статус отсутствия»? Откуда берется информация СКУД или 1С?

      У нас, как оказалось, для ИТ очень классно работает статистика количества обращений в службу тех. поддержки (Статистика выводится на странице ИТ-подразделения в разрезе отделов и сотрудников с фото, но подумывали вывести на главную) — лидеры обращений стараются сами во всем разбираться и не звонить по мелочам — в итоге общий уровень компьютерной грамотности на предприятии вырос)))
      • 0
        А люди сами через личный кабинет заполняют информацию — в случае отпуска это берут ли они корпоративный телефон или нет, в какое время им можно звонить, или они будут в роуминге и лучше писать смс, и кто их замещает. А по возвращению (когда наступает дата выходя на работу) статус автоматически снимается. Также командовать статусами может HR, если сотрудник забыл или забил.

        Что касается обращений ИТ — еще полезно выводить статистику самых распространенных запросов — а там, глядишь, окажется, что проще один раз лекцию провести, или ИТ-службе какие-то внушения сделать.
  • 0
    Ну График отсутствия — если автоматизирован — то можно забирать из сторонней системы, тот же и СКУД и Кадровый учет. Но обычно на этом никто не заморачивается и делают либо через заявку на отсутствие (которая связана с календарем), либо через через заявку секретарю — или в HR, а они там уже сами распределяют.

    Ну а вообще через замещение и делегирование прав, но тут правильнее сделать тогда ролевое участие, а не по учетке.

    Тут кстати корпоративный портал — с этими вариантами

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.