Пользователь
0,0
рейтинг
11 сентября 2012 в 13:26

Управление → Asana в деталях, и как ее использовать из песочницы


Проекты над которыми трудятся разработчики можно часто рассматривать как одну (или несколько) больших задач. А чтобы было проще решать большую задачу, ее нужно разделить на более мелкие. Для этого отлично подойдет Asana — collaborative task management application. Под хабракатом описание данной системы и один use-case который мы успешно используем при разработке сайтов. Статья большая и с картинками. Кому интересно только то как мы используем Asana на работе, можете перейти сразу к примеру, или к примеру в картинках. Также на хабре уже был обзор данной системы, но он устарел, а система продвинулась намного дальше с тех пор.

Что такое асана


Асана — не просто список задач, а целая система мелких инструментов которые помогут заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое. Сразу скажу что существует только английская версия.
Отзывчивость приложения настолько высокая, что иногда кажется что это не вэб — а локально установленная программа. Почти всем можно управлять используя лишь клавиатуру.

Сразу в бой


Вот так выглядит мой рабочий стол (это при ширине монитора 1280, при более меньших размерах — сайт адаптируется по-разному):
image

Если это выглядит массивно или сложно, то это лишь первое впечатление. Давайте разберем все по полочкам.

Как она устроена


Первыми в иерархии стоят рабочие столы (workspaces). Они удобны для разделения доступа по группам (один рабочий стол для работы, другой для семьи и т. д.). К одному рабочему столу могут иметь доступ бесплатно до 30 пользователей, дальше платно. Есть два типа рабочих столов — стандартный и собственные проекты. В этой статье будут рассматриваться только стандартные рабочие столы. Кому интересно про собственные проекты — можно почитать на блоге.


Тут видны сразу все рабочие столы и проекты, но чтобы сфокусироваться лучше перейти на рабочий стол в котором мы хотим работать. Делается это нажатием на заголовок проекта.

Пользователей можно добавлять как ко всему рабочему столу (будут доступны все проекты), так и только давать доступ к одному проекту.


В каждом рабочем столе всегда есть два раздела: Мои Задачи (My tasks) и Входящие (Inbox) и три типа категорий (может это и не категории но больно похоже): проекты, теги и пользователи.



При выборе одного проекта, тэга или пользователя — в окне задач будут показаны только те что соответствуют выбору.

В Моих Задачах находятся все задания которые назначены данному пользователю.


Во входящих находятся лента новостей всех изменений задач (добавление новой, комментирование, назначение и т. д.) к которым данный пользователь подписан.


Теперь посмотрим на все задания проекта:


Визуально задачи бывают простыми или заголовками приоритетов (priority heading). Заголовки используются для визуального разделения задач на категории, при этом их функциональность та же что и у обычных задач. В списке видны:
  • заголовок
  • аватар назначенного пользователя
  • теги
  • приоритет
  • родительская задача (если таковая есть)

Статус задач, назначенного пользователя и заголовок можно изменять прямо из списка. Так же чтобы создать заголовок достаточно просто добавить к концу имени двоеточие.

Завершенные задачи помещаются в верх списка, а чтобы они оттуда исчезли — их можно архивировать (к примеру к концу дня когда делается обзор выполненного за день):


При открытии одной задачи доступны следующие детали: заголовок, описание, назначенный пользователь, проект к которому задача принадлежит, дочерние задачи, срок, теги, файлы, подписчики, комментарии и лента активности.


Также тут доступны базовые функции:


Из интересных функций тут есть:
  • Описание может содержать ссылки на другие задачи или других пользователей (умное автозаполнение появляется после ввода знака @)
  • Подзадачи есть ни что иное как такие же задачи быстрый доступ к которым осуществляется через родительскую задачу
  • Одна задача может вообще не принадлежать к проекту (к примеру дочерние задачи) или ко множеству
  • Срок может быть как одной простой датой, так и повторяющейся (при повторе создается такая же задача только со сроком увеличенным на указанный интервал)
  • Задача может быть назначена одному лишь человеку (с возможностью изменения), но зато за задачей можно следить (все изменения будут появляться во Входящих)
  • Задачу можно назначать человеку который не добавлен к рабочему столу/проекту. Для этого нужно указать его емайл, на почту он получит уведомление с возможностью зарегистрироваться и получить доступ к данному рабочему столу или задаче (в зависимости что вы выбрали при назначении). Если даже человек не хочет регистрироваться, он просто может ответить на данное письмо и его ответ будет комментарием в данной задаче
  • В комментариях также работает умное авто заполнение




Где можно узнать больше или увидеть примеры работы


Чтобы почувствовать всю мощь приложения, нужно его попробовать в работе. И желательно изначально просмотреть Asana в 2х минутах (eng) и How to use it (eng).

Пример использования для небольшой вэб студии


Мы команда из 5ти человек которые делают сайты на рельсах (Ruby on Rails):
  • Менеджер Проекта / Таск Менеджер / отношения с клиентами
  • Дизайнер / UI / UX
  • Фронт-енд дев / UI / UX
  • Бэк-енд дев / Модели / База данных
  • Бэк-енд дев / Контролеры / Хелперы / Тесты


Для каждого сайта мы создаем проект. Все задачи разделены заголовками приоритетов которые соответствуют страницам сайта (см картинку выше с задачами). Очередность задач в списке для нас не важна, для этого мы используем теги. Вот список приоритетов выполнения задач в зависимости от тега (по убывающему):
  • баг
  • срочно
  • (задача без тега)
  • неполное описание
  • не срочно
  • на будущее

Также есть тег документация который присваивается к информативным задачам. Их выполнять не нужно. Еще много информации хранится в заголовках приоритетов для каждой страницы.

Для подзадач мы используем текстовый список где перед каждым элементом стоят пустые квадратные скобки, а в конце каждого элемента имя того кто должен будет выполнить данную задачу. Под подзадача имеет отступ в два пробела от родительской подзадачи.

Почти все задачи проходят следующий цикл жизни:
  1. Задача создана Таск Менеджером
  2. В описание задачи добавляются подзадачи и ссылки на тех кто должен будет их выполнить
  3. Если есть некая дополнительная информация — она добавляется в комментарии
  4. Задача назначается человеку указанному в первой невыполненной подзадаче
  5. Подзадача выполняется, в скобках подзадачи ставится символ х, повторяется пункт 4
  6. Если подзадач больше нету, задача назначается как завершенная

Но конечно не все задачи проходят гладко, в разных ситуациях нужны разные действия:
  • Если после выполнения подзадачи, нужно поделиться некой информацией которая может быть полезной при выполнении остальных подзадач — нужно отписаться в комментариях
  • Если при выполнении подзадачи выясняется что одна из предыдущих подзадач была выполнена не правильно/глючит тогда пишем об этом в комментариях, опустошаем скобки данной подзадачи и переназначаем задачу тому кто ответственен за данную подзадачу
  • Если при выполнении подзадачи выясняется что чего-то не хватает в описании, назначаем данной задаче тег неполное описание и переназначаем ее Таск Менеджеру
  • Если для выполнения некой подзадачи нужно чтобы была выполнена некая подзадача из другой задачи, снимаем назначение с нынешней задачи, и пишем в комментариях другой задачи что после ее завершения нужно назначить нам обратно нынешнюю задачу
  • Если вы выполнили некую подзадачу и уже переназначили ее кому-то другому, а потом вдруг вспомнили что не доделали чего-то:
    • Если тот кому вы назначили задачу уже указал приоритет (today, later, upcoming) нужно написать ему и попросить задачу обратно
    • Если нет, то смело можно отбирать задачу обратно


То же самое только в картинках


Вот этим занимается Такс Менеджер


А вот этим все (включая Таск Менеджера)


Почему мы не используем встроенные подзадачи


Когда мы начали пользоваться данной схемой, подзадач еще не было. Да и сейчас, насколько я понимаю, они в бета релизе (когда-то давно указал что согласен на бета фичи, да и в проекте мы используем маркировку подзадач которую они сами рекомендовали в их видео как возможный сценарий использования системы).

Но даже когда нам стали доступны подзадачи, мы столкнулись с неудобством их использования. Если иметь только одноуровневые подзадачи — тогда все просто. Хотя даже в этом случае они нам не подходят так как при назначении подзадачи это появится во Входящих соответствующего пользователя и в его Личных Задачах, а мы стремились к тому чтобы в Личных Задачах были только задачи над которыми человек уже может работать, да и во Входящих не должно быть избытка ненужных событий. А в случае если у ваших подзадач будут свой подзадачи, тогда уже визуально не получится оценить все подзадачи одной задачи, и это намного усложнит понимание прогресса и количества подзадач. Также это приносит фрагментирование комментариев и файлов которые имеют непосредственное отношение к задачам.

Результаты


В конце каждого дня можно проанализировать статистические данные.:
  • Количеству закрытых задач за день
  • Количеству оставшихся назначенных задач для каждого члена команды

Вот так уже работаем около месяца, за это время:
  • Продуктивность выросла ощутимо
  • Время затрачиваемое на reddit, reader и другие не относящиеся к работе сайты упало в среднем с 2-х часов на человека до 30 мин (RescueTime)
  • Никто больше не жалуется что ему нечего делать
  • Меньше багов и меньше забытых для выполнения вещей
  • Более реалистичный расчет сроков


UPD. Теперь подзадачи объявлены официально.
@bumbu
карма
11,0
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Спецпроект

Самое читаемое Управление

Комментарии (42)

  • 0
    Пользуюсь пару недель, очень удобная вещь. Спасибо за пост, как оказывается, не знал многих фич.
  • –2
    А еще сложнее вы описать это не могли?
  • 0
    Пользуемся асаной, довольны.
    Жаль нет нормальных мобильных клиентов. Ни для айпада ни для андроидов.
    • 0
      Для айпада уже есть (5 сентября обновка была). Асана сама об этом говорит (сегодня залогинился, у меня всплыла желтая полоса, на ней было сказано, что для яблочной продукции клиент сделали).
      • +1
        Это же для айфона. Таким маленьким приложением не совсем удобно пользоваться ;)
        • –1
          Не знаю на все 100, я не пользуюсь яблочной продукцией. Но на айтюнсе написано «Requirements: Compatible with iPhone 3GS, iPhone 4, iPhone 4S, iPod touch (3rd generation), iPod touch (4th generation) and iPad. Requires iOS 5.0 or later.»
          • +2
            > Не знаю на все 100, я не пользуюсь яблочной продукцией

            Вы прросто не в теме (: Если приложения для айфона запустить на айпаде, то получится приложение для айфона, только на айпаде. Тоесть, растянутая фигня. Пользоваться неудобно.
            • 0
              Теперь буду в теме, спасибо :)
      • 0
        для айфона, но не айпада, к сожалению, пока еще.
  • +1
    Имхо, продукт отличнейший. Довольно давно пользуюсь асаной, очень доволен. Не хватает нативного клиента под андроид, но мобильная версия хорошо выручает.
  • +3
    Кажется вы что-то упустили. В бесплатной версии точно нет субтасков, ну по крайней мере мы всё обыскали и нет такого пункта меню как у вас на скриншоте, и [] не превращаются в них)
    • +1
      Субтасков ещё нет официально, они доступны только в некоторых рабочих столах (в моей учётной записи ток в одном). Но обещают скоро сделать их доступными для всех.
      • 0
        а я думал, что что-то упустил и не знал о такой замечательной фиче :)
  • +2
    Пользуюсь асаной больше полугода. Очень доволен.
    На ваших скринах открыл для себя новый функционал (подтаски). У вас платная подписка, наверное? Потому что этого у меня нет.

    Из минусов можно отметить отсутствие офлайн-режима. Если сервис лежит (было на днях буквально), а инфа срочно нужна, то дела плохи…

    Еще слышал, что у них недавно вышел неплохой нативный клиент под iOS.
    • 0
      > У вас платная подписка, наверное?

      Версия обычная, только моей учётной записи более года, и когда-то давно я где то вставил галочку «Согласен на бета фичи».

      > Из минусов можно отметить отсутствие офлайн-режима.

      Десктоп версии скорее всего скоро не будет. А вот на счёт оффлайн они вроде как всерьёз задумались.

      > Еще слышал, что у них недавно вышел неплохой нативный клиент под iOS.

      Эта версия только для iPhone. Проверял только на iPad, вроде повторили почти весь функционал, но
      > Если приложения для айфона запустить на айпаде, то получится приложение для айфона, только на айпаде. То есть, растянутая фигня. Пользоваться неудобно.

      • 0
        у меня сложилось впечатление, что клиент не нативный, а на html5. Но работает вроде шустро.
  • +3
    Асана отличный и революционный продукт. Лично для меня он изменил отношение к GTD в командной работе — как, однажды, gmail изменил работу с электронной почтой.
    Хайли рекомендуем, разработка Хабрахабра (и других проектов компании) сейчас ведется с использованием Асаны.
  • 0
    Под Андроид есть неофициальный клиент. Умеет немного, но посмотреть таски и даже отметить, как выполненные — хватит.
    • 0
      Клиент? Это тупо мобильная версия асаны в браузере развернутом на весь экран. Вот и весь клиент.
      • +2
        Как вы слово херня интересно написали.
  • 0
    А если сравнивать с TeamLab, что можно сказать об Асане?
    • 0
      Если честно то я испробовал TeamLab более года назад (когда-то был список 30+ систем менеджмента которые были испробованы). Конечно эти тесты были поверхностными, но ни одна система не оставила ощущения что ежедневная работа без лишних усилии становилась лучше/быстрее/проще.

      Если брать обобщённо — почти во всех системах менеджмента чтоб всё работало нужны дополнительные усилия (кроме ежедневной работы — ещё что то делать в этой системе). Но в отличии от многих других, в Асане всё видно как на ладони и быстро доступно (то есть дополнительная работа минимальна).

      Ещё в Асане нет того нагромождения функционала который присутствует у других. Может 10% функционала очень полезны, а вот остальные только мешают своим присутствием (визуально, могут замедлять систему, некоторые функции могут использоваться только потому что они есть). В Асане вам придётся пересмотреть рабочий процесс чтоб он был проще, а все недостающие функции либо абстрагировать из существующего, либо не использовать.
  • 0
    У нас в компании около 100 человек, пользуемся Асаной, платная версия. Очень довольны, до этого перебробовали много разных систем.

    Стоит добавить, что у них адекватные разработчики и им можно писать по поводу багов или фич, поправят.
  • 0
    А что скажете по сравнению с Basecamp? Я так понимаю в Асане функциональность будет побольше со старта. Хотя у бейскемпа она расширяется за счет их же дополнительных продуктов.
    • 0
      Мой опыт с BaseCamp был более 2х лет назад. Тогда он казался удобным, хотя мы тогда так и не сработались на нём. Остальное отписал тут.

      Может кто то у кого опыт по свежее с BaseCamp и знает Асану отпишет лучше.
    • 0
      Для меня главное различия в том, что Basecamp больше ориентированный на общение, а Asana на управление задачами.
      В Basecamp есть сами по себе обсуждения, а также можно комментировать задачи, списки с задачами, файлы, события в календаре, документы и письма. Комментарии центральная часть системы, когда вы открываете задачу(файл, событие и т.д.) вы видите только эту задачу и комментарии к ней, вы можете полностью погрузится в ее обсуждения.
      В Asana вы можете комментировать только задачи. Вы не можете сконцентрироваться на одной задаче, вы всегда видите список всех воркспейсов/проектов/задач. Комментарии где-то сбоку, очень слабо выделяются.
      Это не плюсы/минусы, это отличия этих продуктов.

      • +1
        В Асане можно комментировать — проект, задачи, теги, людей. Имхо с введением Входящих — система стала ориентированна и на общение (не забывая про подписки и возможность быстро добавлять ссылки на другие сущности).

        То что список задач всегда виден — это да, кому то может и мешать, хотя если процесс быстрый и человек не ищет «чем ещё заняться кроме дела» то это не мешает. А вот список проектов виден только на широких (1280+) мониторах если вы открыли одну задачу.
  • 0
    Получается все задачи идут в одном проекте, одним списком и переодически разделенны header priority?

    А не пробовали использовать projects в качестве групп, если пробовали на сколько это удобно и какие проблемы могут возникнуть? То есть использовать такую схему: Workspace — на самом деле проект, projects — на самом деле группы.

    Если например нужно завести список багов, вы его тоже помещаете в тот же проект или же создаете новый?
    • +1
      Изначально попробовали сделать один Workspace на проект, а Projects — список задач под каждую сущность (для сайтов: страницы) продуктов (сайты, десктоп, мобайл) над которыми работаем. Но это получалось громоздко для нас так как в конце концов на весь список задач смотрит только Такск Менеджер, а остальные обычно просматривают Входящие и Мои задачи (каждому интересно только своё).

      А для багов мы просто добавили тег — bug.
  • 0
    >Вот так уже работаем около месяца
    >Продуктивность выросла ощутимо

    А как была организована работа до этого?
    Интересует, внедрили ли вы асану «на пустом месте», или переключились на нее с Trac/RedMine/Unfiddle/whatever.
    • 0
      За последние пол года были ещё:
      • Redmine
      • Доска поделённая на проекты, у каждого был стикер своего цвета, и клеились они кусочками скоча разного цвета для разных приоритетов
      • Trello
      • 0
        Trello не удобен оказался? Почему? Просто я пользуюсь, но для своих личных задач, так как пока один работаю. Вполне удобная система, только мобильный клиент слабоват, в оффлайн режим очень ограничен
        • 0
          При большом количестве задач, за ними трудно уследить. Да и как-то сложнее в Trello было сфокусироваться на задачах.
          Хотя сейчас смотрю на него, и вроде как по функционалу разница не большая, можно организовать почти тот же процесс и тут. Но в итоге всё равно в Асане есть некоторые мелочи которые делают свою большую разницу:
          • Входящие (Inbox) который опустошается при прочтении
          • Мои задачи имеют статус (new, today, upcoming, later) который даёт понимание какие задачи были прочитаны, и какие у них приоритеты
          • Структура: Workspace — Project — Tasks (+tags) выглядит насыщение (в Trello: Board — Tasks (+labels)) и в то же время просто

          Хотя у Trello есть списки которые и выделяют его очень хорошо, но для нас они оказались больше как обузой потому что реально мы используем лишь 3 этапа: feature (что то не описанное или на потом), рабочая задача и тестирование/баги. И это не составило труда воплотить в Асане через те же теги, при этом в визуальную область попадает только нужное в данный момент (а не вся картина).
          • 0
            понятно, буду снова пробовать асана :) особенно после того как у них нормальный ios клиент появился
          • 0
            Смотрели сейчас Асану именно в контексте возможности перехода с trello.
            Но видимо переходить не будем, хотя Асана гибкая и уложить можно практически любой процесс. Но в сравнении с trello очень не хватает обзорности. Чтобы любой член команды мог видеть всю ситуацию просто окинув экран одним взглядом.
            А с этапами — удивлен. У нас на одну доску не влезло. Пришлось разделять на разработческую и постановочную.
            На разработческой доске вот:
            — к разработке
            — в работе
            — к выкладке на тестовый (в репозитории, но не задеплоено)
            — на тестировании
            — к выкладке на продакшен (оттестировано)
            • 0
              Про обзорность — согласен, в asana не ухватишь всё одним взглядом. Хотя и на trello если проект большой то прийдёться прокручивать колонки (что тоже не даёт возможности охватить всё одним взглядом).

              Но если это единственный недостаток, то я бы перешёл на asana не задумываясь так как это лишь мелкая деталь к который привыкаешь но никакой отдачи она не даёт. Иногда даже так можно прокрастинировать — любуясь как всё красиво, сколько карточек, у кого какие…
              • 0
                Не согласен на счет «не дает отдачи». Она сразу показывает где узкие места. Классически, как по канбановской методике и должно быть.
                Например: в колонке «к разработке» появилась большая прокрутка (и не нужно прокручивать, важно, что там много), а в колонке «на тестировании» — почти пусто. Ясно — разработчики зашиваются.
                Либо наоборот, в «к разработке» осталась пара задач… идешь выяснять, о чем думает постановка?
                Причем это не только для руководителя, а вся команда видит. В Асане же специально смотреть надо, и два против одного, что те же разработчики смотреть не станут.
  • 0
    Пользуюсь более полугода и единственное, что раздражает, так это js определение версии асаны. Если в браузере поменять user-agent на мобильный, то асана навяжет нажать на кнопку Reload, да и если таск уже успел набрать, не сохранит его.
  • 0
    Такс Менеджер — это тот, кто включает счётчик ))
    Ну а если серьёзно, то когда в команде до 5 человек (а соответственно и работ, которые они могут выполнить), то можно и общим документом в гугл-доксах пользоваться.
    Работа в системе, в которой процесс работы чётко определён (задачи, комментарии, теги, права доступа...), отнимает у одного сотрудника больше времени, чем системы с простым оформлением. И лишь при определённом количестве сотрудников одновременно работающих в системе, дополнительные затраты каждого сотрудника становятся меньше общего времени сэкономленного командой.
    По бытовому — не надо в ларёк на остановке ставить комп с 1С.
    Одно лишь пользование данной системой не сделает из вашей команды резидентов силиконовой долины.
    • 0
      И на больше чем 5 человек можно использовать простые вещи как доска или гугл документ. Но это зависит от специфики работы. Если задач и деталей мало, то это должно сработать на ура, а вот если деталей очень много, и многие из них взаимосвязаны, и при этом ещё о некоторых нужно оповещать разных людей не беспокоя их — то это может превратится либо в сущий ад, либо в некое подобие системы управления проектами на одной бумаге но с уймой правил.
  • 0
    Не знаете, как попросить их сделать исключающий фильтр по тегам и исполнителям.
    Например, все, кроме БАГов? или все задачи, кроме моих и тестировщика?
    Этот функционал сделал бы Асану бесценной для человечества.
    • 0
      Знаю у них был где то список пожеланий, но сейчас не могу найти.
      Вот в этой форме есть Feature Request. Попробуйте написать, обычно отвечают.

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.