Введение в GTD

Я всегда что-то забывал. Когда я учился в школе — я забывал, что нужно на занятие завтра взять тетрадку или транспортир. В институте я забывал о лабораторных работах и сроках сдачи курсовых. Что-то очень важное постоянно вылетало у меня из головы, и я не знал, что с этим делать. Папа мне говорил тогда:
Записывай. Всё записывай.

В какой-то степени он был прав. Бумага не забывает. Её можно потерять, сжечь, порвать. Но если что-то на ней записано, то самопроизвольно исчезнуть оно уже не может. Представь себе ситуацию, ты записал в своем блокнотике дату вашей с подругой годовщины. Проходит месяц, другой, третий… Подходит к концу одиннадцатый и ты вдруг вспоминаешь, что скоро нужно бежать покупать цветы и сочинять поздравление. Но когда именно? Десятого… или семнадцатого… кажется, это была та же дата, в которую увидел свет первый релиз windows 95. А может быть, 98… Черт, разумеется, ты забыл (кто же запоминает такие вещи с первого раза?). Ты уже почти приготовился посыпать голову пеплом и отправиться на расстрел, наспех сочинять оправдания и уверять, что в следующий раз точно запишешь прямо у себя на лбу… Стоп. Ты же и записал! Ты спасен. Ты лезешь в блокнот, а страница… пустая! Блокнот забыл информацию, которую ты в него вложил! Невероятно! И что в результате? В результате ты разругался с девушкой, твоя личная жизнь катится под откос… Неприятная ситуация, правда? Хорошо, что так не бывает, и в реальной жизни мы точно знаем, что записав куда-то информацию, мы можем не беспокоиться, что она исчезнет.

Но ведь это еще не гарантия того, что ты сможешь воспользоваться информацией. Причин несколько.
  • Ты можешь потерять сам блокнот, как носитель информации;
  • Ты можешь забыть посмотреть в блокнот или посмотреть в него слишком поздно;
  • Ты можешь не найти нужную запись, среди остальных записей;
  • Ты можешь не понять, что там написано, потому что поленился написать подробно.

Вот, например, что значит «Позвонить Н. в 10ПП если в Г»? Позвонить Наталье в десять пополудню, если буду в городе? Или если она будет в городе? Ценность такой непонятной информации небольшая. Причем, чем давнее ты написал эту фигню, тем больше вероятность того, что ты забудешь, что хотел этим сказать.
Trollnote
И это только небольшая часть причин, которые могут помешать тебе найти то, что нужно. Как же быть? Возможно, блокнот не самая лучшая идея и мне нужно что-то другое? Более приспособленное к ведению дел? И тут (вот тут, прямо на этом месте!) ты понимаешь, что всё, что тебе нужно — это крутой органайзер с ежедневником, алфавитным списком, кучей отделений, линованных страничек и классной закладкой, которую можно закрепить в любом месте. Но увы, его ждет та же участь. Я знаю много людей, которые пользуются органайзерами и ежедневниками и при этом вполне успешно ведут дела. Такие люди не выдумка. Но опыт показывает, что эти же самые люди с легкостью могли бы обойтись обыкновенным блокнотом. И если это не наш случай, то нам нужно поискать что-то другое.

И это другое есть. Система GTD, которую придумал один умный американец Дэвид Аллен. Вот одна из его цитат:
«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»

И этот человек учит нас, как разобраться с делами? Да, именно это он и делает. Итак, GTD или Getting Things Done. Пытаться пересказать всю книгу в одной статье блога — занятие совершенно бесперспективное. Поэтому я коротко расскажу, чем для меня стала GTD сейчас, когда я уже не мыслю себя без нее. Итак…

Ты должен всегда иметь под рукой инструмент для записи своих мыслей, дел и идей.

Это может быть диктофон, планшет, телефон, плеер, что угодно, лишь бы оно позволило тебе быстро записать идею и знать, что она никуда не денется. Согласен, довольно очевидный тезис. Но основная проблема кроется именно в нем. Вы должны иметь «корзинку», в которую помещаются все ваши дела, которые нужно сделать в будущем (пока неважно, насколько отдаленном). Эта корзинка должна всегда быть с вами, где бы вы не находились. Мне, например, самые ценные мысли приходят во время утреннего душа и я очень жалею, что не могу тут же внести их в iPhone. Приходится просить кого-то, чтобы записали это, а потом уже записывать самому. В терминологии GTD такая корзинка называется Inbox. В чем же основное отличие Inbox’а от обычного списка дел?
Inbox не требует никакой обработки. Вы должны просто зафиксировать вашу идею. Разбираться с ней будете позже.

Казалось бы, рай для любителей прокрастинации. Переполненный сверх меры inbox — это то, что ждет очень многих решившихся попробовать GTD. Они понимают, что inbox стал очень похож на их многочисленные todo-списки, и бросают это гиблое дело. Они просто не дочитали до конца.

Списки конкретных действий

Очень важный момент. Каждое дело должно разбиваться на несколько маленьких шагов, которые приведут к конечному результату. Рассмотрим ситуацию. Ты едешь в автомобиле как вдруг в стекло твоей машины попадает камень, и стекло дает трещину. Неприятная ситуация. Оправившись от шока и как следует пройдясь по всей родне сотрудников дорожных служб, ты начинаешь искать решение проблемы. Казалось бы, всё просто. Нужно заменить стекло. И вот тут вот наступает ключевой момент. Ты мог бы взять свой todo-list и добавить туда дело «заменить стекло». В общем-то логично, но вот только скорее всего ты приступишь к замене стекла очень нескоро. Эта строчка в списке будет тебя угнетать, мешать тебе жить, ты будешь постоянно переносить это дело пока, наконец, твое терпение не лопнет, ты не начнешь что-то предпринимать для того, чтобы заменить это несчастное стекло.

Стоп. Давай на время остановимся, поместим дело «заменить стекло» в inbox (чтобы не забыть) и внимательно посмотрим на ситуацию. Нужно начать что-то предпринимать. А что именно? Пройдем мысленно весь путь от удара камня и до того момента, как ты выехал из автосервиса с новым стеклом. Тебе нужно:
  1. Найти подходящий автосервис
  2. Найти VIN-код автомобиля, чтобы можно было заказать стекло
  3. Позвонить в сервис, объяснить ситуацию и заказать стекло
  4. Дождаться его прихода
  5. Привезти автомобиль на ремонт
  6. Дождаться конца ремонта
  7. Оплатить услугу
  8. Забрать автомобиль.

Получилось 8 шагов. И это минимум. Каждый из этих восьми шагов можно сделать в один присест. Тебе нет необходимости прерываться посреди любого из этих шагов. Скорее всего, выполнение каждого из них не займет у тебя больше часа. А самое главное — совершенно понятно, что нужно делать! Именно это и называется «список конкретных действий». Теперь ты можешь со спокойной совестью побросать списки конкретных дел в inbox и переходить к следующему пункту программы. Прелесть GTD в том, что через уже месяц каждое более-менее простое дело начнет раскладываться в твоем мозгу на конкретные действия совершенно самопроизвольно.

Каждое дело из списка конкретных действий должно быть отсортировано в контекст и проект.

Вот здесь мы вплотную подбираемся к отличию GTD от всего остального. Контексты и проекты — это 50% GTD (лично для меня). Если понять, что это такое, то проблем с разбиранием инбокса уже не возникает. В рамках данной статьи я не буду подробно рассматривать эти понятия. Пока что можно считать, что контекст — это описание некоего состояния, в котором будет уместно приступить к выполнению дела, а проект — эта самая главная цель («поменять стекло» из предыдущего пункта). Помнишь у нас в Inbox лежат 8 шагов и собственно «заменить стекло»? Ты как бы делаешь операцию convert to project для элемента «заменить стекло» из inbox, и подчиняешь этому проекту 8 шагов. Получилась вполне рабочая схема.

Теперь, когда проект создан, для каждого дела нужно задать свой контекст. Тема контекстов чрезвычайно обширна и на 100% индивидуальна. Даже если я приведу здесь список своих контекстов, вряд ли ты получишь объективное представление о том, какой должен быть список ваших контекстов. Более того, я уже год непрерывно улучшаю этот список, пытаясь добиться того, чтобы он отражал реальное положение дел в моей жизни.

Попробую дать определение контекста максимально понятно:
Контекст в GTD — это некое состояние, в котором вы пребываете, и которое необходимо для выполнения того или иного действия.

Заумно и сложно. Постараюсь объяснить на пальцах. Допустим тебе нужно позвонить своему страховому агенту. Какой минимальный набор для этого нужен? Скорее всего, это просто мобильный телефон. Так образом, всегда, когда у тебя есть минутка, и у тебя в руках телефон, открой свой GTD-планировщик и посмотри контекст «телефон». Ты сразу увидишь список своих звонков. Второй пример. Тебе нужно купить грелку (просто я недавно покупал грелку и точно знаю, что купить ее можно только в аптеке). Ты заводишь контекст «аптека» и добавляешь его к делу «купить грелку». Совсем круто, если твой GTD-планировщик поддерживает GPS-координаты контекста. В этом случае ты можешь еще и указать какая именно аптека тебе нужна (я, например, указал на карте аптеку, мимо которой я всегда еду домой). Теперь, когда твое устройство обнаружит, что ты рядом с аптекой, и у тебя есть дела там, оно даст тебе знать и ты зайдешь и купишь грелку. Звучит неплохо, правда? А самое главное, это действительно работает! Более подробно о контекстах я обязательно напишу в отдельной статье.

Вместо заключения

Обзорная статья получилась несколько длиннее, чем я предполагал. Но мне удалось описать самые, на мой взгляд, главные отличия системы GTD от других способов ведения дел. Цель, которую я преследовал — зародить интерес к системе и показать людям, которые страдают от постоянной забывчивости, что есть реальный выход. Пробуйте и достигайте высоких показателей результативности!
Метки:
Поделиться публикацией
Похожие публикации
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Реклама
Комментарии 21
  • +3
    Хочешь, чтобы дела были сделаны, делай их. А чтение книжек на эту тему — это просто отмазка за нежелание их делать.

    А забывчивость вообще по фрейду :) Если забыл, значит подсознательно не хочешь делать.
    • +6
      Хочешь добраться до работы — бери и топай пешкодралом, все разговоры о покупке машины или езде на метро — это просто омазка за нежелание вести здоровый образ жизни.
      • +1
        В статье написано не как сделать нужные дела, а как заставить себя их сделать. А подменяя понятия, вы до работы не доберетесь.
        • 0
          Книга — это инструмент, только лишь чтение ничего не гарантирует и тем более ничего не заставляет. А позволяет при наличии желания и действий со своей стороны выработать методику более эффективного распоряжения своим временем.
          Сидя дома на печи, автомобиль тоже будет не эффективным, но это не говорит о его (автомобиля) несостоятельности, как средства передвижения.
          • 0
            Автомобиль, сидящий на печи, можно показывать в цирке и заработать кучу денег
            • 0
              :)
              Имелось в виду: «Сидя дома на печи, для вас — автомобиль тоже будет не эффективным».
          • +1
            Мне кажется, в статье написано как не забыть что-то сделать. Желание делать подразумевается априори. Проблема многих не в отсутствии желания делать, а в отсутствии системы, которая позволяла бы ничего не упустить. А еще есть и банальная рассеяность…
        • 0
          Забывчивость — свойственная мозгу защитная функция, не более.
        • 0
          Классно!
          Еще бы добавить дедлайны и раздобыть программу-органайзер для смартфона.
        • 0
          Прочитав три года назад про GTD из подобной статьи я обрадывался. В голове проскачила мысль — «это может быть полезно». Я даже попробовал добавить контексты и теги к своим todo спискам. На том все и кончилось.
          Прочитав очередную статью два года назад я взялся за дело серьезнее — специализированные программы, еще несколько статей, много-много пинков под собственный зад и… система НЕ РАБОТАЛА! То ли я недостаточно старался, то ли у меня не та сила самоубеждения, а возможно нет мотивации и тд.
          И лишь прочитав полгода назад книгу Аллена я понял в чем была проблема, почему не работали статьи. Все просто, под каждой такой статьей должна быть огромная красная надпись «ПРОЧИТАЙ КНИГУ!» Дядя Аллен не зря ест свой хлеб, GTD это не система тегов, проектов, и контекстов. GTD это даже не инбокс. GTD это очистка и упорядочивание бардака который творится у Вас в голове. И вот с этим книга Аллена справляется прекрасно — местами скучная, местами очевидная, но она РАБОТАЕТ. А уж потом можно братся за теги, контексты, Тickler файл и т.д.
          • 0
            ВЫ совершенно правы. Ни одна статья не заменит книгу. Я не коснулся темы естественного планирования, которая тоже одна из краеугольных камней системы. Чтение книги обязательно и только она даст понимание и реальный эффект. Статья по замыслу должна побудить именно к прочтению книги. А фишки, которые я описал — просто внешние эффектные проявления этой системы, которые и должны вызывать интерес.
          • 0
            GTD подходит не всем.
            Меня лично списки дел раздражают и угнетают — потому что на «расчистку» списка уходит много усилий, за это время список пополняется — в результате он только растёт, визуально количество дел постоянно увеличивается.
            Поэтому работа со списками дел для меня не является мотивирующей.
            • 0
              Вы путаете todo-листы с GTD. Именно от них Аллен и предлагает отказаться. В GTD есть инструмент напоминающий списки дел, но действующий диаметрально противоположно. Вот как раз его менеджить достаточно просто(при условии регулярного ревью). А с todo листами у меня тоже не сложилось(ну разве что списки покупок)
              • 0
                В большинстве GTD-органайзеров есть кнопка сокрытия неактуальных дел. Система построена именно так, что вы делаете только то, что сейчас актуально, а всё остальное вас не угнетает.
              • 0
                Большинство (почти все) GTD методики страдают от такого бага:
                то, что вчера было актуально, может быть совершенно неактуально сегодня


                Поэтому после прочтения GTD Аллена настоятельно рекомендую Getting Results Agile Way методологию, немного о ней написано мной здесь
                • 0
                  Хороший обзор. Я совсем недавно открыл для себя похожее решение — ThinkBook. Он правда сыроват и только для iPad, но я надеюсь на лучшее.

                  У него в основе примерно то же самое: каждая запись может быть заметкой, проектом или checkbox'ом. При этом все сущности могут быть как угодно глубоко вложены иерархически. Очень удобно использовать для базового планирования.
                • 0
                  Несколько контекстов в Omnifocus так и не сделали, да они, по-моему, и не нужны. Это не теги, а именно контексты.
                  Долго вырабатывал свою текущую систему. Работает не только для рабочих задач, но и для жизни вообще.
                  shipachev.com/workflow

                  Ещё помогает иногда Техника Помидора

                  Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.