Пользователь
0,0
рейтинг
12 декабря 2013 в 17:03

Администрирование → Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто tutorial

Доброго дня почтенной публике.

Немалая часть моей работы — инвентарный учет оборудования. Я занимаюсь этим уже много лет и во многих компаниях, занимаюсь достаточно успешно, поэтому могу поделиться тем, как нужно делать первые шаги к тому, чтобы этот мутный процесс не превращался в головную боль для человека, которому его поручили.


Начну издалека: чтение статей про инвентаризацию на хабре показало, что в головах моих коллег по цеху творится лютый ужас, они вообще не понимают, с какого конца к задаче подходить и, что еще хуже, не понимают, какая задача, собственно решается.

Отчего-то мои уважаемые коллеги считают, что инвентаризация ит-оборудования должна отвечать на вопрос «какая начинка внутри компьютера?» или нечто вроде того. Для решения этой задачи привлекаются всякие системы вроде Aida, ведутся совершенно дикие способы учета и мониторинга и так далее. а между тем отношения с бухгалтерией портятся, оборудование теряется, админ носится с выпученными глазами по офису и ничего не может найти.

Парни, открываю страшную тайну: никому вообще нет дела до того, что установлено внутри компьютера. Никого, абсолютно никого не интересует весь тот объем шлака, который выдают автосборщики информации, никому не интересно то, что хранит обычный админ в своих учетных таблицах. Почему? Потому, что бизнес думает в рублях, ему нет никакого дела до мегабайт и мегагерц, потому, что если оборудование до сих пор находится в эксплуатации, его конфигурация наверняка достаточна для решения задач, которые на нем решаются (а если нет, то отслеживание и управление конфигурацией совершенно точно осуществляется не в рамках процесса инвентарного учета).

И тут возникает вопрос: а что же ожидает бухгалтер от ИТ-подразделения? Ответ прост, их интересует всего лишь одно: на месте ли предмет с инвентарным номером ABC1234? Несколько более продвинутого бухгалтера может также заинтересовать, соответствует ли всё ещё инвентарному номеру ABC1234 то изделие, которому этот номер был присвоен? Другими словами, не пытаются ли нам выдать микроволновку LG за дисковое хранилище HP EVA P6000? Иногда нас еще волнует вопрос, соответствует ли изделию с этим инвентарным номером заранее известный нам заводской номер — этот вопрос мы тоже решим. Следует также понимать, что упомянутая микроволновка от упомянутого дискового хранилища с точки зрения бухгалтера отличается именно что инвентарным номером (ну там есть еще стоимость, амортизация и так далее, но, по счастью, это уже не айтишная головная боль). А это понимание нас приводит к дополнительному бонусу: мы легким движением руки можем выстроить прекрасные отношения не только с бухгалтерией, но и с тем подразделением, что учитывает шкафы, столы и стулья, предоставив им удобный инструмент для работы. Кстати, заодно мы решим еще одну задачу: облегчение идентификации оборудования, принадлежащего вашей компании — это поможет вашим коллегам из сторонних организаций легко определить, кто забыл ноутбук в их переговорке.

При написании этого текста я исхожу из предположения, что в вашей компании уже имеется некий софт, в котором как минимум бухгалтерия ведет учет материальных ценностей. Поэтому у вас как минимум нет проблем с получением таблицы соответствия описаний единиц хранения их инвентарным номерам. Мы же сделаем так, чтобы эта информация была наглядно представлена и могла быть легко использована при инвентарном учете оборудования.

А, и еще я предполагаю, что у вас установлен Microsoft Office. Всю работу мы будем делать именно в нем.

Итак, наш первый шаг — изготовление правильной инвентарной этикетки.

Правильная инвентарная этикетка это то, чего как правило нет нигде. Как делают инвентарную этикетку, если вообще ею заморачиваются? Пишут туда то, что не нужно, не пишут то, что нужно, изготавливают ее неподобающим инструментом (например, ленточным принтером LetraTag — вещь прикольная, только вот не контролирует уникальность вводимых данных и изготовить на ней пару тысяч этикеток без ошибок невозможно. Хоть раз, да облажаешься.)

Правильная инвентарная этикетка, с моей точки зрения, должна содержать:
1. Краткое название объекта хранения (чтоб ни у кого не возникало соблазна при увольнении, например, наклеить инвентарник от дорогого ноутбука на дырокол).
2. Собственно, инвентарный номер объекта
3. Машиночитаемый инвентарный номер — здесь уместен и достаточен только штрихкод. Я видел предложение кодировать информацию QR-кодом, оно ужасно, и я быстро объясню, почему: это решение не предполагает быстрого и массового ввода информации в компьютер. Сканер баркодов представляет собой с точки зрения компьютера usb-клавиатуру, считывание баркода приводит к отправке в компьютер символьной последовательности закодированного текста, как если бы его набрали руками на клавиатуре и нажатию кнопки Enter. Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше?
4. Логотип компании

Сейчас мы это все и сделаем, причем не потратим ни копейки на софт для того, чтобы сделать действительно годную штуку.

Для начала мы получаем в бухгалтерии таблицу с инвентарными номерами и описанием позиций. Не смущаемся, что там много текста в описаниях, он нам нужен, чтобы понимать, о чем идет речь, но печатать на этикетках мы будем свое и сами.
Важно: то, что мы получили инвентарную таблицу от бухгалтерии в электронном виде, дает нам 100% гарантию того, что мы будем делать этикетки с
заведомо правильными инвентарными номерами.
Не менее важно: убедитесь, что инвентарные номера не содержат кириллицы. Если содержат — решите этот вопрос, пока не начали делать всё остальное.

Итак, исходный вид таблицы (описания позиций взяты из реальной жизни, инвентарные номера и логотип компании — нет, но это неважно):



Таблица хороша, будем ее дорабатывать. Введем еще несколько колонок:
Line 1 — сюда мы впишем тип устройства (ноутбук, МФУ, сервер или что там у вас еще есть)
Line 2 — сюда мы впишем марку и модель устройства (например HP Elitebook 6930p)
Barcode — сюда мы вставим баркод-представление нашего инвентарного номера. Об этом чуть ниже.
Sheet — не менее важный параметр. Он нужен для того, чтобы легко находить нужную этикетку на этикеточном листе. Если вы решитесь делать все с нуля по моему рецепту, у вас образуется прорва листов, на которых будут некоторым образом упорядоченные этикетки. Проблема в том, что оборудование разбросано по офису абсолютно хаотичным образом, и, подходя к очередному устройству, вы вряд ли захотите перелопачивать все свои 50-60 листов по 48 этикеток на листе. Позаботьтесь о себе заранее, укажите, на каком листе у вас находится нужная вам этикетка: первые 48 записей — лист 1, с 49 по 96 — лист 2 и так далее. Уверен, справитесь.

Самый важный момент — как же транслировать инвентарный номер в баркод-представление.

Сначала скачиваем c сайта http://code128.narod.ru/ маленький архив, в котором есть нужный нам макрос: http://code128.narod.ru/Barcode.zip, и распаковываем его.

Находим файл со шрифтом barcode.ttf и импортируем шрифт в систему.

Находим прекрасный файл Barcode.bas — его надо втащить в файл с нашей инвентарной таблицей: Alt-F11, File->Import file..., находим и выбираем Barcode.bas -> Open, Alt-F4

Ура, макрос импортировался в нашу таблицу. Воспользуемся им.

Автор макроса предлагает массу вариантов кодирования данных в баркод. Опыт показывает, что наиболее подходящий для наших целей тип кодирования — Code 128, ибо он позволяет кодировать буквы латиницы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и знаки препинания, при этом он достаточно компактен и легко читается сканерами.

Таблица к моменту своей готовности (на всякий случай я показываю и то, как пользоваться макросом):



На этом, собственно, самая муторная часть мероприятия закончена. Сохраняем таблицу, закрываем Excel.

Быстренько идем на сайт чудесного производителя материалов Avery Zweckform и загружаем программу генерации этикеток с этой страницы: http://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office

Чуть не забыл: к этому моменту у вас под рукой уже должны быть инвентарные этикетки, на которых мы все и будем печатать. Я использую этикетки Avery L6009-20, чего и вам желаю. Они имеют оптимальный размер (45.7 x 21.2 мм), они прочные, они хорошо клеятся и хорошо проходят через лазерный принтер. С моей точки зрения, идеал. Вы можете использовать другие размеры, в этом случае делайте соответствующие поправки при создании макета.

Итак, Avery Wizard для Microsoft Office установлен, открываем MS Word, в нем уже появилось меню Avery c единственной кнопкой:


Нажимаем ее, запускаем плагин, нажимаем очевидное «Далее». В меню выбора этикеток находим нужный нам сорт L6009:


В следующем окне выбираем «Слияние данных из существующего файла», жмем «Далее».

В следующем окне находим и выбираем выбираем созданный нами файл Excel, нажимаем «Далее»


В следующем окне выбираем очевидный «Лист1$» или «Sheet1$», не забываем поставить чекбокс, что первая строка содержит заголовки:


И в результате получаем окно верстки наклейки. По сути, это все то же окно Microsoft Word с практически всеми инструментами верстки текста. В правой части окна верстки имеется список полей таблицы, двойной щелчок вставляет нужное нам поле данных в нужное место этикетки.

Чтобы сэкономить время верстающим, сразу дам оптимальные величины:
Первая строка – поле Line1: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Вторая строка – поле Line2: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Третья строка – инвентарный номер: Шрифт Arial полужирный, высота шрифта 10пт.
Четвертая строка – баркод-представление инвентарного номера. Шрифт Barcode, высота шрифта 18пт. Обратите внимание, что во время верстки эта строка выглядит ужасно. Этого не надо бояться, так и должно быть.
Слева остается полно места для размещения логотипа.

Итак, вот наш макет:


И мы в одном шаге от победы.
Нажимаем «Далее», нажимаем «Готово», плагин далее сам раздраконит наш файл данных и подготовит листы с этикетками.



Печатаем этикетки на обчном лазерном принтере, получаем этикеточные листы. Не забываем эти листы пронумеровать. Хотите, можете сделать это через добавление колонтитулов с номером страницы, не хотите — надпишите каждый лист ручкой. Будете делать колонтитул — проконтролируйте, чтоб он не сдвинул содержимое вниз.

Итак, вот у нас этикетки:



Наклеиваем по устройствам, наслаждаемся полученным эффектом. Мы только что стали лучшими друзьями бухгалтеров, только те еще об этом не знают. Ерунда, узнают, когда будет проходить инвентаризация.

Да, кстати: о том, куда именно наклеивать номера. У себя я использую два варианта: либо так, чтоб этикетка была легкодоступна, но не бросалась в глаза, либо рядом с заводской табличкой с маркой и моделью оборудования, заводским номером и тому подобной информацией.

Первое удобно тем, что инвентарник можно можно легко считать, второе — тем, что нужно меньше вертеть изделие при его инвентаризации: считываем не только инвентарный номер, но и заводской. Да-да. Не все знают, но практически все производители дублируют написание заводского номера баркодом, что изрядно облегчает жизнь специалисту, ответственному за инвентаризацию.

Итак, у нас есть чудесные инвентарные этикетки, мы оклеили ими все, до чего смогли дотянуться в нашей организации, при помощи сканера баркодов мы установили соответствие инвентарных номеров заводским — там, где это можно сделать. Мы молодцы? Да. Можно остановиться? Да, но можно сделать и еще лучше.

Сейчас мы можем быстро проинвентаризировать все офисное имущество, но еще не можем ответить на вопрос «где что лежит?».

Давайте сделаем так, чтобы и это было возможно.

Берем в руки план офиса — нас в нем интересует все вообще: как расположены рабочие места, где комнаты печати, где складские помещения, где что еще.

Взяв план, берем карандаш и начинаем нумеровать все, что видим. У себя я применяю следующую схему:
Location/Room/Place
Где:
Location — трехбуквенная аббревиатура офиса. Например, MSW — Москва, SPB — Питер, NSK — Новосибирск и так далее.
Room — номер помещения
Place — номер места в помещении. Это может быть номер стола, за которым сидит работник, номер полки на складе, номер шкафа и так далее.

В результате у нас получается нечто вроде MSW/123/15A

Полученные номера сводим в табличку Excel — в ней будет всего четыре колонки:
Address — адрес рабочего места
Barcode — баркод-представление адреса
Comment — текстовый комментарий для себя любимого. Я в это поле пишу фамилию работника, если речь идет об адресе рабочего места и прочие комментарии, если это требуется обстоятельствами.
Sheet — номер этикеточного листа, мы это уже проходили.

Теперь, имея подготовленную табличку в Excel, формируем этикетки. Не буду перегружать рассказ картинками, просто расскажу готовый рецепт:

Формат наклейки: наклейка белого цвета Avery Zweckform №3659 (97x42.3мм)
Расположение и формат надписей на наклейке:
1. Первая строка — логотип компании
2. Вторая строка – описание типа места (рабочее место, складское место, складское помещение и т.п.) Шрифт Arial, высота шрифта 11пт.
3. Третья строка – идентификатор рабочего места (вот это вот MSW/123/15A). Шрифт Arial, полужирный, высота шрифта 14пт.
4. Четвертая строка – баркод-представление идентификатора места. Тип кодирования CODE128. Шрифт – Barcode, высота шрифта 18пт.
5. Пятая строка – контактная информация службы ИТ-поддержки.

Заметили?

У наших сотрудников прямо перед глазами появились телефон и е-мейл адрес хелпдеска, причем практически на халяву. И теперь никто не сможет сказать, что не знал, куда звонить — мы позаботились.

А заодно мы пронумеровали все рабочие места, и теперь любой работник может объяснить, где он находится, не прибегая к языку жестов, HR-служба сможет нам давать заявки на организацию рабочих мест для новых работников, не прибегая к рассказам про «это через стол от Любочки», а новый работник хелпдеска не будет бродить по всему офису в поисках того, кто его позвал, он просто спросит номер рабочего места и посмотрит в поэтажный план, чтобы понять, куда ему идти.

Я намеренно не рассказываю о том, каким софтом пользоваться для сбора и анализа данных. Это может быть и Access, и Excel, и модуль учета 1С, и что угодно еще.
Все, что мы сейчас сделали, может быть интегрировано в любую существующую систему управления активами.

Проведя первичный ввод данных, если мы этого еще не делали, мы получаем таблицу, в которой есть соответствие инвентарного номера, заводского номера, адреса установки, ФИО пользователя — этого достаточно, чтоб уверенно беседовать с бухгалтерами и отвечать на их каверзные вопросы.

В дальнейшем надо просто поддерживать информацию в актуальном состоянии. Задача не из тяжелых.

И, резюмируя:

1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия.
2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128.
3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать.
4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо.
5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый.
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется.

В этом году я проводил инвентаризацию. Over 9000 позиций — нашлось все, работа заняла два дня на обход и еще пару дней на поиски того, что не обнаружилось сразу, вроде ноутбуков по домам и в запертых кабинетах, оборудования в технологических помещениях и т.п.

В общем, я доволен.

Чего и вам желаю.
Yurich @Yurich
карма
22,0
рейтинг 0,0
Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

Подробнее
Спецпроект

Самое читаемое Администрирование

Комментарии (86)

  • 0
    Хорошая статья.
    Я тоже нумеровал места. И бегать почти не надо — радмин.
  • +2
    Баркодиниально!))
  • 0
    Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше?
    QR-код прекрасно сканируется 2D-сканерами. Стоят они, конечно, дороже, но интерфейсами от одномерных сканеров не отличаются.
    • 0
      В принципе, Вы правы.
      Действительно, можно накодировать в QR еще больше всякой структурированной инфы.

      Но: usb-сканеры c распознаванием QR дороже обычных примерно в 4 раза. И задача печати этикеточных листов перестает решаться настолько легким способом, как его описал я.

      Хотя я на досуге подумаю, как и что можно сделать c использованием этой технологии.
  • 0
    Есть еще программа IT Invent. Тоже умеет делать баркоды.
    Один минус платная. Но есть бесплатная версия. В которой ограничение до 200 записей каждого вида учетных единиц в базе данных.
    В небольшой организации должно хватить.
  • +1
    Хорошо вашим работникам, можно потрохами из рабочего компа домашний апгрейдить.
    • 0
      Им хорошо, нам часто лучше своими потрохами рабочий подкормить.
    • +1
      Я натурально теряюсь в догадках: что можно вывинтить из рабочего компа для домашнего? Зачем рисковать работой ради довольно дешевой комплектухи? Зачем работать в месте, где сотрудники видят смысл воровать потроха компьютера?

      Кстати, в любом случае обеспечение сохранности имущества не входит в задачу инвентарного учета.
      • 0
        что можно вывинтить из рабочего компа для домашнего? Зачем рисковать работой ради довольно дешевой комплектухи?


        У знакомых был случай, когда свинтили FX 6600 и воткнули вместо него MX 440. На прежней работе отдельно взятые личности планки рамы сперли. И не рисковали похоже, т.к. сперли скорее всего перед увольнением.

        Кстати, в любом случае обеспечение сохранности имущества не входит в задачу инвентарного учета.

        Вопрос на засыпку: а зачем его проводить, если он не служит для обеспечения сохранности имущества?
        • 0
          Простите, но зачем покупать игровую видеокарту в офисный компьютер? Для офисных задач достаточно интегрированной видеокарты.
          Про память я впечатлился, она же по цене мусора сейчас продается. Если работник ее крадет, значит, ему очень сильно недоплачивают.

          Инвентаризация проводится для того, чтоб убедиться, что все объекты ОС на месте.

          • 0
            6600 — это игровая? Это обычный вариант старого офисного системника. Тем более сейчас интеграшки намного мощнее.

            PS. Работник крадет не потому, что ему очень сильно недоплачивают, а из вредности/принципа/ради фана/ваш вариант, нужное подчеркнуть.

            PSS. Убедится что все ОС на месте — это в том числе и работа по обеспечению сохранности имущества.
            • 0
              Я предпочитаю еще на этапе собеседования интересоваться моральной обстановкой в коллективе. В места, описанные Вами я пойду только если совсем прижмет.

              Кстати, хоть это и вылазит за рамки дискуссии: проходил интервью в одну организацию, меня попросили заполнить анкету. Увидев в анкете вопрос «не испытываете ли Вы склонности к воровству» я прекратил заполнение анкеты, попрощался и ушел.
              • 0
                Я предпочитаю еще на этапе собеседования интересоваться моральной обстановкой в коллективе. В места, описанные Вами я пойду только если совсем прижмет.

                На самом деле моральная обстановка в коллективе была отличная. К сожалению изредка встречались неадекватные индивидуумы, которые на работе долго не задерживались.

                не испытываете ли Вы склонности к воровству

                Зачет! Даже подумать не мог, что кто-то такой вопрос в анкете разместит, т.к. это практически прямое оскорбление.

                «Страдаете ли вы клептоманией: да, нет, наслаждаюсь».
                • 0
                  Угу. Уж лет шесть прошло, а я все под впечатлением.
              • 0
                Как я понял, вы работаете в крупных компаниях. Сотни или тысячи человек. Там возможно не только не знать чьего-то морального облика, но даже как вообще этот человек выглядит.
                • 0
                  Я знаю только одну мелкую компанию, где все ок с баблом. К сожалению, это Гунвор, проще сразу в рай попасть живьем, чем туда.

                  Поэтому приходится работать на крупные конторы, там с баблом сильно легче.
      • 0
        Мне известен реальный случай (году в 2000), когда сторож ночью менял память на меньшую на персоналках в той организации которую охранял
  • +2
    Вопрос. У меня периодически компьютеры и всякая оргтехника кочует по зданиям/подразделениям (переезд сотрудников, перестановка мебели, обновление парка техники и т.д.). Наверняка и у вас такое же бывает. Что делаете — переклеиваете инвентарники?
    • 0
      Инвентарные номера присваиваются бухгалтерией. Как правило, этот номер не меняется с первого дня жизни изделия в организации до последнего.
      Если же это происходит, бухгалтерия просто информирует, что изделию с таким-то инвентарником присваивается такой-то. Вы делаете новый номер и переклеиваете.
      Но в большинстве случаев номер сохраняется за предметом вне зависимости от его перемещений.
      У нас в конторе чаще меняются заводские номера, чем инвентарные (продавец меняет изделие по гарантии, ему достается инвентарник от предыдущего).
      • 0
        Инвентарники оргтехники никуда не меняются. А вот номера мест ох как часто. На заводе. где я работаю за последний год переехали полным составом 8 отделов из 30 и добавились пара новых. Вот это полная задница — переделывать планы зданий каждый раз. Ведь сотрудники чаще всего кочуют со столами и прочим.
        • 0
          Я Вам сочувствую, сам такое ем регулярно. Но деваться-то некуда. Нумерация рабочих мест решает проблем куда больше, чем создает.
        • 0
          Сочувствую Вам. Сам в такой же ситуации и даже похлеще — периодически меняется сам план здания! Наше руководство не видит большой головной боли в том, чтобы снести/построить пару перегородок за неделю :)
          • 0
            И еще момент. У нас есть кроме бухов еще хозяйственники(АХО). Так вот как выглядит весь процесс: приходит некое оборудование стоимостью свыше 40к рублей(оборудованию стоимостью поменьше слава богу не присваивается инвентарник), бухт ставят на баланс, присваивают инвентарник. Хозяйственник интересуется у ИТ отдела куда будет устанавливаться(если комп, то на чье рабочее место, и записывает себе: установлено на рабочее место Иванова И. И. младшего инженера-волочильщика или установлено в серверный шкаф 5 цеха), на оборудование клется красивый стикер, где кроме инвентарника присутствует название устройства, серийный номер и дата установки.

            Все вроде логично. НО! если, к примеру, сотрудник увольняется, его комп достанется кому-то другому, но АХОшников никто об этом не уведомляет! А если мы и говорим, то все в пустую. и потом печаль при инвентаризации.
            • 0
              Это лечится элементарно. При увольнении на сотрудника оформляется накладная ОС-2 о том, что он вернул оборудование на склад. Затем на нового выдается накладная, что он со склада оборудование получил.

              Разумеется, кадры не должны закрывать работнику обходной лист, если на нем висит что-то из матценностей.
              • 0
                Да, надо будет обсудить этот момент, все руки не доходили. дело в том, что по сути обходной лист просто формальность для галочки. Человек бегает по всему заводу и собирает закорючки. И оборудование на склад не сдается, а по сути остается на месте.
              • 0
                Обходной лист — это формальность внутри компании, не имеющая под собой законных оснований. То есть вы не сможете заставить человека побегать и заполнить его, особенно если он этого не хочет.
                • 0
                  Вы же понимаете, что если, приходя на работу, человек принял инструменты по накладной, а уходя — не сдал, то формально они числятся за ним и у работодателя есть формальное право потребовать вернуть все по описи?
                  • 0
                    1. Материальная ответственность за выданное ему оборудование в таком случае должна быть прописана в договоре о найме, на такую работу многие просто не пойдут.
                    2. Вопрос с материальной ответственностью ВСЕХ без исключения работников компании весьма спорный с точки зрения законодательства, но за достоверность этого не ручаюсь.
                    3. В любом случае вы можете исключительно подать на работника в суд. И все, других методов воздействия на него у вас нет.
                    • 0
                      Вы, разумеется, правы. Многие не пойдут, но другие многие пойдут.
              • 0
                Сложно повесть на сотрудника мат ценности, если у него не отдельный кабинет.
                • 0
                  Вообще не проблема.
      • 0
        У Вас в инвентарнике номер комнаты и номер места. При склонности сотрудников к миграциям — проблема с переклеиванием этикеток сильно увеличивается в объеме работы.
        • 0
          Попробуйте перечитать написанное еще раз.
  • +1
    Причем здесь ИТ оборудование? Вся статья сводится к двум предложениям:
    1. Хотите легко делать инвентаризацию? Наклейте наклейки с штрихкодом, рекомендую, такую то бумагу и такой то софт. Собственно все, дальше уже писать не о чем.
    • +1
      А между тем, меня, как материально ответственное лицо и технаря, весь этот парк сопровождающего, в первую очередь интересуют именно характеристики оборудования и софта, а взаимодействие с ревизорами вопрос второстепенный. Именно поэтому в головах ваших коллег по цеху творится лютый ужас и они не могут понять как решить эту простейшую задачу, ага.

      И бизнес не интересует начинка компов ровно до того момента как какой-либо дотошный проверяющий не решит провести сверку по накладным, в которых все эти моменты указаны, а они сохраняются достаточно долго, как и вся финансовая отчетность.

      Не особо сложная по структуре база данных в access позволяет штатными средствами наплодить сколько угодно вариантов форм для печати наклеек и актов сверки, которые генерируются непосредственно в момент ревизии. При этом функция учета позиций для инвентаризации может быть вообще второстепенной задачей этой базы, а используется она, к примеру, для ведения заявок и сопровождения пользователей, это из личного опыта…

      Что касается наклеек то тут я Вас полностью поддерживаю, удобная штука.

      UPD: промахнулся веткой, с мнением предыдущего оратора полностью согласен.
      • 0
        И бизнес не интересует начинка компов ровно до того момента как какой-либо дотошный проверяющий не решит провести сверку по накладным


        Не интересует до первой жалобы на выпотрошенный системник:

        — Шеф, на моей машине работать невозможно. У нее только полгига памяти?
        — Как полгига, должно быть 2?


        В результате 4 дня бегают взмыленные девочки и проверяют начинку 30 компов. Оказывается что выпотрошено 30% компов, причем несколько штук до почти полной замены железа (CPU, RAM, Видюха, даже HDD). И это за 2-3 года.

        Может все таки решение проблемы инвентаризации должно удовлетворять не только проверяющих?
        • –1
          Если Вы работаете в конторе, где сотрудники крадут офисное оборудование — меняйте работу.
          Это мой единственный Вам совет в этой ситуации.
          • 0
            Ну тут двояко. С одной стороны, отделов у нас достаточно много. И люди в них разные, с разным достатком и моральными устоями. Есть отдел монтажа в котором происходит непонятно что. Там люди приходят и уходят. Это просто специфика работы, данность, если хотите.
            С другой, да, конечно бороться с этим проблематично. Но много попыток вандализма разбивается об пломбу на системнике (кстати, мы пломбируем все — начиная от системника заканчивая электрощитком в серверной) и болты со звездочкой на шляпке :)
          • 0
            Такое обычно устраивают не те, кто постоянно работает, а нанятые на небольшой проект студенты.
        • 0
          Так я, собственно, об этом и говорю. Приведенная вами цитата только один из примеров, приведенный в качестве контраргумента к одному из тезисов статьи.
          • 0
            Извиняюсь, спросонья не правильно понял вашу позицию))
    • 0
      Вы молодец и все правильно поняли.
  • –2
    Вопрос автору топика: А какие штрих-коды используете в инвентаризации, я так понимаю Code 39?
    • 0
      я раза два или три писал, сто Code 128, но хорошо, что Вы спросили. Code 39 беднее по возможностям кодирования символов и не содержит контрольного символа, что создает риск ошибочного распознавания.
      • 0
        Code 39 беднее по возможностям кодирования символов

        А что особенного вы туда загоняете, что вам приходится использовать Code 128?

        и не содержит контрольного символа, что создает риск ошибочного распознавания.

        Контрольный символ (сумму) можно и самому включить в строку Code 39, в зависимости от алгоритма.
        • 0
          Например, строчные буквы латинского алфавита и знаки препинания.

          И что значит «приходится» применительно к более удобному типу кодирования? «Приходится» это как раз про Code 39 — и хочешь что-то закодировать, а технология не дает, приходится выкручиваться.

          Между «можно включить, чтоб было хорошо» и «хорошо делается само в принудительном порядке» есть некоторая разница, не правда ли?
          • 0
            Не знаю, я когда делал автоматизированный учет оборота картриджей печатающих устройств, то мне хватало вполне Code 39.
            • +1
              Да с картриджами-то все совсем зашибись: там баркод прямо на коробке с картриджем есть.
  • +1
    А как учитываете всякие запчасти — память, диски, процессор, если где меняли?
    • 0
      Простите, а зачем это учитывать? Как такое знание помогает вам в работе?
      Запчасти периодически меняем, и в рабочих станциях, и в серверах. Есть таблица учета расходки, там и пишем, куда и когда что пошло. Но она нам нужна исключительно для того, чтоб не провафлить перелет за неснижаемые остатки на складе, не более того.
      • 0
        Логика не совсем понятна. Стулья учитывать нужно, а жесткие диски — нет. Учет материально-технической базы нужен, чтобы понимать сколько, где и каких ценностей находится.
        • 0
          Жесткие диски это запчасти. Они иначе учитываются.
          • 0
            У нас запчасти актируются (точнее их замена, выход из строя и т.п.), к инвентаризации это действительно имеет слабое отношение. Но исходя из всего прочитанного, в том числе и в ветках комментариев напрашивается вывод, что какой-либо централизованной системы учета ресурсов (а также ПО и кучи мелочей, необходимых в процессе работы) у Вас нет. Для каждой задачи — отдельный файлик (поправьте, если я ошибаюсь).
            Стоит ли так активно отделять мух от котлет?
            • 0
              системы учета внутренностей ПК обычно входят как компоненты какого-нить сервисдеска/систем центра/аиды/евереста/админского костыля, разлетающиеся через групповые политики, которые хоть при старте ПК сообщают про все изменения конфигурации.
              а сопоставить рабочую станцию инвентарному номеру и расположению в офисе для выписывания санкций при краже комплектующих дело несложного поиска и передачи даных инцидента в СБ и руководству.
              ну или не краже, а сдыханию планки памяти или одного из винчестеров, к примеру
              • 0
                По мне, так проще расшарить для СБ форму доступа к уже упоминавшейся мной базе и пусть ребята бдят сколько заблагорассудится, чем отвлекаться на их запросы…
                Не всё и не всегда можно автоматизировать (хотя и очень хочется) через групповые политики и т.п., к примеру: у меня есть ряд бездисковых рабочих станций, которые работают от LTSP сервера (буду благодарен, если кто-то подскажет простой, без шаманства способ автоматического сбора их конфигурации) — и существуют они за счет умирающих собратьев, т.к. закупать комплектуху для устаревших 10 лет назад компов не всегда рационально. Когда пациент перестает подавать признаки жизни я могу быстро пройтись по базе и определиться, что с ним делать: разобрать на оставшиеся в живых запчасти и отправить на списание или же вылечить его за счет кого-то другого (и сразу узнать где что стоит и когда это оборудование задействовано).
                Опять же, если вы занимаетесь этим не один, а у фирмы сеть офисов/складов/торговых точек, то придется затрачивать дополнительное время на взаимодействие отделов и сверку данных.
                Я по хорошему завидую Вашей энергии и, судя по всему, достаточному финансированию IT отдела, но мы, видимо, работаем в разных условиях и описанная схема мне категорически не подходит. Это не значит, что она плохая — её достаточно и она удобна для решения Ваших задач, и это главное.
                Печально то, что Вы позиционируете свое решение как единственно верное, а первые абзацы Вашей статьи, думается, покоробили не меня одного, ведь среди статей про инвентаризацию, размещенных на хабре, достаточно годных решений.
                • 0
                  Это не их задача. их задача — охрана периметра, ИТ пространства и экономической безопасности, в зависимости от компании и отделов СБ. И недопущение выноса мат. ценностей за периметр без бумажки.
                  А что это за мат. ценнность, найденная при попытке выноса за периметр без акта о выносе, должен разбираться ИТ и бухгалтерия.
                  Ну или Сб должны разбираться, почему комплектующие ПК покинули периметр
                  • 0
                    Если одной из функций СБ является контроль за деятельностью сотрудников (IT, бухгалтеров, продавцов и т.п.), с целью пресечения попыток злоупотребления должностными возможностями — это вполне их задача. Более того, я могу назвать Вам одну немелкую торговую сеть в которой вопрос безопасности поставлен именно так — контролируется чуть ли не каждое каждое действие.
                    Если не заострять на этом внимания, то это совершенно не мешает работе, а выявить и предотвратить нежелательные ситуации (в частности кражи) помогает, прецеденты были.
                    • 0
                      Сильно зависит от квалификации руководства и СБ. в большинстве контор, к сожалению, СБ — бывшие сотрудники МВД в возрасте, мало что понимающие в ИТ.

                      Только в двух компаниях за 10 лет моего рабочего стажа я видел ИТ «подкованных» сотрудников СБ, очень плотно сотрудничающих с отделом ИТ и понимающих уровни угроз не только на уровне прорыва периметра, или защиты сотрудников и собственности компании внутри него, а и информационной и экономической безопасности.

                      И действительно, отработка отделами СБ и ИТ инцидентов по инсайду, или же попытке даунгрейдить рабочее железо была на высоте.

                      Жаль, но во многих компаниях СНГ функции СБ до сих пор это пенсионеры на турникетах на входе и иногда видеонаблюдение, не более.
      • 0
        Учитывать надо, в обсуждении уже написали, почему, а я немного в другую сторону раскрою вопрос. Есть память, диски, другие запчасти, которые могут прилично стоить. И помимо контроля, что из компа ничего не вытащили шаловливые ручки, хочется еще понимать, какой девайс у кого был куплен и какая у него гарантия. Можно пробить серийник по базе, если все при покупке учитывали, но у тех же плашек памяти так мелко серийник пишут, что глаза сломаешь и при первом вбивании, и при сверке. Используете ли что-нибудь, чтобы облегчить этот процесс?
        • 0
          Если Вы обратите внимание на комплектующие, Вы увидите, что на всех заводской номер продублирован баркодом. Купите себе сканер, это недорого — перестанете ломать глаза и не будете ошибаться при вводе.
  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
    • 0
      Такие приборы вполне достаточно учитывать поштучно, не заморачиваясь с наклеиванием инвентарных номеров.

      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
        • +1
          Если Ваши работники настолько безалаберны, не спасет вообще ничего. Можно попробовать лазерную гравировку применять, сейчас это недорого и нарисовать могут любую картинку, и баркод в том числе.
        • 0
          Такие сканеры разве не имеют аппаратного серийного номера? Вполне машиночитаемого — вставил его в порт, программа определила серийный номер оборудования и из базы подтянула инвентарный номер.
          • 0
            Имеют, конечно. Только этот номер не всегда комфортно считывать — например, два десятка сканеров валяется в коробке с зипом. Опрашивать каждый — можно упариться.
            • 0
              На ЗИП-ованые можно и наклейки повесить. А те что в работе ненамного сложней чем с штрих-кодами.
          • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
  • +2
    Однажды я поимел такие проблемы:
    1) Исторически бухгалтерия не имела стандартного формата для вычтехники.
    а)комп и его дисплей могли оформляться одним инвентарником
    б)комп и его дисплей могли оформляться двумя инвентарниками
    в)иногда в основные средства вбивались мышки и клавиатуры

    2) Обновление АО — добавление оперативки, дисков. Замена дисков и прочей комплектухи.

    3) Злонамеренная деградация АО — воровство больших дисков с заменой маленькими. То же с любой комплектухой.

    4) Взаимозамена дисплеев (даже клавиатур) между системными блоками. Прочая служебная «каннибилизация» — перенос видеокарт и иже

    5) Частичное списание одного инв.номера — дисплей сгорел, сисблок в эксплуатации.

    При этом бухгалтерия может предоставлять дивные и мозгодробительные варианты учёта вовлечённой в эти события техники.

    Как вы побеждаете такие головоломки?
    • +2
      Попробуем рассказать

      1а) Сталкивался, да. Это отвратительная практика, которая никак не побеждается без волевого решения руководства компании. Проблема заключается в том, что это можно только прекратить на будущее, но практически невозможно исправить уже сделанное. Приходится тупо с этим жить, в случае необходимости — составлять акт о разукомплектации основного средства.
      1б) это нормально, так и должно быть.
      1в) Такое тоже видел. Мое личное мнение такое, что причина этого в некомпетентности сотрудников ИТ, которые сразу не просекли фишку и позволили сделать такое оприходование. При поступлении товара необходимо сразу давать комментарий бухгалтерам, что нужно вешать на основные средства, что на малоценку на забалансовый счет, а что тупо списать в расходники сразу по факту поступления.
      Так что с поставленными на учет мышами терпите :) И не давайте ставить на учет новые.

      2) Не вижу проблемы. Если запчасть куплена для модернизации — относите расход на удорожание основного средства. Если для ремонта, списываете на ремонт без удорожания ОС.

      3) Я не понимаю, как это можно сделать и не спалиться, если честно. Также я знаю, как это решать — мне приходилось заниматься этой задачей, правда, по несколько иному поводу. Просто используйте пломбы-наклейки с уникальными номерами и ведите реестр на каком компьютере какой номер пломбы. Удаленная пломба — повод посмотреть, что внутри и выдрать матответственного за все, что в компе поменялось. Как Вы понимаете, из того, что я не отслеживаю потроха компьютеров, никак не следует то, что я не знаю о том, что там должно быть (извините за курсив).

      4) Клавиатуры мы не учитываем. Просто меняем. Дисплеи учитываем, замена — через стандартную процедуру приема оборудования у работника и выдачи оборудования работнику. Если интересует более подробно — через оформление двух накладных на внутреннее перемещение товара по форме ОС-2 (утверждена госкомстатом, все дела). Касательно видеокарт — но на фига? Сломалась видеокарта — купите другую и поставьте.

      5) Уже говорил: пишите акт о разукомплектации основного средства, далее списывайте сгоревшее, учитывайте оставшееся.

      И ответ на самый главный вопрос: напишите процедуру учета движимых основных средств, утвердите ее и вам станет легче. В ней Вы как раз и изложите, что именно ставится на учет, как что кому передается, когда списывается и т.п.
      • 0
        3) выдрать матответственного за все, что в компе поменялось

        А что делать если вы сами являетесь матответственным? Продолжать не отслеживать потроха?
        • 0
          Господь с Вами, если хотите — отслеживайте.
          Но Вы не хотите меня услышать. Отслеживать и учитывать нужно то, что является объектом учета. Если в Вашем случае конфигурация системы является таковым — действуйте. А если бухгалтерия навесила на инвентарный номер к системнику еще и монитор, и мышь, и коврик для мыши — задумайтесь, зачем нужно погружаться в дебри, о которых Вас никто не спросит.
          • 0
            Не-не-не, я не пытаюсь доказать что вы не правы. Наоборот пытаюсь понять как может быть объектом учета системный блок, образно говоря даже просто его корпус. Ведь его стоимость — именно то, что внутри.

            Позвольте такие аналогии. Считаем что-то ценное коробками, без учета того что коробка может быть пустой или полупустой.
            Пиво привозят бочками на хранение. Вы наносите на бочки инв. номер, без заботы о замере того сколько собственно в бочке пива. Хотя ценность бочки определяется только содержимым.

            Укажите, пожалуйста, в чем эти аналогии неверны. Получается что в случае компьютера у нас объект учета просто системные блоки в штуках, а в случае пива — пиво в литрах, но инвентаризируем бочки? Так?
            • 0
              Вы совершенно напрасно рассматриваете системный блок, как совокупность комплектующих. Это именно что системный блок, одна штука.
              Вы правы в том, что его некий негодяй может распатронить. Но в этом случае лично для меня эта ситуация является частным случаем ситуации «системный блок вышел из строя, требуется ремонт».
              Если есть возможность установить виновного в выходе из строя — ок, находим. предъявляем ему. Если нет — просто чиним.

              Жесткие диски иногда и сами собой вылетают. Чиним же.
              • 0
                Спасибо за совет с разукомплектацией основного средства. Хотя частную цену компонентов ещё и выдумать голову поломать.

                Тогда писал с сотового — не слишком подробно.

                Каннибализация — процесс починки одного за счёт разборки аналогичного другого.

                Вполне нормальный приём. Когда один сисблок на грани морального устаревания ждёт решения своей судьбы (или в филиал, или списывать), даже может быть частично вышедшим из строя. И тут выясняется, что какие-то его запчасти можно сегодня скрутить в пользу неожиданно вышедшего из строя строевого компьютера. Обычно HDD, иногда LAN, да мало ли вариантов.

                Можно отправить сотрудника отдыхать дня два-четыре, пока новая запчасть в пути из магазина в его комп. Обычно бухгалтерия ругалась, что оплатить могут только завтра-послезавтра, а до счёта магазина средства дойдут за два-три банковских дня. Раньше магазин не хочет выдавать.

                А можно каннибализировать неиспользуемое оборудование и решить проблему за полчаса.

                Функционально второй вариант красивее. А вот учёт такого варианта мне в те годы никак не давался. Тогда я был прикрыт плохим учётом. Бухгалтерия вообще не понимала деградацию основного средства — есть корпус с инвентарником, да и ладно. Но ощущение роста беспорядка накапливалось в моей душе. А бухгалтерия не могла внятно объяснить как оформляется каннибализация.

                Впрочем, каннибализация была всего лишь одним из множества честных (но туповатых) житейских сценариев.

                Были и другие фокусы, которые ставили бухгалтеров в ступор, хотя были разумными и (функционально) правильными.
                • 0
                  Да нет, я прекрасно понимаю, что Вы имеете в виду. Я не понимаю другого: почему Вы не держите некий запас на складе под такие вот пожарные ситуации?
                  Иметь пяток системников именно под горячую замену — жизненная необходимость для организации.
                  • +1
                    Обычно нет средств держать такой запас. Точнее средства есть, но финансиста кондратий хватит выделить. :-D
                    • 0
                      Обычно под горячую замену оставляется утиль трехлетней давности. Расходы нулевые — техника уже есть.
                      Впрочем, во всех конторах разные заморочки.

                      Но, как я уже говорил, бизнес думает в деньгах. Нарисуйте пару табличек, что хранить 2-3 компа под замену дешевле, чем оплачивать простой одного человека.

                      Главное при разговоре с финансистами не разводиться на «у вы же у нас молодцы, все сможете быстро починить» — нужно смело говорить, что не сможете, и ни в коем случае не коммититься на то, что все можно отремонтировать за полчаса.
  • 0
    Какую бумагу используете? Обычно используют термобумагу, а техника имеет свойство нагреваться. Со временем этикетка становится не читаемой.
    • 0
      Я же прямо в заметке написал Avery Zweckform L6009-20

      Это металлизированная пластиковая пленка, никаких проблем от нагрева у нее нет.
  • 0
    QR-коды считываются на 146% лучше бар-кодов, поэтому будущее за ними. После сканирования кода мобилой, его можно легко отправить на веб-сервис, который крутится на ноуте инвентаризатора.
    • 0
      Распознать 1D баркод, содержащий исчерпывающе достаточное количество информации — нажать одну кнопку на сканере, ага?

      При этом мне вообще не требуется поднимать веб-сервисы, писать программы и маяться прочей дурью. Пока Вы будете отправлять быстро распознанный QR-код, я просканирую десяток-другой айтемов.
  • 0
    Если зайти со стороны разработчика:

    Для инвентаризации вам достаточно таблицы Excel (или Google Docs) и бар-код сканера (или смартфона который считывает бар-код и сразу показывает карточку)? Причем благодаря использованию excel единственный обязательный параметр в Excel — это номер кода.

    Например вот так:
    генерируем qr
    image
    печатаем
    image
    расклеиваем и распознаем
    image

    инфа всегда актуальна, редактировать просто, работы на 2 дня
    • 0
      А в чем смысл замены Code128 на QR Code (ну, кроме очевидного because I can), если кодировать предполагается только инвентарный номер?
      Если в QR code предполагается заносить еще что-то, то потом это что-то придется парсить, что не то чтоб трудно, но все же трудоемко. И опять же — что?
      • 0
        На самом деле да, однако есть одно но: гугл докс умеет создавать qr из ячейки сам, никакого доп. софта не требуется.
        • 0
          Кстати, спасибо, реально не знал такое про гугл-докс.
          Мне сама идея использования QR-кода нравится тем, что в него можно затолкать до фига интересного. Проблема в том, что в случае инвентарных меток я плохо представляю, что и зачем туда заталкивать, ибо инвентарный номер — уникальный указатель, на который можно подвязывать произвольно много информации в учетных системах.
          Но непосредственно на устройстве в инвентарной метке необходимо и достаточно хранить только собственно инвентарный номер и некое указание на то, что этот номер относится именно к тому, на что он наклеен.
          Вы бы знали, как на текущем месте работы я разгребал наследство от прежней команды — инвентарники от ноутбуков на списанных мониторах были рядовым явлением, например. И ведь по инвентарникам всё сходилось!

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.