Эффективность: говорим на языке задач

    Большинство рабочих конфликтов возникает из-за неправильного понимания задач. Как внести ясность в рабочий процесс, избежать недопонимания и сделать работу эффективнее? Давайте поговорим о воинском уставе, ошибках при постановке задач и способах стать друг для друга понятнее.



    На самом деле задачи бывают всего лишь двух типов: формализованные и слабо формализованные. Особенностью первых является четкое понимание исполнителем действий с самого момента получения такой задачи. Второй же тип связан с творческим поиском.

    Идеальная неформализованная задача была превосходно описана в одноименной русской сказке: «Поди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что». В такой постановке задачи нет явного ответа на вопрос — зачем мне это делать? Мотив не раскрывается недаром — это задача для самураев. Людей с мощной внутренней мотивацией.

    Абсолютно неформализованных задач в реальной жизни, как вы могли догадаться, не бывает. Зачастую в такой задаче выпадает один или несколько параметров, но общая конструкция соблюдается. Именно такие задачи называют инновационными. Почти всегда в их основе лежит конфликт, они подразумевают неформальный подход к решению проблемы.

    Идеальным примером формализованных задач является воинский устав. Ведь, согласитесь, трудно истолковать иначе команду «Стоять!» или «Огонь!» Хотя на самом деле любая задача требует понимания контекста, в случае с военной службой все необходимые пояснения содержит в себе устав, а на его зубрежку отводится несколько месяцев.

    40. Приказ командира (начальника) должен быть выполнен беспрекословно, точно и в срок. Военнослужащий, получив приказ, отвечает: “Есть” — и затем выполняет его. При необходимости убедиться в правильном понимании отданного им приказа командир (начальник) может потребовать краткого его повторения, а военнослужащий, получивший приказ, — обратиться к командиру (начальнику) с просьбой повторить его. О выполнении полученного приказа военнослужащий обязан доложить начальнику, отдавшему приказ, и своему непосредственному начальнику. Военнослужащему не могут отдаваться приказы и распоряжения, ставиться задачи, не имеющие отношения к военной службе или направленные на нарушение закона. (Глава 2. Взаимоотношения между военнослужащими. Устав внутренней службы Вооруженных сил РФ).


    Общая конструкция
    В задачах любого вида всегда подразумевается действие, а также участие исполнителя и инициатора.

    Мотивация
    Задача может включать в себя мотивацию — некую плюшку, которую получит человек после ее выполнения. Это очень эффективно — исполнитель сразу понимает, что приобретет в случае верного выполнения задачи. В таком формате задачи получают школьники, студенты, фрилансеры, etc. Несколько сложнее вопрос мотивации обстоит в коллективах, где люди получают фиксированную зарплату и где не существует понятных систем оценки труда исполнителей.

    Расскажу на примерах о пяти главных ошибках при постановке задач.



    Ситуация #1

    — Маша, а напиши письма клиентам.
    — Окей, шеф!

    Результат: Маша пишет клиенту письмо, например о том, как она замечательно провела свой отпуск. Да и написала она это любимому клиенту, но не тому, кого мы боимся потерять, и не тому, кто ожидает от нас срочного ответа.

    Разбор: Разве это нам нужно от Маши?! Нам нужно, чтобы клиенты покупали больше и чаще, оставались при этом довольны и все время возвращались. Больше конкретики, шеф!

    Ситуация #2

    — Маша, а напиши письма клиентам, если они еще не сделали у нас покупку в новом году. И не просто письмо, а мотивирующее на покупку.
    — Окей, шеф!

    Результат: Маша написала. Трем клиентам. Двое из них купили по дыроколу за 200 рублей. Выручка: 400 рублей.

    Разбор: Достаточно ли нам этого? Нет? Тогда почему изначально в задачу мы не ввели целевой показатель, чтобы с его помощью можно было бы измерить результат? Если бы цифра была озвучена, то у обеих сторон (инициатора и исполнителя) было бы сформировано правильное ожидание.

    Ситуация #3

    — Маша, напиши персональные письма десяти клиентам из этого списка.

    Результат: Не написала. До конца рабочего дня оставалось всего 30 минут, а бедная Маша не может выходить на улицу ненакрашенной.

    Разбор: Что здесь не так? Все понятно, остается только лишь сделать, казалось бы. И все было бы решено, если бы вы учли уровень навыков исполнителя. Вам для решения этой задачи требуется всего 10 минут, Маше — 45. Данная задача в такой формулировке является для исполнителя нерешаемой.

    Ситуация #4

    — Маша, а напиши письмо клиенту?
    — Окей, шеф!

    Результат: И с этими словами Маша отправляется красить ногти, а потом на обед.

    Разбор: Задача не решена, но виновата ли Маша? Да нет же! Она просто отложила поставленную задачу на вечер, а потом забыла. Виноват ли в этом шеф? Да, именно он. Он не ограничил задачу по времени и не проконтролировал ее исполнение.

    Ситуация #5

    — Маша, а напиши письмо клиенту. Сегодня. До 13:30.
    — Окей, шеф!

    Результат: И Маша вновь отправляется на маникюр.

    Разбор: «Что не так?» — спросите вы. Очень просто. На стороне клиента секретарем работает жуткая стерва — Наталья Ивановна. Ей 27, но она уже требует называть ее по имени и отчеству. Маша не решила эту задачу потому, что не хотела общаться с бестией. Решение этой задачи не лежало в сфере интересов Маши, ей попросту было страшно.

    И вновь мы возвращаемся к мотивации. Один из следующих постов я обязательно посвящу этой теме, но сейчас скажу кратко: если ваши сотрудники не готовы ради вас выходить из своей зоны комфорта и преодолевать свои страхи — вы посредственный руководитель.

    Очень сложно учесть все исключительные ситуации на этапе формулирования задачи, и в этой ситуации нам поможет самая простая и эффективная технология формулирования задач ­— SMART. Это аббревиатура пяти английских слов: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound. В переводе на русский: конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и ограниченный во времени.

    Исходная задача Параметры SMART Смартированный вариант
    Конкретный Измеримый Достижимый Актуальный Ограниченный по времени
    Маша, напиши письмо клиентам Что за письмо?
    Коммерческое
    предложение
    О чем?
    С предложением
    особых условий,
    мотивирующей акции
    Каким клиентам?
    Отложившим оформление
    покупки на сумму
    более 45 тыс. руб.
    Скольким клиентам?
    Десяти.
    Работают PC и почта?
    – Да
    Интернет есть?
    – Да
    Навыков достаточно?
    – Да
    Хочет ли она работать?
    – Да.
    Ее ли это обязанности? – Да.
    Когда?
    Сегодня до конца дня
    Маша, сегодня
    до конца дня разошли
    по электронной почте
    коммерческое предложение
    c особыми условиями
    десяти клиентам,
    отложившим покупку
    на сумму более
    45 тыс. руб.


    В результате смартирования бессмысленной задачи («Маша, напиши письмо клиентам») мы переходим к умной и эффективной форме: «Маша, сегодня до конца дня разошли по электронной почте коммерческое предложение c особыми условиями десяти клиентам, отложившим покупку на сумму более 45 тыс. руб.». Совсем другое дело!

    На первый взгляд, это трудно — проверять каждую задачу по пяти параметрам, но попробуйте начать смартировать задачи и результат заметите очень быстро. Мотивированные сотрудники станут гораздо легче понимать вас, а остальным будет куда сложнее сливать понятные задачи.

    Помните слова устава, которые я цитировал в начале поста? В армии после выполнения приказа исполнитель обязан уведомить старшего о выполнении приказа, а старший в свою очередь проконтролировать выполнение. Так и в мирной жизни — поставив смартированную задачу, обязательно контролируйте факт ее выполнения.

    Если вы научитесь правильно ставить задачи и контролировать их, поверьте, это сэкономит вам кучу времени, душевных сил и обеспечит уважение в коллективе.

    Метки:
    Поделиться публикацией
    Похожие публикации
    Реклама помогает поддерживать и развивать наши сервисы

    Подробнее
    Реклама
    Комментарии 2
    • +1
      напомнило анекдот:
      Рядовой, покрасьте окна. Через час рядовой возвращается и говорит: «Покрасил. Рамы тоже красить?»

      Если руководитель формулирует задачу в виде «напиши письмо», то у меня вопрос, как он стал руководителем. Особо эпична формулировка задачи в виде «Маша, надо написать письмо» или ещё того прекраснее «Маша, почему у нас нет кофе»
      • 0
        Примерно половина бизнеса в регионах работает именно так =) Когда мне приходится это видеть, я плачу. Кровью.

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.