Своя CRM система за 3 часа в Гугл-таблицах

В этом посте хочу поделиться опытом, как с помощью гуглдока можно создать CRM-систему, которая полностью будет закрывать потребности небольшой или средней студии ИТ-разработки.

Я сразу отказался от всех полуготовых решений, типа amoCRM (удобная, но нам рановато пока), ShugarCRM (кривая и медленная, вызывает невроз) и др., потому что я люблю, чтобы софт подстраивался под мой бизнес, а не бизнес-процессы подстраивались под софт (да и на первых порах нужно что-то по проще с низкой стоимостью внедрения). Так что — только гугл-док, только хардкор!



На создание этой системы ушло часа 3 — не больше. Давайте расскажу, как работает:

1. На листе «Активности» у нас исходные данные — мы указываем, все контакты по какому проекту, когда, что обсуждали и как изменился статус проекта. (Проекты, разумеется, выбираются из выпадающего списка — можно сделать кликнув по ячейке правой кнопкой -> проверка данных, и в графе «Правила» указать столбец со списком проектов, который у нас на странице «Лиды»)



2. Лиды — Это сводный лист со всеми проектами и статусами по ним. Взглянув на него сразу понятно, в каком состоянии продажи компании (даты последних контактов подсвечиваются в зависимости от свежести. Чем дольше не пинговал контакт, тем он белее) Это делается «Условным форматированием» во вкладке «Градиент»). Самое удобное, это то, что к каждому проекту подтягивается информация о последнем контакте и всегда видно, чем завершился последний контакт и чего ждать дальше.



3. Ну и, конечно, планирование: лист «План контактов». Тут все просто — пишем проект, дату будущего контакта и тему. Статус указывает, произошел контакт или еще нет, либо плановый контакт отменен.



На листе «Звонки на сегодня» уже поинтереснее в плане формул — выбирается с одной стороны все будущие контакты (а те, что на сегодня подсвечиваем цветом: в условном форматировании ставим, что условие равно =today() ) а во втором столбце подсвечиваем красным те, что просрочены. По формуле видно, что как только статус на странице с плановыми контактами изменится на «Проведен» или «Отменен», из списка пропущенных они уйдут.



Таким образом, чтобы всегда быть в курсе происходящего и видеть картинку по всем проектам, мне достаточно просто записывать результаты всех своих контактов, заполнять план контактов и отмечать, когда они произошли.

Скажу вам, что после начала учета видение бизнеса меняется кардинальным образом, как и подход к продажам. Контакты с лидами становятся периодическими и системными (а не только во время панических атак на тему «Мы скоро разоримся!111!!!!»).

Сам шаблон файла можете скачать тут.

Всем успешного ведения внутренних продаж!
Поделиться публикацией
AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

Подробнее
Реклама
Комментарии 28
  • +7
    Хэштеги в метках. Милота какая :-) Не хватает #яумамыпрограммист #гольнавыдумкихитра
    • +3
      Всегда любил простые, минималистичные решения конкретных задач, да еще и реализованных прикладными специалистами, а не программистами. Они есть квинтэссенция программного представления предмета.

      Сейчас вас, автор, будут пытаться убеждать, что вы велосипедодел, но вы не обращайте внимания, на хабре 90% народа болеют «гугломанией» и «современностеканьем».
      • +1
        Спасибо за добрые слова!
        Но на сколько успел заметить, публика тут объективная.
        Что касается велосипедов и готовых решений — то тут руководствуюсь такой логикой: На одной чаше весов усилия по решению моей потребности теми инструментами, которые уже знаю, а на другой — поиск, изучение, тестирование и внедрение новых.
        Обычно выбираю то, что наиболее выгодно. Когда в похожей табличке по учету показателей бизнеса моего друга все начало дико тормозить, я переписал фотмулы, чтобы массивы перемножались не все на всех, а чтобы формула динамически считала только заполненные ячейки и перемножала их. Этого хватит на полгода-год, а потом, если сильно тормозить начнет и пределы оптимизации будут исчерпаны, то посмотрим в сторону 1С (убереги боже) или еще какой системы учета. А то гляди, может бизнес попрет, и сможет позволить себе разработку, то и свою напишем уже по-взрослому :-)
        • 0
          Взрослые дяди так и ведут бизнес: сначала просто и быстро, затем, если дело пошло в гору, переписывают и подстраиваются под требования. Просто среди программистов многие любят преждевременно оптимизировать то, что возможно завтра вообще не взлетит.
        • 0
          Да, помню деньки, когда программирование еще не было моим делом. Так одной небольшой фирме сделал всю бухгалтерию и учет товара на складах и магазинах в Excel. Было несколько файлов, и данные перетекали из одного файла в другой при необходимости.
        • +2
          Вспоминается статья Джоэла Спольски о том для чего писался Excel и что при его написании планы по его доработке и, фактически, весь таск-трекер, велся в том же самом Excel.
          На мой взгляд, люди просто мало представляют себе возможности уже написанного софта и начинают переизобретать то, что уже давно есть.
          Вы, автор, молодец.
          • 0
            Да вам тут versus баттл можно устраивать https://habrahabr.ru/company/regionsoft/blog/329986/

            Конечно, поделка у вас так себе, и претензий к ней много. Но для первого раза кому-то может и сгодится.
            • +1
              Статья интересная, но мне кажется, некорректно сравнивать таблицы и специализированные решения. Это как мерседес и ходули. Все зависит от задачи и ресурсов на ее решение.
              Табличные решения подходят на ранних стадиях бизнеса и могут дать очень много профита и такой контроль над бизнесом, который и в крупных предприятиях с дорогими решениями не всегда достижим.

              По поводу несовершенности решения — тут полностью согласен. Давно заметил, что лучший для меня путь — это создать первую версию с хоть какими-то показателями, а дальше в течении нескольких месяцев таблицы начинают перерождаться, оптимизироваться, дополняться. В общем, Agile — в действии
              • 0
                +1 коробочную\заказную CRM ещё надо внедрить, и этот процесс никогда не бывает безкровным, о чём интеграторы и разработчики предпочитают молчать в тряпочку…

                Сколько видел я акксессно-ёксельных велосипедов, у всех была общая черта, при всей своей неказистости. они таки ездили! В смысле ускоряли, а не тормозили бизнес…
            • +1
              Что будете делать когда Гугл скажет, что больше не сможет добавить новых строк на лист «Активности»?
              Что будете делать когда выпадающий список проектов в столбце «Проект» не сможет вместить ещё одну строку?
              Список проектов для столбца «Проект» генерируется полностью автоматически или приходится поправлять формулу так, чтобы она при добавлении нового проекта включала нужный диапазон?
              • 0
                это совсем простые вопросы :-)
                1. Когда список активностей станет слишком большим, его можно будет скрыть. А если насколько большим, что не вместит один лист гугла (но я не видел еще нижнего края гугл-таблицы), то их можно будет просто вынести в другую таблицу, ведь список активностей актуален в небольшом временнОм горизонте.
                2. Проекты в выпадающем списке уже сейчас в шаблоне, который по ссылке, выбираются из справочников, а туда попадают только те, чей статус «Активен» :-)
                • +1
                  Сколько человек работает в этой «CRM»? Если больше одного, то как система себя ведёт при одновременном редактировании?
                  • 0

                    Сейчас редактирую только я, смотрят все посвещенные. Есть другая таблица, которую одновременно ведут 5 человек, проблем не было. Гугл показывает, что ячейка занята, значит нужно выбрать следующую

                    • +1
                      Задумывались над созданием аналитики, воронки продаж или лога по одному проекту для анализа почему он застрял или соскочил?
                      • 0

                        Лог есть, для этого на листе активности можно отфильтровать записи по конкретному Лиду. Воронку ещё не считал, думаю, позже прикручу

              • 0

                Значения для подстановки Проекта в листе Активности почему-то ссылаются на диапазон в листе Справочники, хотя эти данные уже есть на самом листе Проекты.


                То есть сейчас, когда я добавил новый проект, я должен продублировать его название на листе Справочники чтобы я мог выбрать его на листе Активности.


                Но это только начало. Когда вы разберетесь, как подставлять данные, обнаружите, что в результате многократных вставок/удалений строк в таблице-источнике диапазон подстановки, который сейчас указан как 'Справочники'!A2:A1000, собьется на что-то типа 'Справочники'!A10:A986 и при добавлении в эту таблицу новых строк вы их опять не увидите в подстановке. В экселе это решается тем, что можно указать диапазон как 'Справочники'!A2:A$, но в гуглдоках такой возможности нет. А там придется вляпаться в Google Apps Script...

                • 0

                  Значения для подстановки берутся из справочников, а туда попадают формулой с листа "лиды" и берутся только те, которые отмечены как "активные". Это сделал для того, чтобы проще было выбирать и список был короткий.
                  Также я сделал инструмент для своей ит-студии, у нас цикл продажи 4-6 месяцев. Не будет у нас 1000 проектов ближайшие 5 лет, а если будет, мы на совсем другие решения перейдем. Это же статья о том, как сделать CRM за три часа дня малого и среднего бизнеса, а не о том, как создать универсальную лучшую CRM на годы вперёд

                • 0
                  Эл.таблицы — до сих пор самая популярная БД в мире. Добавлю, что файл того же OpenOffice — это БД с доступом по UNO API.
                  • 0

                    Примерно тоже можна сделать на phpmyadmin. Пойдет

                    • 0
                      Бедный ваш продавец
                    • –1

                      Все начинают с таблиц
                      А вот когда вас станет несколько (ещё лучше конкурирующих), да каждый решит применить свои фильтры, а руководитель захочет отчёты, то вы планово перейдете в таблицы в какой-либо бд.
                      Причем одной из важных задач будет не перенос данных, а перенос сложившейся логики, которая притянута к гуглотаблицам.
                      Хотите делать своё — это хорошо. Даже свой велосипед — он свой и любимый. А вот в будущее лучше смотреть из расчета, что эти таблицы — это прототип, с помощью которого вы определите стартовый функционал вашей будущей crm


                      Ps crm — это не таблица и не бд, это в первую очередь идеология

                      • 0

                        Про идеологию согласен, именно поэтому сделал ее сам и так, как вижу правильным дня своего бизнеса. По сути важно только то, как вводятся исходные данные и какой уровень детализации этих данных. Все остальное это только удобное их представление, которое можно переделывать хоть каждый месяц, пока не найдется оптимальная модель для работы, а вот уже ее можно будет прогать по взрослому, либо настаивать под нее специализированные решения

                        • +1

                          Дальнейшее следование идеологии повлечет за собой планирование (в том числе действий, необходимых для привлечения необходимого дохода/оборота), например на основании воронки продаж, и разработки вашей методики оценки затрат на каждого клиента (цифры показывают, что некоторые мозгоклюи — очень выгодные клиенты, а вот от некоторых зайчиков лучше бы отказаться)
                          В табличках это делается витиевато )

                          • 0
                            да, я жду с нетерпением того дня, когда таблица с клиентами, средний чек которых от 3 до 10 млн начнет не выдерживать переполнения, и придется переводить этот шестизарядный семистрел на полноценную CRM платформу :-)
                            Такие сложности не страшные :-)

                            А если серьезно, то считаю, что все должно быть своевременно. Страшнейший грех айтишников (а я сам из них и у меня целая студия) — это преждевременная оптимизация. Так хочется все заранее и наперед и по-хорошему сделать. А бизнесу в данный момент нужно совсем не много
                      • +2
                        В середине-конце девяностых в Саратове был такой опсос — Саратовская Система Сотовой Связи. Абонентов у них на максимуме было что-то около четырех тысяч.

                        Биллинг был на Excel.
                        • 0
                          У меня такая была в эксцеле, 2001-2003 год. Как только вырастаешь -сразу ищешь более удобное решение. Но вариант да, приемлем и прост. Вполне может закрыть ИП или мелкий бизнес.
                          • –1
                            Огромное спасибо! Я сам перепробовал множество разного софта в своей работе.
                            И сейчас перебираюсь полностью на инструменты гугла. ОТ использования продуктов микрософт отказался почти полностью.
                            С точки зрения системологии и инженерии продукты (сервисы) гугла построены оптимально.
                            Мне нужна система для лабораторного журнала при разработке сложной химической продукции — за 2-3 часа я сделал такую систему и тоже на таблицах Гугла. Специализированные решения от Agilent и иных *удаков имеют меньший функционал и крайне неудобны в работе.
                            Управление проектами уровня 2-3 млн рублей, государственное дофинансирование R&D работ 5-10 млн рублей, технические проекты уровня предприятия (5-10 млн рублей) — все прекрасно реализуется на GSuite.
                            Это с точки зрения бизнес-процессов. Инструмент модульный, простой, оптимальный.
                            В Аспекте работы командой или одиночкой: сначала есть таблицы и документы, делай сам. Потом я перешел на корпоративный вариант (платный, по 4 евро на рыло) — инструменты остались те же самые, просто возрос функционал. Читал недавно про более продвинутые планы — тот же подход. Все просто, ясно и шаг за шагом.
                            Главное — можно работать командой, дистанционно, одновременно. и НЕ НАДО «пердолить осла» с информатиками, чтобы получить такую возможность. Все работает БЕЗ приглашения каких то специалистов и танцов с софтом и железом.
                            в Аспекте функционала: есть все, что НЕОБХОДИМО. Рюшечки — можно допилить. Кстати, я вчера задумался (пока этап анализ идеи) над программой, которая бы реализовала систему MRP и остальной учетный функционал типа 1С, только на инструментах гугла. Не бух учет! А именно контролинг! В виде открытой платформы, модульной, причем со встроенными системами работы с технологиями финтех (блокчейн, DAO). Было бы очень прикольно нужно.
                            в Аспекте программирования:
                            основа — nonSQL базы данных. Что еще нужно лучше? А что ЕСТЬ реально лучше?
                            проблемы масштабирования решаются модернизацией инструмента до более высокой версии. Гугл, если что, вроде работает, как система, с немаленькой нагрузкой…
                            фреймворки для архитектуры — все есть
                            языки — какие не лень, те и применяй
                            работа на таблетах и телефонах — вроде как реализовано.
                            более-менее все стандартизировано — да.
                            система безопасности — тоже есть. Вопрос тут спорный, но есть простой критерий: проведите аудит своей локальной системы на том же уровне, что гугл — тогда можно сравнивать, кто лучше.
                            Как-то так…
                            Еще раз, огромное спасибо!

                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.