Процесс создания процессов

После вашей успешной интеграции как менеджера проектов на новом месте работы имеет смысл ознакомится с существующими процессами в организации и если вы считаете, что они могут быть улучшены, проактивно предложить их поменять. Документ, описыващий процесс, должен содержать следующие элементы: цель, описание ролей, последовательность шагов (когда-кто-что, ожидаемые результаты, метрики, путь эскалации проблем), checklist (дополнительно)


Вот правила процесса(адаптированные правила «Бойцовский клуб» Чака Паланика):
1. Утвержденному процессу необходимо следовать.
2. Утвержденному процессу необходимо следовать, даже если вы не хотите это делать.
3. Процесс может быть изменен только специальным процессом изменения процессов, который включает в себя:
— Изменение документа, описывающего процесс
— Review\inspection измененного документа
— Пилотирование нового процесса
— Утверждение нового процесса в случае успешного пилотирования
— Дальше переход к пункту 1.
Исключение: вышестоящий менеджмент(или business) может принять решение не следовать текущему процессу полностью или частично в данной конкретной ситуации и это должно быть явно задокументировано.

Вот пример процесса (на английском), написанного мною после 2-х дневного ожидания полного укомплектования моего нового рабочего места:

Integration process (Buddy program)
Goal: establish guidelines for successful newcomer’s integration into organization structure

Roles	Description
Newcomer	Person who has started working for the organization
Buddy	Person who is responsible for successful and quick newcomer’s integration. He\she is selected from the future Newcomer’s team (preferable on higher position level, e.g. Team leader for newcomer-developer.
Facilitator	Person to whom Newcomer will report, e.g. Project Manager

Process script:

When	Actions	Results\Metrics
Week before Newcomer’s First Working Day	1. Facilitator confirms Newcomer’s First Working Day from HR 2. Facilitator chooses Buddy for Newcomer	1. Newcomer’s First Working Day confirmed 2. Buddy chosen
Week before Newcomer’s First Working Day	1. Buddy sends the request to Help Desk for Newcomer’s working place installation (computer, phone, security cards) 2. Buddy prepares Welcome Pack documents	1. Help Desk received the request
2 days before Newcomer’s First Working Day	1. Buddy checks that Help Desk has completed the Newcomer’s working place installation. If it isn’t ready Buddy escalates the issue to Facilitator	1. Newcomer’s working place is ready
Newcomer’s First Working Day	1. Buddy meets Newcomer at reception desk 2. Buddy introduces Newcomer to colleagues 3. Buddy and Newcomer visit the working place 4. Buddy provides a short introduction about the building structure and the facilities (toilets, kitchens, conference rooms) 5. Buddy provides Welcome Pack documents to Newcomer 6. Buddy schedules the introduction meetings for Newcomer (if needed) 7. Buddy and Newcomer go out for a lunch	1. Newcomer settled
During 4 weeks after Newcomer’s First Working Day	1. Buddy is First Contact for ANY Newcomer’s requests and questions. 2. If needed Buddy escalates all issues to Facilitator during the integration	1. It is expected to have a lot of questions from Newcomer during first 1-2 weeks and only few after that. 2. If it is not, Buddy should DIRECTLY ask Newcomer about how the integration is going on.
4 weeks after Newcomer’s First Working Day	1. Buddy sends the final report to Facilitator about Newcomer’s integration (optional) 2. Newcomer sends the feedback about usefulness of Buddy program (optional)	1. No questions from Newcomer 2. Newcomer is satisfied with the results of his\her integration

Successful metric: Newcomer’s working place is ready before his\her First Working Day. Newcomer is satisfied with the results of his\her integration.