«Цветные карандаши» — идеальная система учета задач

Как у любой серьезной команды, у нас есть настоящая система учета задач: с проектами и рабочими группами, с разделением ролей пользователя и прав доступа, с учетом времени и жизненного цикла задачи. Но жизнь, как обычно, штука многогранная, и не всегда бывает удобно вписываться в холодную логику таск-трекера. Особенно это заметно на сверхсрочных проектах, когда надо сделать командный рывок и за несколько дней совершить невозможное ;) Вот в таких ситуациях у нас и родился этот неожиданный подход, которым я хочу поделиться.

Учет задач мы ведем не в солидном таск-трекере, а в… текстовом файле. Точнее не просто текстовом, а в расшаренном документе Google Docs. Происходит это так:

• Записываем возникающие задачи обычным черным шрифтом в виде обычного ненумерованного списка.
• Размером шрифта отмечаем приоритет задач — чем крупнее, тем важнее.
• Цветом помечаем задачи, назначенные на конкретного человека — за каждым разработчиком закреплен свой цвет.

В начале файла обычно помещаем "легенду", чтобы всегда можно было вспомнить, где чей цвет. Вот как это выглядит:




Такой подход мы используем на протяжении вот уже нескольких месяцев. Среди его достоинств (которые мы не раз успели ощутить на себе):

• Быстрота использования — не нужно заполнять большие формы и жать на кнопки — просто набрать или скопировать в уже открытый документ пару фраз.
• Динамичность — изменения в Google Docs сохраняются быстро и почти в реальном времени отображаются на экранах коллег.
• Гибкость описания —  в качестве задачи можно вставить буквально пару слов с пометкой "пни меня — расскажу", а можно скопировать кусок ТЗ, письма, или текста на сайте.
• Удобство визуализации — все задачи проекта находятся перед глазами у каждого участника команды, всегда есть общая картина, на которой видно отмеченные размером шрифта приоритеты. Вычеркивание задач наглядно показывает прогресс работы, цветовое маркирование исполнителя помогает выхватывать взглядом свои задачи и при этом видеть их место в общей картине. 
• Иерархия задач — взаимозависимые задачи можно записывать в виде вложенных списков, неактуальные или отложенные — переносить в конец документа, делить документ на части, вставлять текстовые пояснения.
• История изменений — Google Docs позволяет посмотреть, кто, когда и что правил в файле, и если надо вытащить убитые задачи из предыдущих версий.

Вот живой (ну, почти живой) пример списка задач из одного из наших проектов, который делался как раз в очень сжатые сроки:



Конечно, наше решение не является панацеей. Идеальных решений вообще не бывает (простите мне громкий заголовок топика), и у этого тоже есть свои проблемы и ограничения. Как минимум такие:

• Нет возможностей сортировки или фильтрации задач, перегруппировывать приходится вручную
• Неудобно вставлять большие куски текста в качестве описания задач (документ расплывается), здесь помогло бы наличие сворачивающихся блоков
• Есть недостатки самого движка google docs — например, иногда возникают глюки с форматированием (особенно когда было много вставок из разных источников)

Но несмотря на недостатки, наш планировщик неплохо работает. В каких ситуациях стоит применять этот подход — думаю, каждый решит для себя сам. Просто попробуйте — по крайней мере, это прикольно ;)