8 шагов к эффективному управлению временем 

Несмотря на то, что жизнь каждого из нас индивидуальна и неповторима, представляю вам 8 простых шагов, которые помогут большинству из вас тратить больше времени на то, что важно, и меньше — на то, что совершенно бессмысленно.

[1] Записывайте потраченное время. Первый шаг к тому, чтобы начать эффективно использовать время, заключается в том, чтобы выяснить, сколько времени вы тратите сейчас. В течение нескольких дней, в идеале недель, записывайте все, что вы делаете, так часто, как об этом вспоминаете. Представьте, что вы юрист, который должен четко зафиксировать время, потраченное на различные проекты: работу (в различных ее проявлениях), сон, путешествия, домашние дела, общение с семьей, просмотр телевизора и так далее. Это крайне не просто, хотя и казалось бы не сложной задачей, но у меня получилось далеко не с первого раза, но когда я зафиксировала временные показатели одной недели было очень полезно смотреть куда и сколько времени было потрачено, что помогло для дальнейшей оптимизации и делегирования.

[2] Займитесь математикой.
После того, как вы получили исходные данные, рассчитайте время по нескольким категориям. Каковы ваши ощущения? На что вы потратили слишком много времени, а на что недостаточно? Что вам больше всего нравится в вашем расписании? Что бы вы хотели изменить? Мне удобнее всего было вести данный хронометраж в обычной таблице Excel, где желтым цветом я обозначила те дела, которые мне нравятся и вдохновляют меня. И как вы можете догадаться их было не очень много, ну а если на чистоту это всего 6 дел из 127, теперь я активно работаю над тем, чтобы неприятные дела делегировать по максимуму.

[3] Будьте реалистами. Признайте, что время — это чистая доска. Следующие 168 часов (1 неделя) будут чем-нибудь наполнены, но чем — решать только вам. Вместо того, чтобы говорить: «У меня нет времени», говорите: «Это не входит в мои приоритеты». Воспринимайте каждый час в своей неделе, как выбор. Конечно, бывает выбор, который приводит к ужасным последствиям, но бывает и тот, который к таким последствиям не приводит. Но это серьезный повод задуматься над тем, действительно ли у вас нет двух часов на чтение книги или поход в театр из 168.

[4] Мечтайте по-крупному. Спросите себя, что вы хотите сделать с собственным временем. Начните составлять свой «Список 100 желаний», включите в него свои личные цели, планы на путешествия, профессиональные цели и прочее. На что бы вы хотели потратить больше всего времени? Чем бы вы хотели заполнить свое время? Вы можете составить один большой список желаний или, например, отдельный список для семьи, куда можете вписать все те вещи, которые хотели бы сделать вместе с родными и близкими. Постоянно обращайтесь к своему списку, расположите его так, чтобы в течение дня как можно чаще обращать на него внимание. В моем листе уже давно больше 100 пунктов и в нем соседствуют желания попасть в Forbes Woman, запустить свой проект на Первом канале с тем, чтобы посмотреть на воздушные шары в Каппадокии, поездить верхом на слоне, провести зиму на острове в океане и т.д.

[5] Задавайте сроки для своих целей. Составьте возможный обзор работы — список тех достижений, которых вы бы хотели добиться к концу следующего года. Какие профессиональные планы из вашего «Списка 100 желаний» вы бы хотели исполнить, и к какому времени? Выделите немного времени на то, чтобы создать это предположительное перечисление ваших достижений, будь то набросок книги, приобретение и запуск собственного магазина, привлечение новых прибыльных клиентов в компанию или сбор пожертвований для открытия первой маленькой выставки в местном музее. Вы можете также задавать временные рамки и для личных целей. Попробуйте написать «итоги (следующего) года» — письмо, которое многие из нас составляют в канун Нового года, с перечислением всех самых ярких и милых сердцу достижений. Чтобы вы включили в эти итоги? Выделите час или два в своем расписании на то, чтобы определиться, какие элементы «Списка 100 желаний» вы бы хотели осуществить к концу этого года. Цели могут быть самыми разнообразными, например, пробежать первый полумарафон, вступить в местный хор, съездить на неделю на море или целый день питаться только лобстерами. Я пишу итоги с 2007 года и поверьте крайне интересно каждый раз перечитывать, что я планировала и выполняла 5, 10 лет назад, особенно мотивирует, когда достижения прошлых лет были значительно интереснее и ярче.

[6] Разделите цели. Составив возможный обзор работы и письмо с итогами следующего года, начните разбивать поставленные цели на осуществимые шаги. Если вы не знаете с чего начать, то начните с «исследования». Например, для того, чтобы пробежать марафон, возможно, потребуется регистрация за 6 месяцев или раньше, затем нужно будет составить расписание, включающее 3-4 беговые тренировки в неделю, пока вы не сможете преодолеть поставленную дистанцию. Другие шаги могут включать покупку качественной обуви для бега, поиск действенных программ для тренировок, покупку абонемента в тренажерный зал или поиск хороших тропинок для бега рядом с домом.

[7] Планируйте планировать. Определите время для еженедельного планирования/обзора. В это время обратитесь к календарю и решите в какое время вам следует совершить те или иные шаги. Для меня воскресение полностью освобождено от всех вопросов и задач по проектам и работе, я трачу несколько часов и детально прописываю план на каждый день следующей недели. Помимо того, что я просто раскидываю текущие задачи и записываю важные, я обязательно смотрю все ли сферы жизни, которые для меня приоритетны там охвачены, например каждый день по 5-7 задач по работе и ни одной задачи с семьей, значит я быстро корректирую и добавляю поход в музей в среду и поездку в загородный отель на выходные.

[8] Будьте ответственными. Мечтать по-крупному — это прекрасно, но если вы не выделите в своей жизни времени на то, чтобы двигаться в сторону осуществления этих желаний, то они навсегда останутся лишь фантазиями и никогда не станут целями. Создайте систему ответственности из друзей, группы в соцсетях или специального приложения на телефоне — все, что может заставить вас чувствовать себя некомфортно в случае неудачи. Если вы решили отправиться на пробежку во вторник утром, но во вторник утром температура на улице упала ниже нуля, да еще и постель такая теплая, мягкая и манящая, что заставит вас вылезти из-под одеяла, надеть кроссовки и отправиться бегать? Найдите ответ на этот вопрос, и вы сможете эффективно управлять своим временем. Мы с подругами классно мотивируем себя в вопросах снижения веса, у нас есть отдельный чат в мессенджере, где каждая в начале месяца декларирует свою цель на текущий месяц, в течение месяца мы друг друга поддерживаем и подбадриваем, но когда приходит время строго контролируем и чтобы не было возможности для маневра, отчетом по данной цели у нас является фото весов с конкретной цифрой.
Метки:
тайм-менеджмент, планирование