Проснувшись однажды утром после беспокойного сна, я обнаружил, что компания Fasim, где мы регистрировали штрихкоды для игр «Банды умников» исчезла. Милая девушка-менеджер, которая вела все дела по штрихкодированию, просто пропала: абонент не абонент, мейлы без ответа и сайт показывает ошибку 404.

Дело в том, что когда мы решали вопрос со штрихкодами первый раз в 2013 году, то наша команда состояла из 5 человек, а штрихкоды нам нужно было сделать буквально за один день, чтобы заключить первый наш договор с большой сетью. Соответственно, для срочного решения вопроса была использована случайная ссылка из выдачи поисковика по запросу «регистрация штрихкодов». А потом мы, по инерции, просто слали тем же людям артикулы на новые игры для регистрации — другие предложения не особо отличались по цене, и всё было нормально, пока подрядчик не пропал.

Казалось бы, какие проблемы? Найдите другого подрядчика и платите ему. Но в этот раз мы постарались выяснить, откуда берутся штрихкоды, чтобы не «получилось как в тот раз». Но когда открываешь гугл и пытаешься разобраться в вопросе, начинается полный постмодернизм.

На многих конференциях между презентациями присутствующие наблюдают, как на рабочем столе Windows «кликается» файл следующей презентации. В худшем случае следующая презентация обнаруживается не сразу — перебираются разные папки, ошибочно запускаются не те файлы. В лучшем случае выступающий или технический специалист догадываются выключить проектор при всех этих манипуляциях.

Переходы между презентациями можно делать намного быстрее и эстетичнее, если использовать управляющую презентацию. Управляющая презентация — это несколько слайдов, выполненных в фирменном стиле организатора мероприятия. На первом слайде обычно размещается название мероприятия, название компании-организатора. Далее размещаются слайды с названиями выступлений и гиперссылками на соответствующие презентации.

Есть несколько причин, почему стоит использовать управляющую презентацию:

1. Перед началом мероприятия, когда участники рассаживаются, титульный слайд выполняет «эстетико-тематическую» функцию
2. Во вступительной части, когда представитель оргкомитета рассказывает о регламенте, он может нагляднее показать темы и последовательность выступлений.
3. Одним кликом из управляющей презентации можно перейти к презентации для любого доклада.
4. Когда докладчик заканчивает демонстрацию своей презентации — происходит автоматический возврат к управляющей презентации.
5. Все присутствующие могут более наглядно отслеживать последовательность выступлений и видят, например, сколько докладов осталось выслушать до перерыва на обед. ))

Техническая реализация управляющей презентации проста — с названий докладов назначаются гиперссылки на соответсвующие файлы и выставляется галочка «показать и вернуться».

В компаниях-дистрибьюторах Проктэр энд Гэмбл есть простой и довольно эффективный алгоритм для написания коммерческих предложений. Он не безупречен, зато ему можно научиться всего за несколько дней. Этот подход часто хорошо подходит и для других документов — от служебных записок до деловых писем.

Алгоритм включает в себя 5 шагов:

1. Описание исходной ситуации.

• Ориентирует, к чему, собственно, относится предложение.
• Служит предпосылкой, исходными данными для логического обоснования предложения.
• Показывает клиенту, что КП написано персонально.
• Провоцирует «да-реакцию».

Важно очень коротко, в нескольких предложениях описать только те вещи, которые имеют отношение к делу. Например, если мы хотим разместить леденцы в прикассовой зоне — то в описании исходной ситуации мы отметим, какой товар сейчас продается в прикассовой зоне, в каких объемах и с какой наценкой.

2. Суть предложения.

• Приковывает внимание; если клиент согласен с предложением, то он будет читать дальше, чтобы узнать подробности и предлагаемые действия; если клиент не согласен — то он захочет выяснить, с чего вдруг это предлагается и зачем ему это надо.
• Позволяет клиенту быстрее понять изложенные дальше преимущества и действия.

Предложение здесь описывается без подробностей, объяснений, оправданий, детализации, амортизации и прочего гламура. Никаких «мы предлагаем совестными усилиями в процессе совместного плодотворного сотрудничества посредством интеграции инфраструктуры управления товарными запасами…»; должно быть просто до примитива, например, «Вы даете нам оперативную информацию о продажах — мы формируем оптимальный заказ» или «В прикассовой зоне вместо презервативов надо продавать наши леденцы».

3. Преимущества для клиента.
Задача этого шага очевидна — нужно замотивировать клиента принять это предложение. Вот здесь уже можно выражаться чуть более дипломатично и многословно. В перечислении преимуществ важно не упустить каких-то вещей, которые кажутся самоочевидными. Например, для вашей компании может подразумеваться, что при поставке товар размещается на стеллажах склада силами ваших сотрудников — для клиента это может быть менее очевидно. Обычно стоит выделить 3—5 преимуществ.

4. Действия, которые нужно предпринять.
До этого места клиент уже должен прийти к выводу, что предложение хорошее — значит, он готов вникать в бытовые мелочи, и можно вдаваться в подробности по срокам, распределению обязанностей, ресурсам и пр.

5. Первый шаг.
Эту часть часто недооценивают. Что должен сделать клиент в первую очередь, чтобы это КП претворилось в жизнь? Согласовать текст договора? Позвонить вам, если согласен в течение недели? К завтрашнему дню, когда вы обещали позвонить, уточнить со своим логистом возможности перебросок с оказией дополнительных партий по городам области? Надо подумать и спланировать это за клиента.

***

Все это должно влезть меньше, чем на одну страницу. Не нужно сюда пытаться влепить прайс на 500 позиций или любимые цитаты из договора — все это можно вольготно разместить в приложениях.

Структурирование статей и заметок в виде списков ― легкий способ сделать их интереснее и популярнее. Вот пять причин, по которым люди любят списки:

1. Дружелюбный внешний вид. Структура материала понятна с первого взгляда. В текстах другой структуры в одном абзаце может описываться какой-то аспект, состоящий из пары идей; следующем абзаце ― обоснование первой из них; в следующем ― пример и т. д. Разобраться в такой структуре можно только в процессе чтения. А текст-список так и напрашивается, чтобы его прочитали ― каждая идея пронумерована и вынесена отдельным пунктом.
2. Простая для восприятия структура. В линейном одноуровневом перечне каждый пункт ― автономная логическая единица. Соответственно, читателю не нужно тратить усилия на то, чтобы улавливать логику изложения, прослеживать цепочки рассуждений и сочетания разных видов классификации.
3. Лаконичность. В текстах другой структуры, чтобы стройно увязаться все идеи в систему, показать логические связи и цепочки умозаключений, приходится использовать дополнительные словосочетания-связки и отдельные связующие/структурирующие предложения. Это делает текст длиннее и абстрактнее. А читателя в статье, как правило, интересует одна-две новые полезные идеи, а не всеобъемлющая системность изложения.
4. Конкретность. В тексте-списке сама структура изложения не позволяет автору отвлечься на пространные фундаментальные рассуждения ― каждый абзац в нем должен нести единицу смысла, а цепочка рассуждений не может простираться дальше двух―четырех предложений одного пункта.
5. Само наличие списка. Людям нравится сам факт того, что есть какое-то число и нумерация. Числа создают иллюзию определенности, значимости, достоверности. Например, можете сами сравнить привлекательность двух вариантов названий: а) «Основные навыки высокоэффективных людей» или б) «7 навыков высокоэффективных людей».